Einführung einer einheitlichen Unternehmensnummer sorgt für Änderungen bei der Berufsgenossenschaft

Schneller, effizienter, nutzerfreundlicher: das verspricht sich die Berufsgenossenschaft (BG) von der neuen Unternehmensnummer für die Kommunikation mit Ihnen als Arbeitgeber. Sie betrifft Ihren künftigen Lohnnachweis. Damit gehe eine stärkere Digitalisierung einher.

Was kommt mit der Unternehmensnummer auf Sie als Arbeitgeber zu?

Ihre Einführung sorgt für Änderungen bei der Berufsgenossenschaft. Mit nicht unerheblichen Auswirkungen für Ihren kommenden Lohnnachweis der BG. Sie werden sicherlich in den letzten Wochen schon Post von Ihrer BG bekommen haben. Seit dem 01.01.2023 gelten bundesweit einheitliche Unternehmensnummern. Sie ersetzen Ihre bisherige Mitgliedsnummer bei der BG. Die Vereinheitlichung soll die Kommunikation mit der Berufsgenossenschaft und anderen Institutionen schneller, effizienter und nutzerfreundlicher machen, wirbt die BG für die Umstellung. Mit der Umstellung gehe eine stärkere Digitalisierung einher.

Digitalisierung also auch hier?

Ja. Kaum ein Bereich in Unternehmen, der nicht von der Digitalisierung erfasst wird. Eine nachhaltige Veränderung, an der das Personalmanagement einen Anteil hat. Dabei sollte die emotionale Komponente nicht zu kurz kommen. Eigentlich sind alle Bereiche und alle Branchen betroffen. Industrie 4.0, Internet of Things (IoT), Machine-to-Machine-Kommunikation (M2M) – die Liste der Einsatzmöglichkeiten von Digitalisierung wird immer länger.

An die Mitarbeiter aller Branchen stellt die fortschreitende Digitalisierung unmittelbar Ansprüche an ihr technisches Wissen. Ohne jeden Zweifel ändert die digitale Transformation Tätigkeitsprofile. Sie verlangt nach neuen Fähigkeiten. Als Personalverantwortlicher stellt sich Ihnen dabei eine Reihe von Fragen von dem damit verbundenen Herausforderungen für Ihre Beschäftigten bis hin zum vollständigen Verschwinden ganzer Aufgaben und Tätigkeiten. Welche das im Einzelnen sein könnten und was sich daraus für Ihr Personalmanagement ergibt, erfahren Sie in unserem Beitrag „Innovativ führen – Wie sich die Digitalisierung auf den Personalbereich auswirkt“.

Wie können Sie sich die neue Nummer vorstellen?

Die neue Unternehmensnummer besteht aus 15 Ziffern:

• Die ersten zwölf Zeichen sind für die Unternehmenskennung,
• die letzten drei Ziffern beziehen sich auf Ihr Unternehmen.

Angenommen, Sie besitzen als Arbeitgeber vier Unternehmen. Dann sind die ersten zwölf Ziffern jeweils gleich, die letzten drei 001 bis 004 hingegen geben aufsteigend die einzelnen Betriebe Ihres Unternehmens an. Durch diese Kennung unterscheidet die Berufsgenossenschaft künftig mehrere von Ihnen als Arbeitgeber betriebene Unternehmen.

Aber wie soll das Ganze in der Praxis etwa bei einem Wechsel zu einer anderen BG aussehen?

Ganz einfach. Die BG vergibt die neuen Kennziffern einmalig an:

• natürliche und
• juristische Personen
• wie Einzelunternehmen oder
• GmbH sowie
• Personengesellschaften.

Sie gelten unbefristet. Das gilt sogar bei einer Beendigung und späteren Wiederaufnahme Ihrer Firma sowie bei einem Wechsel zu einer anderen BG.

Für Sie als Unternehmer ergibt sich daraus der Vorteil, dass Sie nur geringe Umstellungen vorzunehmen brauchen. Ein Großteil der Umstellung läuft automatisch. Die Abgabefrist für den digitalen Lohnnachweis endete am 16.02.2023. Den Lohnnachweis für das Kalenderjahr 2022 haben Sie ja spätestens bis dahin bei Ihrer Berufsgenossenschaft eingereicht. Dabei haben Sie schon die neue Unternehmensnummer angegeben. Mit der bisherigen Mitgliedsnummer können Sie den Lohnnachweis nicht mehr digital übermitteln. Fortan gilt die neue Kennnummer auch bei jeder Kontaktaufnahme und dem Schriftverkehr, z.B.:

• Anfragen,
• Beitragsangelegenheiten,
• Versicherungsfälle,
• Präventionsleistungen,
• Seminare etc.

Wann tritt die Berufsgenossenschaft ein?

Ihre GmbH als Arbeitgeber zahlt Beiträge an die Berufsgenossenschaft, die gesetzliche Unfallversicherung. Dafür stellt die BG bei einem Arbeitsunfall Sie als Gesellschaft grundsätzlich von der Haftung frei. Auf welcher gesetzlichen Grundlage sie dies tut, für welche Fälle und für welche Fälle nicht, das erfahren Sie in unserem Beitrag „Arbeitsunfall – wann haftet die GmbH?“. Ob sie auch für Folgen einer Grippeschutzimpfung eintritt, steht in unserem Beitrag „Arbeitsunfall: keine Entschädigung für Folgen einer Grippeschutzimpfung“.

Wie wirken sich Änderungen Ihres Unternehmens auf die neue Nummer aus?

Eine wichtige Frage. Pandemie, Ukraine-Krieg, Energiekrise – der Ursachen sind derzeit viele, die auch in Ihrem Unternehmen für Veränderungen sorgen. So können Sie weniger Mitarbeiter beschäftigen als früher oder manche Beschäftigte jetzt in anderen Arbeitsbereichen. Kurzarbeit oder Homeoffice – derlei wirkt sich auf Ihre Meldung an die Berufsgenossenschaft aus. Dies sollten Sie auch berücksichtigen, wenn Sie eine UG haben. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte unserem Beitrag „Steuern und Insolvenz bei einer UG“. Beim BG-Lohnnachweis für 2022 hat Ihre Personalabteilung sicherlich schon besondere Wachsamkeit walten lassen. Anhand von Lohnlisten erstellt sie oder Ihr Steuerberater die Jahresmeldung und übermittelt sie zur BG. Wie gesagt: für 2022 haben Sie gewiss darauf geachtet, ob einzelne Mitarbeiter tatsächlich im Betrieb tätig waren oder den überwiegenden Teil der Arbeit diesmal im Homeoffice erbracht haben. Das gilt unverändert auch für die Zukunft.

Gilt das für das Kurzarbeitergeld ebenfalls?

Nein. Der Anspruch Ihres Mitarbeiters darauf richtet sich ja gegen die Bundesagentur für Arbeit (BA), nicht gegen die BG. Bei dieser Zahlung in der Unfallversicherung handelt es sich deshalb um kein nachweispflichtiges Entgelt. Beim Beitragsnachweis lassen Sie das Kurzarbeitergeld unberücksichtigt. Sie führen einzig das reguläre Bruttogehalt auf. Rechnen Sie bei der Abfrage der geleisteten Arbeitsstunden die ausgefallenen Kurzarbeitsstunden heraus; sie brauchen Sie ebenfalls nicht zu melden.

Was geschieht, wenn sich die Gefahrenklasse ändert?

Das kann durchaus der Fall sein, z.B.

• wenn sich aufgrund der großen wirtschaftlichen Veränderungen der Arbeitseinsatz und damit die Gefahrenklasse geändert haben; oder
• Ihr Mitarbeiter ins Homeoffice gewechselt hat; dort lauern weniger Unfallgefahren als auf der Baustelle.

Ihre Beiträge als Arbeitgeber zur Berufsgenossenschaft richten sich neben den gemeldeten Personalkosten nach der Gefahrenklasse Ihres jeweiligen Mitarbeiters. Ist das der Fall und Ihr Steuerberater bearbeitet den Lohnnachweis für Ihr Unternehmen, informieren Sie ihn bitte! Nur mit Ihrer Mithilfe erfährt Ihr Berater von Änderungen beim Personaleinsatz und kann die BG-Meldung entsprechend anpassen. Berufsgenossenschaften, also die „Unfallkassen Ihrer Arbeitnehmer“, legen Ihre Beiträge jährlich fest. Maßgebend für die Berechnung sind:

• die Lohnsumme aus Ihrem Unternehmen und
• die Gefahrentarifstelle.

Branchen mit hoher Unfallneigung haben entsprechend

• einen höheren Gefahrentarif und
• damit einen höheren Beitrag zu den Unfallkassen oder Berufsgenossenschaften.

Ihr Unternehmen kann mehrere Gefahrentarifstellen haben z. B.

• eine für Ihre kaufmännischen Angestellten,
• eine für Ihre technischen Angestellten.

Nach Information der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sind die Zuordnungen der Arbeitnehmer zu den richtigen Gefahrentarifstellen häufig fehlerhaft. So bekommen die Arbeitgeber – wenn überhaupt – die Zuordnung ihrer Arbeitnehmer häufig auf Listen der Lohnabrechnungsstellen wie z. B. Steuerberater zugeleitet, um gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen.

Wozu dient der Gefahrtarif?

Zur Beitragsabstufung nach dem Schadensrisiko. In ihm werden die einzelnen zur Berufsgenossenschaft gehörenden Gewerbezweige in Gefahrtarifstellen erfasst und Gefahrklassen zugeordnet.

Die Zuordnung erfolgt nach den Regeln der jeweiligen Berufsgenossenschaft und richtet sich im Allgemeinen nach der tatsächlichen Tätigkeit des Versicherten. Daher kann das externe, mit der Lohnabrechnung beauftragte Unternehmen diese Zuordnung nur in Zusammenarbeit mit dem Unternehmer und nicht allein nach den Arbeitsunterlagen oder dem Arbeitsvertrag vornehmen.

Sie als Unternehmen bzw. der von Ihnen beauftragte Lohnabrechner bereiten Anfang eines jeden Jahres die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vor. Sie rufen die Stammdaten Ihres Unternehmens dafür regelmäßig zu Beginn des Meldejahrs ab. Im Anschluss überprüfen Sie – und vorzugsweise Ihr Lohnabrechner, sprich Ihr Steuerberater – die Zuordnung Ihrer Beschäftigten zur jeweils einschlägigen Gefahrtarifstelle und passen sie gegebenenfalls an. So sparen Sie sich Nachzahlungen bei Aufdeckung einer falschen Zuordnung in den Sozialversicherungsprüfungen.

Beispiel: Auszug aus dem Gefahrtarif der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft

Sie haben ein Unternehmen in der Bauwirtschaft und zehn Beschäftigte, davon eine reine Bürokraft, die ausschließlich im Büro tätig ist und keine Baustellen besucht.

Die Bürokraft läuft unter Tarifstelle 900. Die anderen Arbeitnehmer ordnen Sie entsprechend ihrer Tätigkeit einer der anderen Tarifstellen zu. Sollte jemand sowohl im Büro als auch außerhalb tätig werden, z. B. um auf der Baustelle mit einem Kunden Planungen zu besprechen, so ordnen Sie diesen nach den Regelungen der Berufsgenossenschaft nicht der Tarifstelle 900 zu, da nicht nur ausschließlich Bürotätigkeiten im Büro verrichtet werden, sondern auch Tätigkeiten außerhalb des Büros.

Sie haben keine neue Unternehmensnummer erhalten?

Vor der Übermittlung des fälligen Lohnnachweises lohnt sich eine Nachfrage bei Ihrer BG. Das gilt für alle solche Fälle, in denen etwas schief gelaufen sein könnte, z.B.:

• Sie haben keine neue Unternehmensnummer von Ihrer Berufsgenossenschaft erhalten.
• In dem Schreiben der BG an Sie mit der neuen Unternehmenskennung hat sich ein Fehler eingeschlichen.
• Sie haben Post von verschiedenen Unfallversicherungsträgern bekommen.

So verhindern Sie, dass Ihre Jahresmeldung nicht oder verspätet bei der BG eingeht.