09.12.2019

Gerichte bestätigen Hinweispflicht auf drohenden Urlaubsverfall

"Haben Sie Ihren gesamten Urlaub schon genommen, oder zumindest beantragt?" So ähnlich sollten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter bei Zeiten daran erinnern. Sonst kann es noch Jahre später teuer für Sie werden. Ohne Ihren Hinweis verfällt der Urlaub nämlich am Jahresende nicht – so jetzt das LAG Köln.

Hinweispflicht Urlaubsverfall

Müssen Sie als Arbeitgeber Mitarbeiter überhaupt auf Urlaub hinweisen?

Ja, das müssen Sie. Die neueste Rechtsprechung von Europäischem Gerichtshofs (EuGH) und Bundesarbeitsgericht (BAG) unterstreichen das noch einmal. Danach müssen Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter auf ihre Urlaubsansprüche hinweisen. Nach einem aktuellen Urteil des LAG Köln gilt dies sogar für eigentlich bereits verfallen geglaubten Urlaub.

Wieso „verfallen geglaubt“?

Weil er in Wirklichkeit nicht verfällt, wenn Sie als Arbeitgeber nicht an ihn erinnern. Ein Beispiel dafür zeigt ein Fall, der jetzt vom Landesarbeitsgericht (LAG) Köln entschieden wurde (LAG Köln, Urteil vom 09.04.2019, Az. 4 Sa 242/18). Dabei hatte ein Apotheker einen Mitarbeiter als Boten beschäftigt. Auf Wunsch des Mitarbeiters enthielt der Arbeitsvertrag eine Klausel, wonach er seinen Jahresurlaub in Form einer wöchentlichen Arbeitszeitverkürzung gewährt bekommt. Statt der bezahlten 30 Stunden pro Woche wollte er wöchentlich nur 27,5 Stunden arbeiten. Darüber hinausgehenden Urlaub verlangte der Mitarbeiter im Laufe des Arbeitsverhältnisses nicht. Als das Arbeitsverhältnis endete, forderte der Mitarbeiter finanziellen Ausgleich für 2014, 2015 und 2016 nicht gewährten Urlaub.

Kam er damit bei Gericht durch?

Ja, es gab ihm Recht. Es stellte fest, dass der geringere Arbeitszeitumfang die Urlaubsansprüche des Mitarbeiters nicht erfüllt habe. Die wöchentliche Arbeitszeitverkürzung stelle keinen Erholungsurlaub im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes dar. Urlaub könne man danach nicht stundenweise berechnen und auch nicht stundenweise gewähren. Bei einer Fünf-Tage-Woche habe der Mitarbeiter daher Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr – in den Jahren 2014 bis 2016 insgesamt also 60 Tage. Diese seien auch nicht verfallen.

Nach europäischem Recht verfalle der Urlaub eines Arbeitnehmers in der Regel nur dann, wenn der Arbeitgeber ihn zuvor konkret aufgefordert habe, ihn zu nehmen. Überdies muss er ihn klar und rechtzeitig auf die Folgen hingewiesen haben, wenn er ihn nicht nehmen sollte: dass der Urlaub dann mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlösche.

Nach Ansicht der Kölner Arbeitsrichter gelte dies auch für Urlaub aus vergangenen Jahren – der Urlaub im Streitfall sei mithin abzugelten.

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Was erwartet das Bundesarbeitsgericht von den Unternehmen?

Gleich mehrere Punkte. Es hatte ja ein wegweisendes Urteil zu Ihren Pflichten als Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Urlaubsgewährung und dem Verfall von Urlaubsansprüchen gefällt. Mehr als eine Pressemitteilung gab es dazu allerdings bislang nicht. Jetzt liegt die Entscheidung mit vollständiger Begründung vor. Daraus lassen sich Anhaltpunkte für die Beantwortung der Frage entnehmen. Danach können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitwirkungspflichten grundsätzlich dadurch erfüllen, dass Sie

  • Ihren Mitarbeitern zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilen, wie viele Tage Urlaub ihnen im Kalenderjahr zustehen,
  • sie auffordern, ihren Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass sie ihn innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann,
  • die Mitarbeiter über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn diese den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragen.

Dabei genügt der Hinweis, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der Mitarbeiter in der Lage war, seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, ihn aber nicht beantragt hat.

Nicht genügen dagegen nach Ansicht des BAG abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung. Eine ständige Aktualisierung der Urlaubsansprüche ist nach der Rechtsprechung allerdings nicht erforderlich.

Wie lange kann ein Arbeitnehmer Urlaub aus vergangenen Jahren geltend machen?

Das ließ das LAG Köln offen – theoretisch also nach Beendigung von langjährigen Arbeitsverhältnissen in erheblichem Umfang. Um nicht eingeplante finanzielle Zusatzbelastungen zu vermeiden, sollten Sie als Arbeitgeber daher im Einzelfall eine Freistellung des ausscheidenden Mitarbeiters während der Kündigungsfrist unter Anrechnung von Urlaubsansprüchen in Erwägung ziehen – sicher ist sicher.

Autor: Franz Höllriegel