13.04.2018

De-Mail-Konten – die wichtigsten Infos

E-Mails sind auch im Zeitalter der digitalen Kommunikation nur bedingt rechtsverbindlich und haben nur eine eingeschränkte Beweiskraft. Außerdem sind die Vertraulichkeit und die Authentizität des Kommunikationspartners nicht ohne weiteres garantiert. Der Versanddienst De-Mail bietet eine Möglichkeit zur sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Kommunikation im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

De-Mail

Bestimmte Berufsgruppen wie Steuerberater sind ab 01.01.2018 verpflichtet, De-Mail-Konten einzurichten. Aber auch für Personen und Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, ein De-Mail-Konto zu führen, kann es sinnvoll sein, sich ein solches Konto zuzulegen.

De-Mail – rechtssicher und vertraulich

Die Kommunikation mit Behörden und Unternehmen erfolgt zunehmend über den elektronischen Weg. Sobald jedoch Verträge geschlossen, rechtserhebliche Erklärungen abgegeben, Anträge gestellt oder vertrauliche Dokumente übermittelt werden, wird meist auf die herkömmliche Briefpost oder das Faxgerät zurückgegriffen. Die De-Mail ermöglicht nun eine rechtssichere und vertrauliche Kommunikation.

Wie unterscheidet sich die De-Mail von der E-Mail?

Die De-Mail kann nicht mitgelesen werden, der Kommunikationspartner kann eindeutig identifiziert werden, und der Zugang der Mail ist nachweisbar („Transportverschlüsselung“). Bei Bedarf kann eine De-Mail zusätzlich „Ende zu Ende“ verschlüsselt werden, das heißt, lückenlos zwischen Absender und Empfänger. Es besteht auch die Möglichkeit, ein De-Mail-Einschreiben mit qualifizierter elektronischer Signatur zu versenden.

Wo kann ich ein De-Mail-Konto einrichten?

Staatlich akkreditierte Dienste Anbieter sind derzeit:

  • 1 & 1 De-Mail GmbH,
  • Mentana-Claimsoft GmbH,
  • Telekom Deutschland GmbH und
  • T-Systems International GmbH.

Was kostet das?

Die Kosten halten sich in Grenzen und unterscheiden sich je nach Anbieter. Für Privatpersonen ist das Führen des De-Mail-Kontos kostenlos.

Geringe Gebühren fallen für die Einrichtung des Kontos an, wenn eine gewisse Anzahl an De-Mails monatlich überschritten und besondere Dienste (wie z.B. das De-Einschreiben) in Anspruch genommen werden.

Bei Firmenkunden werden von den Dienste Anbietern verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Tarifen angeboten.

Es lohnt sich auf jeden Fall, die Kosten der verschiedenen Anbieter zu vergleichen.

Mit wem kann ich über De-Mail kommunizieren?

Die De-Mail ermöglicht es, mit Unternehmen (z.B. Banken, Versicherungen, Krankenkassen, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter), Behörden und Freiberuflern zu kommunizieren. So könnten z.B. mit dem Steuerberater alle vertraulichen Informationen ausgetauscht und die dazugehörigen Dokumente übermittelt werden. Dabei kann nicht nur eine Menge Papier eingespart werden, sondern auch die Kommunikation untereinander wird vereinfacht, und die Prozesse werden beschleunigt.

Was sind die Nachteile von De-Mail-Konten?

Sobald sich ein Nutzer zum De-Mail-Konto angemeldet und den Zugang aktiviert hat, dürfen Behörden und Unternehmen neben der Briefpost auch diesen Kommunikationsweg wählen. Man muss also das De-Mail-Postfach – genauso wie den Briefkasten am Haus – regelmäßig kontrollieren, um beispielsweise nach Zusendung eines Verwaltungsbescheids per De-Mail keine Fristen zu verpassen.

Welche Möglichkeiten bieten De-Mail-Konten sonst noch?

Über das De-Ident-Verfahren kann ein Nutzer seine Identität bestätigen und z.B. zum Zweck der Anmeldung bei Online-Shops nachweisen, dass er volljährig ist. De-Safe bietet die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form sicher und vertraulich zu archivieren.

Typische Anwendungsfälle für die De-Mail

  • Verträge abschließen
  • Kündigung von Verträgen
  • Abonnements widerrufen
  • Rechnungen/Mahnungen versenden
  • wichtige Dokumente und
  • vertrauliche Informationen auf sichere Weise zustellen (z.B. an Behörden, Unternehmen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Krankenkassen, Rentenversicherungen)
  • Gehaltsabrechnungen zusenden und archivieren
  • Kommunikation mit Behörden: Wohnsitzummeldung, Führungszeugnis beantragen, sonstige Anträge einreichen

Welche Unternehmen und Behörden bieten De-Mail-Kommunikation?

Im Internet können Sie unter der Adresse https://www.de-mail.info/verzeichnis.html nachsehen, welche Unternehmen und Behörden aktuell eine Kommunikation über das De-Mail-Netzwerk anbieten.

Dieser Beitrag stammt aus dem „Meisterbrief AKTUELL“, Ausgabe 05/2018.

 

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Autor: Joachim Welper (Dipl.-Betriebswirt, Steuerberater, Business Coach, langjähriger Autor im Bereich Unternehmensführung)