10.11.2020

Für welche Kasse benötigt man eine Zertifizierung? Stichtag: 30.09.2020!

Neue Bargeldkasse in Ihrem Geschäft? Womöglich eine elektronische? Und noch nicht dem Finanzamt gemeldet? Das sollten Sie als Betreiber eines Geschäftes mit Bargeldkasse schleunigst nachholen. Im September lief die Frist aus. Kassen benötigen seitdem neueste Software: Ka-Ching!

Zertifizierung Kassen

Was hat es mit dem 30. September 2020 auf sich?

Seit diesem Datum muss jede elektronische Kasse über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Beim Neukauf von Kassen sollten Sie als Unternehmen mit Bargeldgeschäft unbedingt darauf achten. Bereits vorhandene Kassen mussten Sie bis dahin bereits nachgerüstet haben.

Warum so kurz? Das haben Sie nicht geschafft?

Das ist schlecht; denn Zeit genug hatten Sie nämlich. Ursprünglich hatte der Gesetzgeber die Umrüstung auf die neuen elektronischen Kassensysteme bis zum Jahresbeginn 2020 gefordert. Wenn sie es bis dahin noch nicht geschafft hatten, hatten Sie Glück. Immerhin sind mehr als zwei Millionen Kassen von der Umstellung betroffen. Deswegen musste die Kassen-Industrie passen, im Wesentlichen private Kassenanbieter, die Sicherheitsmodule, Speichermedien und Schnittstellen herstellen. Sie konnten den Termin nicht einhalten.

Das Bundesfinanzministerium musste reagieren und schaffte bundesweit für die technische Sicherheitseinrichtung die Übergangsfrist bis Ende September. Doch die ist nun vorbei. Ein Dreivierteljahr – das hätte reichen müssen, jedenfalls nach Ansicht des Gesetzgebers. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kommen die Vorschriften an die Software der Kassensysteme; es zertifiziert die Kassensysteme. Nur wenn ein solches Zertifikat vorliegt, entspricht eine elektronische Kasse jetzt den gesetzlichen Anforderungen und kann eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleisten.

Wenn Sie es gleichwohl nicht geschafft haben, haben Sie Pech gehabt: jetzt müssen Sie nachrüsten (§ 146a Abgabenordnung AO, Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung).

Bleibt es unerbittlich bei dieser Fristsetzung?

Unerbittlich! Naja, nicht ganz, jedenfalls nicht, wenn Sie Ihren Firmensitz in einem dieser Bundesländer haben:

  • Bayern
  • Nordrhein-Westfalen
  • Hessen
  • Hamburg

Die Finanzminister dieser Länder haben am 10. Juli 2020 gemeinsam beschlossen, Unternehmen, Händlern und Gastwirten in ihren Ländern bei der technischen Umstellung der Kassensysteme etwas mehr Zeit zu geben.

Während das Bundesfinanzministerium (BMF) sich einer Verlängerung der Frist verweigert, wollen diese Länder zeitlichen Schwierigkeiten vieler Unternehmen bei der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze aufgrund der Corona-Pandemie Rechnung tragen. Sie haben deshalb eigene Regelungen geschaffen, um die Frist bis zum 31. März 2021 zu verlängern, z.B. das Bayerische Staatsministerium der Finanzen mit Schreiben vom 10. Juli 2020 (Gz. 33 – S 0319 – 1/2). Danach werden die Finanzverwaltungen der vier Länder Kassensysteme bis dahin weiterhin nicht beanstanden, wenn

  • Sie als Unternehmen mit elektronischem Kassensystem die TSE bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt bzw. in einigen Ländern zusätzlich den Einbau verbindlich in Auftrag gegeben haben oder
  • der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.

Ein gesonderter Antrag bei den Finanzämtern ist hierfür nicht erforderlich.

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Welche Anforderungen müssen Sie erfüllen?

Das BSI prüft die neuen technischen, cloud-basierten Sicherheitseinrichtungen (TSE) und zertifiziert folgende Merkmale, wenn das System sie erfüllt:

  • Sicherheitsmodul:
    • protokolliert jede Kasseneingabe sofort beim Eintippen
    • verhindert nachträgliche Veränderungen einer Aufzeichnung
  • Speichermedium:
    • Speicherung der Einzelaufzeichnungen für
    • die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
  • digitale Schnittstelle:
    • gewährleistet reibungslose Datenübertragung
    • stellt den Zugang für den Betriebsprüfer des Finanzamts zu einheitlich geordneten und vergleichbaren Daten sicher

Sie haben noch eine Registrierkasse, die nicht über die TSE verfügt?

Da sind Sie nicht allein. Aktuell sind im Handel noch etliche solcher Registrierkassen erhältlich. Der bietet sie häufig zu reduzierten Preisen an. Hier sollten Sie genau abwägen, bevor Sie leichtfertig zugreifen. Sie müssten ein solches vermeintliches Schnäppchen sowieso nachrüsten. Das kann zusätzliche Kosten verursachen. Vielfach dürfte es Sie günstiger kommen, wenn Sie gleich ein neues, zertifiziertes Kassensystem kaufen.

Können Sie bei einer Anschaffung mit einer Nachrüstung abwarten?

Nein, jetzt nicht mehr, von den besonderen Ausnahmen in den genannten vier Bundesländern bis März 2021 abgesehen. Wenn Sie ein neues Kassensystem anschaffen, müssen Sie auf jeden Fall den Kauf innerhalb eines Monats Ihrem Finanzamt am Ort Ihres Betriebssitzes mitteilen. Der Gesetzgeber unterscheidet bei EDV-Kassen zwischen Alt- und Neufällen. Dem Finanzamt müssen Sie entsprechend die Anzahl melden:

  • der neuen Kassen im Unternehmen und
  • jener, die Sie ausgemustert haben.

Was passiert mit älteren Kassen?

Es gilt folgende Einordnung:

  • Kassenanschaffung zwischen dem 26.11.2010 und 31.12.2019: Auch diese Kassen müssen Sie umrüsten. Diese Kassen genießen aber Bestandsschutz bis zum 31.12.2022, vorausgesetzt, Ihre Kasse genügt bestimmten technischen Mindestvoraussetzungen (BMF-Schreiben vom 26.11.2010). Die Durchführung von regelmäßigen Software-Updates ist in diesem Fall Pflicht.
  • Kassenanschaffung seit dem 01.01.2020: Diese Kassen müssen bereits jetzt den neuen Anforderungen entsprechen.

In jedem Fall sollten Sie auf den Kauf günstiger Ladenhüter verzichten, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – damit es auch künftig an ihrer Kasse in Ihrem Geschäft klingelt: Ka-Ching!

Autor: Franz Höllriegel