E-Fahrzeug: Fahrtenbuch-Methode im Lohnbüro richtig anwenden

Private Nutzung des Firmen-PKW – wie abrechnen? Ganz einfach: mit Hilfe der Ein-Prozent-Regelung und einem verminderten Bruttolistenpreis. Soweit, so bekannt. Doch wie sieht es aus bei E-Fahrzeugen? Sie kommen mit geldwertem Vorteil daher. Hier hilft die Fahrtenbuchmethode.

Bestehen Unterschiede zwischen herkömmlicher und Besteuerung von E-Fahrzeugen?

Bei beiden bietet die Nutzung des Firmenwagens einen geldwerten Vorteil, egal ob herkömmlicher Antrieb mit einem Verbrennermotor oder elektrisch angetrieben. Entsprechend können Sie die Fahrtenbuchmethode bei beiden Antriebstypen verwenden. In diesem Beitrag gehen wir auf die Besonderheiten der Methode bei einem E-Fahrzeug ein. Als Vergleich zum Verbrenner empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag „Fahrtenbuch: Fehler vermeiden – Steuern sparen“.

Inwiefern kann die Fahrtenbuchmethode hilfreich ein?

Im Ergebnis ermitteln Sie als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil für die private Kfz-Nutzung als Anteil an den Gesamtkosten des Kraftwagens. Dieser entspricht dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke. Mit dem Fahrtenbuch ermitteln Sie die Gesamtkosten des Fahrzeugs. Die Finanzverwaltung stellt eine Reihe von zwingenden Anforderungen an Ihr Fahrtenbuch.  Darin weisen Sie laufend Ihre dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert nach. Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
• Reiseziel und bei Umwegen Reiseroute
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Sind all diese Angaben auch bei Privatfahrten notwendig?

Nein, für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

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Welche Angaben gehören unbedingt ins Fahrtenbuch?

Im Wesentlichen fünf Punkte:

1. Lohnsteuer-Richtlinie (LStR) 8.1 verlangt von einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch zeitnahe und geschlossene Führung. Es gibt die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wieder.
2. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Sie können darin auf ergänzende Unterlagen nur verweisen, wenn dies nicht den geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen beeinträchtigt.
3. Sie führen Ihr Fahrtenbuch insbesondere dann ordnungsgemäß, wenn Sie hinreichend bestimmt das Ziel Ihrer jeweiligen Fahrt ausweisen. Dieses Erfordernis erfüllen Sie nicht, wenn Sie als Fahrtziele nur Straßennamen angeben und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Aufzeichnungen präzisieren.
4. Sie können mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbinden, wenn Sie die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in Ihrem Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufführen.
5. Sie dokumentieren den Übergang von beruflicher zu privater Nutzung Ihres Fahrzeugs im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands. Übrigens, was Prüfer gerne vergessen: Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind (Bundesfinanzhof BFH, Urteil vom 10.04.2008, Az.: VI R 38/06).

Wie verwenden Sie Ihre Aufzeichnungen im Fahrtenbuch?

Anhand Ihrer Aufzeichnungen im Fahrtenbuch ermitteln Sie zum Jahresende die betrieblichen oder beruflichen und die privaten Fahrkilometer. Haben Sie die Kilometerverteilung anhand des Fahrtenbuchs ermittelt, folgt im nächsten Schritt die Ermittlung der Gesamtkosten des Fahrzeugs. Diese können Sie im Regelfall zum Großteil direkt aus der Finanzbuchhaltung ablesen, wenn Sie zur richtigen Kostenermittlung für jedes Fahrzeug eine Kostenstellenrechnung aufstellen oder ein eigenes Kostenkonto im Bereich der Kfz-Kosten für Kraftstoff, Versicherungen, Reparaturen, Reinigung usw. führen. So brauchen Sie sie nicht händisch zu ermitteln.

Was gilt für Abschreibung?

Sie berechnen Sie anteilig gesondert. Ausgangspunkt ist die Bemessungsgrundlage des Fahrzeugs. Die Besteuerung von E-Fahrzeugen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung war in den letzten Jahren dynamisch. Zahlreiche Änderungen und Übergangsregelungen haben die Abrechnungen häufig geändert. Das Bundesfinanzministerium hat die Finanzamtsauffassung in einem Schreiben ausführlich zusammengefasst (BMF-Schreiben vom 05.11.2021, Az.: IV C 6 – S 2177/19/10004:008).

Was beachten Sie demnach grundsätzlich?

Die Höhe des zu versteuernden geldwerten Vorteils im Rahmen der Lohnabrechnung hängt im Wesentlichen ab von:

• dem Bruttolistenpreis und
• der Fahrzeugart.

Fahren Sie ein Elektro- und extern ein aufladbares Hybridelektrofahrzeug, sieht die steuerliche Förderung bestimmte Abschläge vom Bruttolistenpreis vor. Den einmal ermittelten, geminderten Bruttolistenpreis wenden Sie für die gesamte Nutzungsdauer an. Der geminderte Bruttolistenpreis ist sowohl für den Ein-Prozent-Wert als auch bei der Ermittlung des 0,03-Prozent-Werts für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Gleiches gilt für die Berechnung der lohnsteuerpflichtigen zusätzlichen Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Diese Sonderregelung läuft Ende 2030 aus.

Was hat es mit dem Bruchteil von 0,03 Prozent auf sich?

Er kommt zustande, weil bei Elektro- und Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu einem Bruchteil als Bemessungsgrundlage berücksichtigt wird, je nach:

• Anschaffungszeitpunkt,
• Anschaffungskosten und
• CO₂-Ausstoß.

Wichtig dabei: Das gilt nicht für die Umsatzsteuer. Sie nutzt die volle Bemessungsgrundlage als Berechnungsgrundlage.

Fällt das Fahrzeug nicht unter die genannten Begünstigungen, weil es die Voraussetzungen nicht erfüllt, gibt es noch den Nachteilsausgleich für die Mehrkosten einer Batterie. Dabei werden pauschaliert Abschläge auf den Bruttolistenpreis vorgenommen, deren Höhe von der Batteriekapazität abhängig ist. Ob Sie Ihr Fahrzeug als Neu- oder Gebrauchtfahrzeug erworben haben, spielt keine Rolle. Sie runden den Listenpreises auf volle Hundert Euro nach Ermittlung des Bruchteils ab.

Wie ermitteln Sie die Abschreibung und beziehen sie anteilig in die Gesamtkosten ein?

Wenn Sie als Arbeitgeber an einen Arbeitnehmer ein Elektro-Firmen-Pkw überlassen, gehören zu den Gesamtkosten des Autos z.B.:

• Absetzung für Abnutzung (AfA),
• Leasing- und Leasingsonderzahlungen anstelle der AfA,
• Treibstoffkosten,
• Wartungs- und Reparaturkosten,
• Kraftfahrzeugsteuer,
• Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
• Garagen-/Stellplatzmiete,
• Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen,
• Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche.

Bei den Gesamtkosten samt den anteilig eingerechneten Anschaffungskosten des Fahrzeugs berücksichtigen Sie folgende Besonderheiten:

1. Unterliegen die Elektrofahrzeuge der Bruchteilsregelung, berechnen Sie auch die Anschaffungskosten entsprechend mit dem Bruchteil und verteilen sie dann auf acht Jahre.
2. Die unterstellte Nutzungsdauer des Pkw beträgt hier acht Jahre.

Wie die Bruchteilregelung in der Praxis aussehen kann, haben wir Ihnen zum Download anhand eines einleuchtenden Beispiels bereitgestellt.

Dazu schreibt das BMF am 03.03.2022 – IV C 5 – S 2334/21/10004:00:

„Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem Pkw von einer AfA von 12,5 % der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen (Gesamt-) Nutzungsdauer auszugehen.“

Und weiter schreibt es zwecks Vereinfachung der Finanzverwaltung durch unterjährige Berechnung, da die Jahreskosten des Firmenfahrzeugs erst am Jahresende feststehen:

„Soweit die genaue Erfassung des individuellen Nutzungswerts monatlich nicht möglich ist, kann der Erhebung der Lohnsteuer monatlich ein Zwölftel des Vorjahresbetrags zugrunde gelegt werden (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nummer 3 Satz 2 LStR). Es bestehen keine Bedenken, stattdessen bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts je Fahrtkilometer vorläufig 0,001 % des inländischen Listenpreises für das betriebliche Kraftfahrzeug anzusetzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde individuelle Nutzungswert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz […] auszugleichen.“

Erfolgt diese Versteuerung immer?

Nein, nur bei der Möglichkeit privater Nutzung. Auch Elektrofahrzeuge unterliegen nur dann der vergünstigten Ein-Prozent-Versteuerung bzw. Fahrtenbuchmethode, wenn eine private Nutzung überhaupt zugelassen ist. Sie haben als Arbeitgeber also jederzeit die Möglichkeit, ein Firmenfahrzeug zu überlassen und die Privatnutzung zu verbieten.

Ein solches Nutzungsverbot belegen Sie durch entsprechende Unterlagen wie z.B. eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage. Bewahren Sie am besten endsprechende Belege mit dem Lohnkonto auf. Ein Privatnutzungsverzicht durch den Arbeitnehmer hat die gleiche Wirkung. Die schriftliche Verzichtserklärung kann nur Wirkung für die Zukunft entfalten. Ihn bewahren Sie zum Beleg beim Lohnkonto auf.

Spielt die vGA hier eine Rolle?

Ja, wenn Sie als Chef im Dienstwagen privat unterwegs sind. Näheres dazu finden Sie in unserem Beitrag „vGA: Fahren Sie als Geschäftsführer im Dienstwagen privat auf Nummer Sicher“. Grundregel Nr. 1: Überlassung von Firmenwagen birgt rechtliche Gefahrenstellen. Hier hat immer das Finanzamt Vorfahrt, wie unser Beitrag „Bei Firmenwagen hat Finanzamt oft Vorfahrt“ erklärt.