Fachbeitrag | GmbH
17.07.2015

Elektronische Aufzeichnungspflicht ausgeweitet

Neue GoBD müssen seit Januar 2015 angewendet werden

Die bisherigen Vorgaben und Normen zur Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen gelten seit 19 Jahren. Ein Update war überfällig. Es ist nun erschienen. Sie gelten für EDV-gestützte Buchhaltungen und darüber hinaus. Der aktuelle Newsletter für Finanzsicherheit von GmbH-Geschäftsführern „GmbH-Brief“ 10/2015 erklärt, was zu beachten ist.

Aktenschrank© Sashkin /​ fotolia.com

Wer ist eigentlich betroffen?

Kissing. 17. Juli 2015 – Der Bericht beginnt mit der schlichten Frage: Wer ist eigentlich betroffen von der elektronischen Aufzeichnungspflicht? Um sie nicht minder schlicht zu beantworten mit: „Jeder!“ Verwiesen wird zur Begründung auf den Beginn des Schreibens der Finanzverwaltung zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Au­fwahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten

Dort ist angemerkt, dass die neuen GoBD auch auf außersteuerliche Aufzeichnungspflichten Anwendung finden sollen – auf steuerliche Aufzeichnungen, also insbesondere auf diejenigen zum Rechnungswesen, ohnehin. Es müsse mithin jeder, der in irgendeiner Form Aufzeichnungen erstellen muss, die GoBD seit Jahresbeginn beachten.

Digitaler Umbruch vergangener Jahre

Kein Weg führe an der EDV-Buchhaltung vorbei. Die vergangenen Jahre hätten im Zeichen eines digitalen Umbruchs gestanden. Alte Papierformulare für Steuererklärungen -und Voranmeldungen würden langsam aber sicher verschwinden.

Finanzamt verlangt elektronische Form

Egal ob Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und demnächst auch steuerliche Nebenbilanzen (z. B. Sonder- und Ergänzungsbilanzen -bei Personengesellschaften) – Finanzämter werden dem Bericht zufolge alles nur noch in elektronischer Form akzeptieren.

Kosten auf Steuerbürger abgewälzt

Die Kosten würden mit zunehmender Digitalisierung auf den Steuerbürger verlagert. Von ihm werde verlangt, die erforderlichen Standards, die eine papierlose Steuerveranlagung benötigt, zu erfüllen und die notwendige Technik (Software/Hardware) auf eigene Kosten vorzuhalten. Dies sei in den GoBD auch klar angesprochen, so “ GmbH-Brief“.

Vergleichbarkeit der Daten

Bei der Einführung der standardisierten Einnahmen-Überschussrechnung (sog. Anlage EÜR) für nicht Bilanzierungspflichtige (z. B. Freiberufler), habe man bereits erahnen können, was die Finanzverwaltung neben der Kostenersparnis noch bezweckt. Ihr geht es demnach um die Vergleichbarkeit und damit die Überprüfung der eingereichten Daten. Sie sei in digitaler Form wesentlich leichter und umfassender als dies bei Papierdaten machbar wäre. Das grundsätzliche Misstrauen der Steuerbehörde und die damit einhergehende Überwachung des Steuerzahlers fänden hier eine seiner Ausprägungen.

Autor: Franz Höllriegel
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