Fachbeitrag | Steuern 31.07.2015

Pflichten für elektronische Rechnungen weitgehend unbekannt

Neuer Bitkom-Leitfaden erklärt wichtige Regelungen Auf der Festplatte gesichert statt in den staubigen Aktenschrank einsortiert: Elektronische Rechnungen werden einfach erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Doch steckt der Teufel auch hier oft im Detail. Viele Unternehmer wissen nicht, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen. Der IT-Branchenverband Bitkom hat deshalb einen Leitfaden herausgebracht. Zehn Merksätze – dann klappt es auch mit der E-Rechnung.

Rechnung

Mit elektronischer Rechnung Geld sparen

Berlin. 31. Juli 2015 – Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung. Sie hoffen, damit vor allem Geld zu sparen, weiß Bitkom-Experte Frank Früh. Trotzdem stünden Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen:

  • Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen?
  • Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren?
  • Und: Wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern?

„Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh.

Vorschriften für elektronische Rechnungen

Der Vorschriften gibt es indes haufenweise:

  • Pflichtangaben,
  • Aufbewahrungsfrist oder
  • Echtheit der Herkunft

müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden.

Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt ein soeben erschienener Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“. Darin werden anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen beschrieben und Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen gegeben.

Zehn Merksätze

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen:

  • Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
  • Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
  • Authentizität und Integrität sind zu gewä
  • Signatur und EDI sind weiterhin mö
  • Jede Rechnung muss lesbar sein.
  • Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
  • Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
  • Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
  • Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
  • Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Der Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ stehen auf der Bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit. Bitkom vertritt eigenen Angaben zufolge mehr als 2.300 Unternehmen der digitalen Wirtschaft, davon gut 1.500 Direktmitglieder. Sie erzielen mit 700.000 Beschäftigten jährlich Inlandsumsätze von 140 Milliarden Euro und stehen für Exporte von weiteren 50 Milliarden Euro.

 

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Autoren: Franz Höllriegel ,