18.01.2021

Elektronische Krankmeldung – was Sie zum Start 2021 wissen müssen

Der „gelbe Schein“ bei Erkrankung von Beschäftigten – auf Papier ist er seit Jahresbeginn 2021 ein Auslaufmodell. Vorbote war hier und da die telefonische Krankmeldung während der Pandemie. Bis Anfang 2022 wird er nach und nach durch die elektronische Krankmeldung, die eAU ersetzt.

Elektronische Krankmeldung

Wie funktionierte der „gelbe Schein“ bisher?

Als ziemlicher Papierkram:

  • einen gelben Zettel gab der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber,
  • einen weiteren schickte er an seine Krankenkasse,
  • einen dritten Zettel durfte er selbst behalten, für seine Akten.

Und wie jetzt?

Hoffentlich tatsächlich mit weniger Papierkram. Den alten „gelben Schein“ bei Erkrankung von Beschäftigten löst seit Beginn dieses Jahres ein elektronisches Verfahren ab. Der behandelnde Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf digitalem Wege direkt an die Krankenkasse.

Der Arbeitgeber oder dessen Lohnbüro kann die Informationen anschließend von der Krankenkasse elektronisch abrufen. Den Arbeitnehmer befreit dieser Prozess jedoch nicht von seiner Mitteilungspflicht über die Krankschreibung an den Arbeitgeber.

Bereits seit 2017 testet die Techniker Krankenkasse erfolgreich in einem Pilotprojekt das elektronische Verfahren. Seit dem 01.01.2021 läuft die flächendeckende Ausweitung der eAU. Zunächst bedeutet sie für Ärzte einen doppelten Aufwand. Die elektronische Bereitstellung der AU-Bescheinigung an die Krankenkassen ist ab diesem Jahr gesetzlich vorgeschrieben, und parallel dazu muss weiterhin die Ausgabe in Papierform an den Patienten erfolgen.

Was ist der Zweck der ganzen Übung?

  • Weniger Bürokratie
  • weniger Papiermüll
  • weniger Porto

Grundlage ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Damit wurde im November 2019 die Abschaffung der Krankmeldungen in Papierform beschlossen. Es soll Entlastung bringen für:

  • Arztpraxen,
  • Krankenkassen,
  • Patienten
  • Arbeitgeber.

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Was enthält die elektronische AU genau?

Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten der Arbeitnehmer. Sie sind für den Arbeitgeber notwendig, um eine korrekte Lohnabrechnung durchzuführen. Die eAU soll gewährleisten:

  • eine lückenlose Dokumentation über Krankheits- und Vorerkrankungszeiten,
  • eine korrekte Berechnung von Krankengeld und
  • Erstattungen nach dem Aufwandsausgleichsgesetz.

Wie laufen Meldeverfahren und Abrechnung ab?

Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit des Patienten fest. Er übermittelt den Zeitraum und weitere wichtige Informationen an die Krankenkasse. Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber entsprechend telefonisch oder auf digitalem Weg über seinen Arbeitsausfall. Der Arbeitgeber muss, falls er die Lohnabrechnungen seiner Arbeitnehmer nicht selbst erstellt, seine lohnabrechnende Stelle (Steuerberater, Lohnbüro o.Ä.) über die Arbeitsunfähigkeiten seiner Arbeitnehmer in Kenntnis setzen.

Die Lohnabrechnungsstelle bei der Krankenkasse ruft die AU-Daten ab. Eine automatische Meldung der Krankenkassen an die Abrechnungsstelle des Arbeitgebers erfolgt nicht. Die Krankenkassen übermitteln nach Abruf Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber. Dieser erhält von der Krankenkasse zudem die Information, zu welchem Zeitpunkt die Entgeltfortzahlung ausläuft.

Die Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgeerkrankung handelt, wird ebenfalls übermittelt. Läuft die Entgeltfortzahlung wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten aus, stellt die Krankenkasse dem Arbeitgeber zudem die relevanten Vorerkrankungszeiten des Arbeitnehmers zur Verfügung. Die Datenübermittlung erfolgt in jedem Fall verschlüsselt. Unbefugte können sie nicht abrufen oder einsehen.

Was bleibt für den Arbeitnehmer dazu zu tun?

Er informiert weiterhin innerhalb von drei Tagen seinen Arbeitgeber über den Arbeitsausfall wegen Krankheit, allerdings jetzt auch

  • telefonisch,
  • per E-Mail,
  • beispielsweise per WhatsApp oder
  • SMS.

Dabei stellt er sicher und weist im Zweifel nach, dass den Arbeitgeber die Meldung tatsächlich erreicht.

Ist damit aber doch der Papierkram zu Ende?

Leider noch nicht ganz. Anders als ursprünglich von der Gesetzgebung geplant, erhält der Arbeitnehmer weiterhin den gelben Schein vom behandelnden Arzt. Dieser dient als Nachweis seiner Arbeitsunfähigkeit im Fall von technischen Problemen beim elektronischen Datenaustausch zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber.

Ohne diese Papierversion seiner Krankheitszeiten keine Entgeltfortzahlung an den Arbeitnehmer. Das Zusenden eines Exemplars des gelben Scheins an die Krankenkasse entfällt aber vollständig. Es bleibt lediglich bei der Anzeigepflicht gegenüber dem Arbeitgeber.

Wer kann die Krankmeldungen einsehen?

Bislang nur der Arbeitgeber. Nicht geklärt ist noch, ob auch die Arbeitnehmer einen verschlüsselten Zugang bei ihrer Krankenkasse erhalten werden.

Autor: Franz Höllriegel