16.07.2019

Die 15er-Regelung: Wie können Sie bei der Verpflegung Ihrer Mitarbeiter profitieren?

„Abgabenbegünstigt bezuschussen“ – was will uns die Bürokratie damit sagen? Sie will Ihnen als Arbeitgeber die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter vereinfachen. Um dies zu erreichen, hat sie obendrein die sogenannte „15er Regelung“ eingeführt. Hier erfahren Sie, was sie Ihnen, richtig angewandt, bringt.

15er-Regelung

Was ist unter Sachbezug zu verstehen?

Teil ihres Arbeitslohns

Ihn erhalten Arbeitnehmer als Teil ihres Arbeitslohns, also zum Beispiel, wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten gewähren an Arbeitstagen etwa in der Kantine, bei der Verpflegung auf Auswärtstätigkeiten oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sowie für die Unterkunftsgestellung.

Monatswerte für Sachbezüge

Die maßgeblichen Monatswerte für Sachbezüge erhöhten sich laut Manuel Klement von der IHK Niederbayern am 1. Januar 2019 für ‎die freie Verpflegung auf 251 Euro sowie für freie Unterkunft oder Miete auf 231 Euro. Das Bundesfinanzministerium hat in einer tabellarischen Übersicht die wichtigsten seit 1. Januar 2019 geltenden Pausch- und Freibeträge sowie Bemessungsgrenzen zum Lohnsteuer-Verfahren zusammengestellt. Die Tabelle enthält z. B. Informationen zu Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschlägen. Darin sind zudem berücksichtigt die Freigrenzen für Sachbezüge, Heimarbeitszuschläge sowie Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten (https://www.ihk-muenchen.de/ihk/documents/Recht-Steuern/Steuerrecht/Einkommensteuer/20190408-BMF-Uebersicht-Lohnsteuer-2019.pdf).

Pauschalbesteuerung nach EStG

Klement zitiert aus einem Schreiben vom 24. Februar 2016 des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur steuerlichen Behandlung von arbeitstäglichen Zuschüssen des Arbeitgebers zu Arbeitnehmer-Mahlzeiten. Es nimmt darin Stellung zu Sachverhalten Stellung, in denen der Arbeitgeber statt Papier-Essensmarken beispielsweise auf elektronischem Wege die Berechtigung zu arbeitstäglichen Mahlzeiten gewährt, etwa über Apps und auch ohne vertragliche Beziehungen zwischen Arbeitgeber ‎und dem Unternehmen, das die ‎bezuschusste Mahlzeit abgibt. Wenn keine solche vertragliche Beziehung zu diesem Unternehmen besteht, können Sie als Arbeitgeber eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG vornehmen. Das führt dazu, dass keine Sozialversicherungsbeiträge zu erheben sind.

Bekommen Sie als Arbeitgeber einen Zuschuss?

Schön wär’s, aber leider: nein. Was „abgabenbegünstigt bezuschussen“ meint, ist folgendes: Wenn Sie als Arbeitgeber an Arbeitstagen für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter aufkommen, können Sie hierfür einen Zuschuss bekommen, und zwar dadurch, dass man Sie an anderer Stelle bei Ihren Abgaben entlastet. Dieses Verfahren schien sich als ziemlich umständlich erwiesen zu haben. Deswegen hat die Finanzverwaltung eine sogenannte „15er-Regelung“ eingeführt. Sie soll das Verfahren vereinfachen, „weiter“, wie sie betont, wobei es noch die Frage ist, ob das bisherige Verfahren schon den Anspruch auf „Einfachheit“ erheben kann.

Worin bestand die bisherige Vereinfachung bei dem Verpflegungszuschuss?

Erhält Ihr Arbeitnehmer einen Sachbezug wie den Verpflegungszuschuss nicht unentgeltlich, d.h. zahlen Sie als sein Arbeitgeber ihn an Ihren Mitarbeiter in Geld aus, verlangt das Finanzamt für den Unterschiedsbetrag zwischen dem Geldwert des Sachbezugs, also dem Verpflegungszuschuss und dem tatsächlichen Entgelt, also für die Verpflegung, Steuern.

Was bestimmt eigentlich den Wert eines solchen Sachbezugs?

Zweierlei:

  • die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), offiziell „Verordnung über die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Zuwendungen des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt“. Sie regelt in 16 Punkten alles, was nicht als Arbeitsentgelt gilt wie beispielsweise einmalige Einnahmen oder Zuschüsse.
  • die oberste Landesfinanzbehörde per Erlass.

Was hat Vorrang?

Immer diese amtlichen Sachbezugswerte und das auch dann, wenn für Sachbezüge höhere oder niedrigere Werte anderswo festgesetzt sind wie z.B. durch:

  • Tarifvertrag,
  • Betriebsvereinbarung,
  • Arbeitsvertrag.

Wie weisen Sie als Arbeitgeber die gewährten Zuschüsse zu den Mahlzeiten nach?

Indem Sie sie schön brav aufzeichnen. Die Prüfer des Finanzamts und der Deutschen Rentenversicherung fordern diese Unterlagen mit den Lohnunterlagen bei ihren Kontrollen an.

Tipp der Redaktion

Dieser Beitrag beruht auf einem Artikel aus dem „Lohn und Gehaltsprofi AKTUELL“ (Ausgabe 08/2019).

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Was sollten Sie als Arbeitgeber bei Essensgutscheinen beachten?

Das ist ein heikles Thema, dem Sie als Arbeitgeber Ihre Aufmerksamkeit schenken sollten. Auch dazu hat sich das Bundesfinanzministerium näher ausgelassen (BMF-Schreiben vom 18.01.2018, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-0). Hat Ihr Arbeitnehmer Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, setzen Sie als sein Arbeitgeber als Arbeitslohn nicht den Zuschuss, sondern den amtlichen Sachbezugswert nach SvEV an, allerdings nicht immer. Das gilt aber nur, wenn Ihr Mitarbeiter:

  • tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verbrauch während der Essenpausen erwirbt; sonst gelten Lebensmittel nicht als Mahlzeit.
  • für jede Mahlzeit lediglich nur einen Zuschuss arbeitstäglich beanspruchen kann,

und der Zuschuss:

  • den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit, z.B. am Mittag und Abend 3,30 Euro, um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt, also höchstens 6,40 Euro beträgt,
  • den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
  • nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 05.01.2015, BStBl. I S. 119).

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.

Nehmen wir an, Sie als Arbeitgeber gewähren im Jahr 2019 Ihren Mitarbeitern arbeitstäglich Essensgutscheine im Wert von jeweils 5,50 Euro. Die Mitarbeiter müssen für ein Schnitzel mit Bratkartoffeln als Mittagessen 9,50 Euro bezahlen. Jeder Mitarbeiter zahlt selbst vier Euro dazu. Dann bewerten Sie das Mittagessen mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,30 Euro (Jahr 2019).

Etwas anderes ergäbe sich, wenn Sie als Arbeitgeber 2019 Ihren Mitarbeitern arbeitstäglich ein Mittagessen je Arbeitstag mit acht Euro unterstützten. Der Schweinebraten mit Kartoffelknödel kostet jetzt zu Mittag elf Euro. Der einzelne Mitarbeiter zahlt selbst drei Euro pro Arbeitstag dazu. Der Zuschuss zum Mittagessen von acht Euro überschreitet arbeitstäglich den zulässigen Höchstbetrag von 6,40 Euro (= 3,30 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro) im Jahr 2019. Die vereinfachte Bewertung findet hier keine Anwendung. Das Mittagessen bewerten Sie mit dem tatsächlichen Preis von elf Euro. In diesem Fall ist nach Abzug der Zuzahlung des Mitarbeiters der Zuschuss des Arbeitgebers zu versteuern und zu verbeitragen.

Und was vereinfacht nun jene ominöse 15er-Regelung?

Für jede Mahlzeit können Sie lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung nehmen. Zur Erfüllung der Voraussetzungen stellen sie als Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit fest und fordern die für diese Tage ausgegebenen Essensmarken zurück. Feststellung der Abwesenheitstage und Anpassung der Zahl der Essensmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essensmarken erhält.

Autor: Franz Höllriegel