Lexikonstichwort | Beitrag aus „Die GmbH von A-Z (smartPilot)“
16.12.2015

Dokumentation

Geschäftsleute sitzen um einen Tisch bei einer Konferenz© pressmaster /​ fotolia.com

Unter Dokumentation versteht man die Niederlegung und schriftliche Aufzeichnung von geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheit und Vorgängen. Sie erfolgt aufgrund von gesetzlichen Vorschriften und Verpflichtungen und kann zusätzlich freiwillig inhaltlich aufgestockt werden.

Gesetzlich vorgeschriebene, schriftliche Aufzeichnungen sind z.B. solche, die steuerlichen Zwecken dienen. Sie dokumentieren Angelegenheiten und Vorgänge, die steuerliche Bedeutung haben. Auch die notarielle Beurkundung eines satzungsändernden Beschlusses gemäß § 53 Abs. 2 GmbH-Gesetz ist als eine gesetzlich geforderte Wirksamkeitsvoraussetzung eine Dokumentation. Ebenso ist die Buchführung letztlich auch eine Form von Dokumentation.

Entsprechend seiner umfassenden Geschäftsführungspflichten ist der Geschäftsführer im Fall rechtlicher und gesetzlicher Verpflichtungen dafür verantwortlich, dass die Dokumentation in der vorgeschriebenen Form und Frist erfolgt und ihr Inhalt richtig und vollständig ist.

Über die Anfertigung einer Dokumentation ohne rechtliche oder gesetzliche Verpflichtung entscheidet der Geschäftsführer grundsätzlich in eigener Verantwortung.

Aufgaben der GmbH

Die GmbH ist eine juristische Person, die eigene Rechte und Pflichten hat, § 13 GmbH-Gesetz.

Sie ist Handelsgesellschaft und damit Kaufmann im Sinne des HGB.

Dokumentationspflichten auf der Basis rechtlicher und gesetzlicher Verpflichtungen hat sie im eigenen Namen zu erfüllen. Sie führt z.B. ihre Bücher und sonstige Unterlagen …

Autor: Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa 

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