11.09.2017

Digital first – Die IT muss mitentscheiden!

Das papierlose Büro – gefühlte Ewigkeiten in der Diskussion lässt es in der Masse weiterhin auf sich warten. Mittelständler wollen nur schleppend das Papier aus ihren Büros verbannen. Unternehmensweit Dokumente digital verwalten wollen derzeit nur elf Prozent, wie eine Studie ergab.

Digitalisierung, Hände an Tastatur

Das analoge Büro verteidigt zäh seine Position

Aktuell herrscht im Mittelstand eindeutig das analoge Büro vor. Erst knapp jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) will in nächster Zeit Geld in eine umfassende Softwarelösung zur Digitalisierung der unternehmensweiten Dokumentenverwaltung stecken. Weitere acht Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Einsatzfelder des digitalen Büros

Gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) nutzt demnach eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für Archivierung, Posteingang oder Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand haben 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt, bei den großen neun von zehn. Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. 49 Prozent dieser Unternehmen nutzen digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion.

Großunternehmen bevorzugen Digitalsysteme

Großunternehmen mit ECM- oder DMS-Systemen im Einsatz ziehen dementsprechend viel höheren Nutzen daraus als Mittelständler. 39 Prozent der Mittelständler unterstützt Software bei der Rechnungsbearbeitung, bei den Großunternehmen 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 bzw. 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei über klassische Verwaltung hinausgehenden Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, nur vier Prozent beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 bzw. 17 Prozent deutlich darüber.

Hausgemachter Wettbewerbsnachteil

„Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt seiner Ansicht nach nicht zusammen. Dass im Mittelstand nur elf Prozent der Unternehmen, bei den Großunternehmen aber 81 Prozent ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System im Einsatz haben, wertet Biffar als „hausgemachten Wettbewerbsnachteil“ des Mittelstandes gegenüber den Großen in Sachen digitale Transformation. Biffar: „,Digital first‘ muss nicht nur für das Angebot des Unternehmens auf dem Markt gelten, es muss das Leitmotiv des gesamten Unternehmens sein.“

Entscheidungsstruktur der Unternehmen

Ein Grund für die deutlichen Unterschiede sehen die Marktforscher in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nehme, binde nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein. Nur in dem jedem achten (zwölf Prozent) könnten die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In Großunternehmen sehe das Bild anders aus. Hier liegt der Umfrage zufolge die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen.

Zentrale Strategie für das Digital Office

Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden. „So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter“, sagt Biffar. Nur so könnten Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.

Wende durch Telearbeit?

Möglicherweise könnte sich etwas an der Einstellung in mittelständischen Unternehmen zum digitalen Büro vor dem Hintergrund folgender Nachricht ändern: Immer mehr Arbeitnehmer können sich vorstellen, ihre Arbeitsleistung zumindest zeitweise von zu Hause aus an einem Telearbeitsplatz zu erbringen. Nach der Arbeitsstättenverordnung sind Telearbeitsplätze u.a. vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Mitarbeiter, berichtet „Personaltipp AKTUELL“ (11/2017 September). Sollte sich diese Entwicklung fortsetzen – und derzeit spricht kein Umstand dagegen –, werden Unternehmen über kurz oder lang nicht umhin kommen, das digitale Büro Wirklichkeit werden zu lassen – und dann möglicherweise nicht nur unternehmensweit, sondern auch dezentral für jeden Telearbeitsplatz.

Autor: Franz Höllriegel