Einmalzahlungen bei Minijobs – darauf müssen Sie bei der Lohnabrechnung achten!
Als Arbeitgeber zahlen Sie Ihrem Minijobber einen bestimmten Betrag einmalig. Wie wirkt sich dies auf die für ihn geltenden Verdienstgrenzen aus? Und: Wie berechnen Sie die Grenze für Lohn, der als geringfügig durchgehen soll? Hier sollten Sie einige wichtige Dinge beachten.
Wann ist Ihr Minijobber ein Minijobber?
Wenn Sie als Arbeitgeber ihn nur geringfügig beschäftigen und entsprechend geringfügig entlohnen.
Wann ist er nur geringfügig beschäftigt?
Wenn Sie als Arbeitgeber ihm regelmäßig im Monat nur bis zur Geringfügigkeitsgrenze beschäftigen und entlohnen. Diese Geringfügigkeitsgrenze ist dynamisch und orientiert sich seit dem 01.10.2022 am Mindestlohn.
Wie berechnen Sie die Geringfügigkeitsgrenze?
Mit dieser Formel: Mindestlohn × 130:3, aufgerundet auf Euro.
Warum ausgerechnet mal 130?
Die Zahl 130 entspricht der Arbeitszeit in 13 Wochen oder drei Monaten mit einer Wochenarbeitszeit von zehn Stunden. Seit 01.10.2022 beträgt sie:
12 Euro Mindestlohn x 10 = 120 Euro Mindestlohn pro Woche x 13 = 1.560 Euro : 3 = 520 Euro.
Dabei kommt es für die Beurteilung der geringfügig entlohnten Beschäftigung nicht darauf an, wie lange Ihr Minijobber tatsächlich wöchentlichen gearbeitet und wie viele monatliche Arbeitseinsätze er geleistet hat.
Ist der Minijob sozialversicherungspflichtig?
Nein und ja: für den Minijob oder die geringfügig entlohnte Beschäftigung braucht Ihr Minijobber keine Beiträge zu zahlen
- zur gesetzlichen Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung: geringfügig entlohnte und nicht geringfügige Beschäftigungen rechnet man zusammen; hierbei wird allerdings eine geringfügig entlohnte Beschäftigung von der Zusammenrechnung ausgenommen. Für den Bereich der Arbeitslosenversicherung werden geringfügige und nicht geringfügige Beschäftigungen nicht zusammengerechnet.
- in der gesetzlichen Rentenversicherung besteht seit 2013 zunächst immer Versicherungspflicht: das heißt, sie werden in der Rentenversicherung kraft Gesetzes an der Beitragszahlung beteiligt, haben aber die Möglichkeit, gegenüber Ihnen als ihrem Arbeitgeber die Befreiung von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung zu beantragen und somit von der Zahlung ihres Beitragsanteils befreit zu werden. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind geringfügig entlohnt Beschäftigte versicherungsfrei bzw. nicht versicherungspflichtig.
Beschäftigen Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmer in einer kurzfristigen Beschäftigung drei Monate oder 70 Arbeitstage, ist er in allen Versicherungszweigen versicherungs- sowie beitragsfrei, sofern keine berufsmäßige Beschäftigung mit einem monatlichen Arbeitsentgelt von mehr als 520 Euro vorliegt.
Können Sie als Arbeitgeber Ihrem Minijobber Pauschalen für die Versicherungen zahlen?
Ja, und unter bestimmten Voraussetzungen müssen Sie als Arbeitgeber sogar Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung oder gemeinsam mit Ihrem geringfügig entlohnten Arbeitnehmer Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung zahlen. Die Pauschalbeitragssätze betragen in der:
- Krankenversicherung 13 Prozent des Arbeitsentgelts
- Rentenversicherung 15 Prozent des Arbeitsentgelts
Bei Zahlung von Pflichtbeiträgen zur Rentenversicherung beläuft sich Ihr Beitragsanteil als Arbeitgeber ebenfalls auf 15 Prozent des Arbeitsentgelts. Im Falle der Zahlung von Pauschalbeiträgen oder Pflichtbeiträgen zur Rentenversicherung können Sie als Arbeitgeber im Übrigen eine Pauschsteuer in Höhe von zwei Prozent zahlen.
Unterliegt Ihr Arbeitnehmer der Rentenversicherungspflicht, muss er in der Regel 3,6 Prozent des Arbeitsentgelts als Eigenanteil aufbringen, also Ihren Pauschalbeitrag als sein Arbeitgeber in Höhe von 15 Prozent um die Differenz zum vollen Rentenversicherungsbeitragssatz von 18,6 Prozent aufstocken. Für geringfügig entlohnte Beschäftigungen im Privathaushalt betragen die Beitragssätze für die von Ihnen als Arbeitgeber zu tragenden Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung jeweils fünf Prozent des Arbeitsentgelts. Hier beläuft sich der Eigenanteil des Arbeitnehmers bei vorliegender Rentenversicherungspflicht somit in der Regel auf 13,6 Prozent des Arbeitsentgelts.
Welche Stelle führt das Beitrags- und Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte durch?
Die Durchführung des Beitrags- und Meldeverfahrens für geringfügig Beschäftigte einschließlich jener in Privathaushalten obliegt der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der Rentenversicherung. Diese Aufgabe wird von der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft- Bahn-See wahrgenommen. Dies bedeutet, dass die Minijob-Zentrale die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung einzieht. Auch die Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung für diejenigen geringfügig Beschäftigten, die der Rentenversicherungspflicht unterliegen, sind an die Minijob-Zentrale zu zahlen.
Die Minijob-Zentrale erhält darüber hinaus sämtliche Meldungen für geringfügig entlohnt sowie für kurzfristig Beschäftigte. Im Übrigen führt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der knappschaftlichen Krankenversicherung für die Minijob-Zentrale bei allen geringfügig Beschäftigten das Verfahren zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit und Mutterschaft durch, und zwar unabhängig davon, welcher Krankenkasse der geringfügig Beschäftigte angehört.
Wer meldet?
Sie als Arbeitgeber:
- nach § 28a SGB IV jeden versicherungspflichtigen und
- jeden geringfügig Beschäftigten
Wer zahlt?
Wieder Sie als Arbeitgeber:
- nach § 28e SGB IV den Gesamtsozialversicherungsbeitrag.
Hieraus erwachsen für Sie als Arbeitgeber Verpflichtungen:
- das Versicherungsverhältnis des jeweiligen Arbeitnehmers zu beurteilen,
- Beiträge zu berechnen und
- gegebenenfalls vom Arbeitsentgelt einzubehalten und
- an die Einzugsstelle abzuführen.
Was ergibt sich daraus in der Praxis für Sie als Arbeitgeber?
Ihnen als Arbeitgeber erlegt § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 BVV auf, die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben über den Beschäftigten z. B. bei geringfügig Beschäftigten zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Insbesondere für geringfügig Beschäftigte sieht § 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV zwingend vor, dass Sie die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind, zu den Entgeltunterlagen nehmen. Verstöße gegen das Beitrags- und Meldeverfahren können nach § 111 Abs. 4 SGB IV als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Wie verhält es sich, wenn die Geringfügigkeitsgrenze überschritten ist?
Hierfür ist die Berechnungsgrundlage das regelmäßige Arbeitsentgelt. Sie ermitteln den regelmäßigen Lohn abhängig von der Anzahl der Monate, für die das Beschäftigungsverhältnis Ihres Minijobbers gegen Arbeitsentgelt besteht, und zwar nicht mehr als zwölf Monate, bei einem kompletten Jahreszeitraum also 12 × 520 Euro = 6.240 Euro.
Wie berechnen Sie eine Einmalzahlung?
Dabei stellen Sie für die Berechnung auf den Lohn ab, auf den Ihr Beschäftigter einen Rechtsanspruch hat. Der Rechtsanspruch kann sich ergeben aus:
- einem Tarifvertrag,
- einer Betriebsvereinbarung oder
- dem Arbeitsvertrag, der Ihr Minijobber mit Ihnen als seinem Arbeitgeber geschlossen hat.
Bei der Ermittlung des Lohns berücksichtigen Sie nun einmalige Leistungen, deren Gewährung mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich zu erwarten ist, z.B.
- aufgrund eines für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrages,
- einer Betriebsvereinbarung,
- eines Arbeitsvertrages oder
- aufgrund Gewohnheitsrechts wegen betrieblicher Übung.
Eine Einmalzahlung ordnen Sie dem Abrechnungszeitraum zu, in dem sie zur Auszahlung kommt.
Ist die Einmalzahlung sozialversicherungspflichtig?
Zahlen sie als Arbeitgeber eine einmalige Vergütung aus, sind dafür grundsätzlich Beiträge zur Sozialversicherung fällig zusammen mit den Abgaben auf das laufende Entgelt an die jeweilige Einzugsstelle in Gestalt der gesetzlichen Krankenkasse.
Gehört dazu auch Weihnachts- und Urlaubsgeld?
Ja, genauso wie:
- Jubiläumszahlungen oder
- beispielsweise Prämien, die Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer aufgrund eines Verbesserungsvorschlags zahlen. Diese zählen allerdings in der Regel nicht zum regelmäßigen Verdienst.
Was sind regelmäßige und einmalige Lohnbestandteile?
Vom regelmäßigen Lohn geht man aus bei einer jährlich wiederkehrenden Zuwendung.
Zum laufenden Arbeitsentgelt zählen:
- das monatliche Grundgehalt
- vermögenswirksame Leistungen
- Kost und Wohnung
Einmaliger Lohn sind:
- Gehalt
- Gewinnbeteiligungen
- Gratifikationen
- Heiratsbeihilfen
- Geburtsbeihilfen
- Urlaubsabgeltungen
Was, wenn Ihr Minijobber im Voraus auf eine Einmalzahlung verzichtet?
Dann bleibt die einmalige Einnahme – ungeachtet der arbeitsrechtlichen Zulässigkeit eines solchen Verzichts – vom Zeitpunkt des Verzichts an bei der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts unberücksichtigt. Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitnehmer schriftlich auf die Zahlung eines einmaligen Lohns schriftlich verzichtet hat.
Wo sind die Grundlagen für die Geringfügigkeit einer Beschäftigung festgelegt?
In den Geringfügigkeits-Richtlinien. Sie enthalten alle Regelungen, die für Sie als Arbeitgeber aufgrund der gesetzlichen Vorgaben für Minijobs einschlägig sind. Als Arbeitgeber finden Sie dort Informationen zu:
- den zwei Arten von Minijobs wegen:
- der geringen Höhe des Arbeitsentgelts,
- der kurzfristigen Beschäftigung aufgrund ihrer kurzen Dauer
- deren versicherungsrechtlicher Beurteilung,
- den verschiedenen Meldungen und
- zu den Abgaben, die Sie zu leisten haben.
Die Geringfügigkeits-Richtlinien geben heraus:
- der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
- dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband),
- der Deutschen Rentenversicherung Bund und
- der Bundesagentur für Arbeit.
Immer dann, wenn sich Gesetze oder Rechtsauffassungen ändern, passen sie die Geringfügigkeits-Richtlinien an und veröffentlicht sie neu.
