09.07.2021

Dienstwagen: So kommt das Finanzamt ins Spiel

Privat mit dem Firmenwagen unterwegs: das kann teuer werden. Zumal wenn man das Finanzamt dabei nicht berücksichtigt. Neben Lohnsteuer kann hier unter Umständen auch Umsatzsteuer anfallen. Hier sollten Sie als Arbeitgeber vorsichtig sein und Folgen für die Praxis bedenken.

Dienstwagen Finanzamt

So beurteilt das Finanzamt private Nutzung eines Firmenwagens

Wenn Sie als Unternehmer einem Mitarbeiter die private Nutzung des Firmenwagens gestatten, sieht das Finanzamt darin in der Regel eine entgeltliche Leistung, nach der Devise: Arbeitskraft gegen Firmenwagen. Das hat für Sie als Arbeitgeber zwei Folgen:

  • Sie erhalten die Vorsteuer aus der Anschaffung des Fahrzeugs vom Finanzamt zurück.
  • Sie führen für die Überlassung des Fahrzeugs an Ihren Mitarbeiter monatlich Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Die Berechnung der Umsatzsteuer für private Firmenfahrzeugnutzung die erfolgt nach drei Verfahren:

  • Fahrtenbuch
  • Schätzung
  • Ein-Prozent-Methode für die Umsatzsteuer, umsatzsteuerlich nicht anerkannt.

Berechnung nach Fahrtenbuch

Hierbei berechnen Sie den privaten Nutzungsanteil anhand der tatsächlichen Kilometerleistung und der tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten umsatzsteuerlich als Privatfahrten.

Nehmen wir an, dass Sie in Ihrer Firma mit dem Firmenwagen jährlich 10.000 km zurücklegen, 3.000 km davon Mitarbeiter für Privatfahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Ihrem Betrieb als erster Tätigkeitsstätte. Die Gesamtkosten, netto, für Ihren Betriebs-Pkw betragen samt nicht mit Vorsteuer belasteter Kosten 5.000 Euro. Die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage beträgt

30 Prozent, also 3.000 km von 10.000 km * 5.000 Euro = 1.500 Euro netto.
Folglich führen Sie an Umsatzsteuer ans Finanzamt ab:
1.500 Euro * 19 Prozent = 285 Euro.

Hat das Finanzamt bei einer Prüfung Beanstandungen und stuft das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß ein, erfolgt oftmals nachträglich die Versteuerung nach der Bruttolistenpreismethode. Das führt häufig zu einer Lohnsteuernachzahlung. Das Finanzamt schickt dem Arbeitgeber einen Lohnsteuerhaftungsbescheid.

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Die Firma kann sich aber die nachzuzahlende Lohnsteuer vom Angestellten erstatten lassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil ausdrücklich bestätigt (BAG, Urteil vom 17.10.2018, Az.: 5 AZR 538/17). Der entschiedene Sachverhalt kommt in vielen Firmen vor. Sie als Arbeitgeber brauchen auf Defizite beim Fahrtenbuch nicht hinzuweisen. Näheres hierzu entnehmen Sie unserem Beitrag „Geschäftsführer-Haftung bei der Privatnutzung von Firmenwagen – Vermeiden Sie diese Falle!“.

Die Schätzung

Wenn Sie als steuerpflichtiger Unternehmer kein Fahrtenbuch führen und die Ermittlung der Bemessungsgrundlage nach der umsatzsteuerlich ohnedies nicht anerkannten Ein-Prozent-Methode ablehnen, können Sie eine objektive Schätzung durchführen lassen. Dafür müssen Sie andere objektive Beweise vorlegen. Die Schätzung gilt nur für die Umsatzsteuer, nicht für die Lohnsteuer.

Berechnung der Umsatzsteuer nach der Ein-Prozent-Methode

Die Berechnung der Umsatzsteuer nach der Ein-Prozent-Methode dient lediglich einer Vereinfachung. Steuerrechtlich erkennt das Finanzamt sie nicht an. Sie richtet sich nach dem lohnsteuerlichen Wert. Aus diesem Bruttowert rechnen Sie die Umsatzsteuer mit 19/119 heraus. Der geldwerte Vorteil beträgt monatlich grundsätzlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des überlassenen Dienstwagens. Darf der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, ist der geldwerte Vorteil zusätzlich monatlich um 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erhöhen.

Nehmen wir an, der lohnsteuerliche Vorteil der privaten Pkw-Nutzung beträgt monatlich 400 Euro. Dann berechnen Sie die Umsatzsteuer:

400 Euro mal 19 geteilt durch 119 ergibt 63,86 Euro.

Beachten Sie dabei bitte, dass Zuzahlungen Ihres Arbeitnehmers zwar den lohnsteuerpflichtigen, geldwerten Vorteil senken, nicht aber die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage! Bundesfinanzhof (BFH) und Bundesministerium für Finanzen (BMF) haben zugunsten der steuerpflichtigen Arbeitnehmer entschieden, dass Nutzungsentgelte, die vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber gezahlt werden, für den privat genutzten Dienstwagen den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung mindern. Dies ist sowohl bei der Ein-Prozent-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode der Fall, solange die geforderten Nachweise ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Zu beachten ist, dass weder ein negativer Arbeitslohn noch Werbungskosten entstehen, wenn das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil übersteigt. Grundsätzlich werden vom Arbeitnehmer getragene individuelle Kfz-Kosten nicht mit in die Gesamtkosten einbezogen. Das BMF beanstandet es aber nicht, wenn diese doch in die Gesamtkosten einfließen.

Geldwerter Vorteil und Nutzungsentgelt

Ein den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers minderndes Nutzungsentgelt kann sein:

  • eine Monatspauschale oder jede arbeitsvertraglich vereinbarte nutzungsunabhängige Pauschale, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber zahlt
  • eine Kilometerpauschale oder jeder im Arbeitsvertrag geregelte Betrag, der sich an den gefahrenen Kilometern orientiert
  • vom Arbeitnehmer aufgrund arbeitsvertraglicher Regelungen übernommene Leasingraten
  • bei der Ein-Prozent-Regelung zudem einzelne vom Arbeitnehmer getragene Kraftfahrzeugkosten, wenn sie arbeitsvertraglich vereinbart wurden und zu den Gesamtkosten des Dienstwagens gehören, wie z.B.:
  • Treibstoffkosten oder Ladestrom
  • Wartungs- und Reparaturkosten
  • Kfz-Steuer
  • Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen
  • Garagen- bzw. Stellplatzmiete oder
  • Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, Wagenpflege/-wäsche

Hierbei ist es unerheblich, ob Sie als Arbeitgeber diese Kosten zunächst auslegen oder Ihr Arbeitnehmer unterjährig pauschale Abschläge leistet, die später mit den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. In vielen Fällen kann es für Ihren Arbeitnehmer vorteilhafter sein, die von ihm getragenen individuellen Kosten mit in die Gesamtkosten einzubeziehen. Deswegen sollten Sie in jedem Fall eine Vergleichsrechnung durchführen.

Keine Nutzungsentgelte im Sinne des BMF sind vom Arbeitnehmer übernommene Kosten, die nicht zu den Gesamtkosten des Firmenwagens gehören, wie z.B.:

  • Verwarnungs-
  • Ordnungs- und Bußgelder
  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen
  • Fährkosten
  • Vignetten und Mautgebühren
  • Barlohnverzicht Ihres Arbeitnehmers im Zusammenhang einer Gehaltsumwandlung
  • Parkgebühren

Diese Kosten dürfen den geldwerten Vorteil nicht mindern.

Beispiele zur Ein-Prozent-Regelung

Sie stellen als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug mit Bruttolistenpreis 38.000 Euro zur Verfügung. Er darf es für Privatfahrten nutzen. Den geldwerte Vorteil bewerten Sie nach der Ein-Prozent-Regelung:

  • Beispiel 1: Auf Grundlage der Nutzungsüberlassungsvereinbarung zahlt Ihr Arbeitnehmer Ihnen als Arbeitgeber monatlich 100 Euro für die private Nutzung des Dienstwagens. Es handelt sich um ein Nutzungsentgelt, das den geldwerten Vorteil mindert.

Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:

38.000 € × 1 % × 12 Monate = 4.560 € – (100 € × 12 Monate) = 3.360 €

  • Beispiel 2: Ihr Arbeitnehmer zahlte im vergangenen Jahr 500 Euro für Falschparken und Geschwindigkeitsüberschreitungen mit dem von ihm auch privat genutzten Dienstwagen. Es handelt sich nicht um ein Nutzungsentgelt, das den geldwerten Vorteil mindert.

Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:

38.000 € × 1 % × 12 Monate = 4.560 €

Beispiele zur Fahrtenbuchmethode

Ihr Arbeitnehmer darf den Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen. Mithilfe der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil ermittelt.

  • Beispiel 3: Ihr Arbeitnehmer übernimmt gemäß der Nutzungsüberlassungsvereinbarung mit Ihnen als Arbeitgeber sämtliche Reparaturkosten, allein im vergangenen Jahr 2.500 Euro. Die übrigen Kfz-Kosten in Höhe von 7.500 Euro tragen Sie als Arbeitgeber. Der Dienstwagen wurde im vergangenen Jahr zu 15 Prozent privat genutzt. Die Ihrem Arbeitnehmer getragenen Kosten fließen generell nicht mit in die Gesamtkosten ein.

Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:

7.500 € × 15 % = 1.125 €

  • Beispiel 4: Im Unterschied zu Beispiel 3 werden die von Ihrem Arbeitnehmer getragenen Kosten in die Gesamtkosten einbezogen.

Berechnung des jährlichen geldwerten Vorteils:

(7.500 € + 2.500 €) × 15 % – 2.500 € = –1.000 € = 0 €

Das Nutzungsentgelt übersteigt im Beispiel zwar den Nutzungswert. Der geldwerte Vorteil kann aber nie negativ werden. Ein Werbungskostenabzug in Höhe des übersteigenden Betrags ist ebenfalls nicht möglich.

Anwendung im Lohnsteuerabzugsverfahren

Als Arbeitgeber rechnen Sie grundsätzlich die individuellen Kraftfahrzeugkosten des Arbeitnehmers im Lohnsteuerabzugsverfahren an. Ihr Arbeitnehmer erklärt schriftlich dazu jährlich:

  • die Höhe der fahrzeugbezogenen individuellen Kfz-Kosten sowie
  • die Gesamtfahrleistung des Dienstwagens und
  • fügt dieser Erklärung Belege bei.

Wenn die Angaben nicht offensichtlich falsch sind, führen Sie als Arbeitgeber auf dieser Grundlage den Lohnsteuerabzug durch. Anschließend nehmen Sie Erklärungen und Belege im Original zum Lohnkonto. Sind die Werte für das aktuelle Jahr noch nicht bekannt, können Sie vorläufig die Vorjahreswerte für den Lohnsteuerabzug heranziehen.

Anwendung im Einkommensteuer-Veranlagungsverfahren

Mindern die individuellen Kfz-Kosten den geldwerten Vorteil in der Einkommensteuererklärung Ihres Arbeitnehmers, reicht dieser die Nutzungsvereinbarung beim Finanzamt ein. Zusätzlich legt er anhand von beispielsweise Gehaltsabrechnungen dar, wie der Nutzungswert ermittelt und besteuert wurde. Außerdem weist Ihr Arbeitnehmer durch entsprechende Belege oder Aufzeichnungen beim Finanzamt nach:

  • die Höhe der selbst getragenen individuellen Kfz-Kosten sowie
  • die Gesamtfahrleistung des Dienstwagens im Kalenderjahr.

Minderung der Steuerlast bei Nutzung von P+R

Unter ganz bestimmten Voraussetzungen lässt sich die Steuerlast durch Nutzung von Park-and-Ride-Angeboten mindern. Auch wenn Ihr Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen nur einen Teil seines Arbeitsweges zurücklegt, ist generell die gesamte Strecke bei der Berechnung des geldwerten Vorteils zu berücksichtigen. Sind jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt, kann auch nur die tatsächlich mit dem Firmenfahrzeug zurückgelegte Strecke herangezogen werden.

  • Beispiel 5: Ihr Mitarbeiter fährt jetzt einen Dienstwagen dienstlich wie privat sowie für Fahrten zwischen Wohnung und seiner 31 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte mit einem inländischen Bruttolistenpreis in Höhe von 30.000 Euro. Aufgrund der schlechten Verkehrslage fährt er mit dem Auto nur bis zur S-Bahn-Station und von dort mit der S-Bahn weiter zum noch 15,5 km entfernten Büro:

für die Teilstrecke: 0,03 % × 30.000 € × 15,5 km = 139,50 €

Nutzen kann Ihr Mitarbeiter diesen Vorteil unter einer von zwei Voraussetzungen:

  • Sie als Arbeitgeber stellen ihm den Dienstwagen nur für diese Teilstrecke zur Verfügung. Teilstrecke bedeutet gemäß einem Schreiben des BMF vom April 2018, Sie als Arbeitgeber haben das Fahrzeug nur für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt, für die restliche Teilstrecke aber ein Nutzungsverbot ausgesprochen. Dieses Nutzungsverbot sollten Sie als Arbeitgeber schriftlich festhalten; sie brauchen es nicht zu begründen. Die Einhaltung des Nutzungsverbotes brauchen Sie als Arbeitgeber nicht zu überwachen, sollten es gleichwohl trotzdem – Experten raten dazu.
  • Ihr Arbeitnehmer erbringt einen Nachweis, dass er die restliche Teilstrecke mit einem anderen Verkehrsmittel zurückgelegt hat. Dies kann beispielsweise eine auf ihn ausgestellte Jahresbahnkarte. Sie als Arbeitgeber sollten schriftlich ein Nutzungsverbot für die restliche Strecke erteilen. Dadurch zieht Ihr Arbeitnehmer einen geringeren geldwerten Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohn- und erster Tätigkeitsstätte – und hat auch nur einen geringeren Betrag zu versteuern.
Autor: Franz Höllriegel