12.10.2022

Das müssen Arbeitgeber bei Job-E-Bikes zur Umsatzsteuer wissen!

Lastenfahrrad – LFR, anstatt LKW! Die Forderung aus Kreisen der Grünen, einst eine Lachnummer der Politik, hat immer mehr Anhänger, wenn auch bislang eher auf die Partei beschränkt. Arbeitgeber entdecken das Job-Bike für Arbeitnehmer aber als Chance zum Energiesparen.

Job-E-Bikes Umsatzsteuer

Wie interessant sind Job-Bikes für Arbeitgeber?

Offenbar immer interessanter. Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern sogenannte Job-Bikes in vielerlei Gestalt zur Verfügung, sei es als:

  • Citybikes,
  • Rennräder,
  • Trekkingräder,
  • E-Bikes oder
  • sonstigen Fahrrädern.

Die lohnsteuerliche Behandlung ist günstig – bei der Umsatzsteuer gibt es davon allerdings Abweichungen, die Sie kennen sollten. Welche Arten von Fahrrädern einschlägig sind und wie Sie als Unternehmen es richtig anstellen, um die Kosten steuerlich abzusetzen, lesen Sie in unserem Beitrag „Abrechnung von E-Jobbikes: Das müssen Arbeitgeber wissen!“.

Zumal in Zeiten explosionsartig steigender Energiekosten kann es sinnvoll werden, vom PKW auf das Fahrrad umzusteigen und so neben einer Kostenersparnis eine gesundheitliche Besserung zu erreichen. Übrigens können andere Arten sportlicher Betätigung, die Sie als Unternehmer Ihren Mitarbeitern ermöglichen, lohnsteuerpflichtig sein. Wann dies der Fall sein könnte und wie Sie als Unternehmer damit umgehen, erfahren Sie in unserem Beitrag „Betriebssport: wann er lohnsteuerpflichtig ist – und wann nicht“.

Wieso sollte Überlassung eines Fahrrads steuerpflichtig sein?

Weil es sich bei seiner Überlassung durch Sie als Arbeitgeber an Ihren Arbeitnehmer um eine Vergütung für geleistete Arbeit handelt.

Die Überlassung findet in dem Fall nicht als Barlohn, sondern durch einen Sachbezug statt. Grundsätzlich ist hierfür Voraussetzung:

  • ein entsprechender Passus im Arbeitsvertrag
  • gegebenenfalls eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag,
  • eine mündliche Vereinbarung oder
  • Betriebsvereinbarung.

Wir haben Ihnen ein Vertragsmuster zum Download bereitgestellt. Nutzen Sie den Mustervertrag „Überlassungsvertrag Fahrrad“ zur Überlassung von E-Bikes, Pedelecs oder S-Pedelecs.

Nach § 3 Nr. 37 Einkommensteuergesetz (EStG) bleiben demgegenüber steuerfrei die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährten Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, also:

  • sämtliche Fahrräder ohne Motor und
  • zusätzlich Elektroräder mit Motorenunterstützung bis höchstens 25 km/h.

Damit ist die Steuerbefreiung für mehr als 90 Prozent aller in Deutschland verkauften Räder möglich. Einzig Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, bleiben ausgenommen. Solche Fahrzeuge werden steuerlich als Kraftfahrzeuge eingeordnet.

Tipp der Redaktion

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Wer profitiert von der Vergünstigung?

Alle Arbeitnehmer im weiten Sinne:

  • So können auch Gesellschafter- Geschäftsführer in den Genuss der Vorteile kommen, unabhängig von seiner sozialversicherungsrechtlichen Eingruppierung.
  • Zusätzlich geringfügig Beschäftigte, wie Aushilfen; ihnen können Sie als Arbeitgeber ein betriebliches Fahrrad abgabenfrei überlassen.

Der Gesetzgeber geht sogar noch einen Schritt weiter und überträgt die Steuerfreiheit überdies auf Gewinnermittler. Danach müssen Sie als Unternehmer für die private Nutzung Ihres Rads keine Nutzungsentnahme ansetzen. Die Versteuerung einer Privatnutzung entfällt bei Fahrrädern, sofern das Rad zum Betriebsvermögen gehört und zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt wird. Um Diskussionen bei künftigen Betriebsprüfungen aus dem Wege zu gehen, ist eine kurze Dokumentation der Betriebsfahrten sinnvoll. Listen Sie über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten alle Betriebsfahrten und die gesamte Kilometerleistung auf. Ergibt sich hieraus eine betriebliche Nutzung von mindestens zehn Prozent, sind Sie auf der sicheren Seite.

Nehmen Sie an, Ihre Clever GmbH überlässt bereits seit Juli 2018 Ihren beiden Geschäftsführern, einem anderen Vollzeitmitarbeiter und einer Aushilfe jeweils ein E-Bike im Wert von 3.000 Euro – zusätzlich zum bisherigen Lohn. Das Fahrzeug wird für betriebliche Kurierfahrten und nahe Kundenbesuche genutzt. Alle Mitarbeiter dürfen das Rad unbegrenzt für Privatfahrten nutzen. Dann sieht die Berechnung der Steuer folgendermaßen aus:

  • Versteuerung bis Ende 2018: Es handelt sich um ein sowohl betrieblich wie privat genutztes Bike.
  • Bis zum 31.12.2018 musste das Jobbike als geldwerter Vorteil nach der Ein- Prozent-Regelung versteuert werden: 1 % von 3.000 Euro = 30 Euro Zusatzvergütung pro Monat, für sechs Monate 180 Euro je Arbeitnehmer.
  • Versteuerung seit dem 01.01.2019: Die Überlassung an alle Beschäftigten ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Arbeitszeit und Stellung der Mitarbeiter im Unternehmen spielen keine Rolle. Weil es sich um eine zusätzliche Vergütung handelt, sind der Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrrads und die erstmalige Überlassung völlig unerheblich. Versteuerung null Euro.

Nehmen wir nun an, als Einzelunternehmerin Ulrike Clever nutzen Sie seit Juli 2018 ein betriebliches Fahrrad im Wert von 3.000 Euro auch privat. Etwa zwei Drittel der Nutzung sind betrieblich, ein Drittel ist privat. Nun sieht die Berechnung folgendermaßen aus:

  • Versteuerung bis Ende 2018: Analog zu den Arbeitnehmern erfolgte die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung: 1 % von 3.000 Euro = 30 Euro × 6 Monate = 180 Euro.
  • Versteuerung ab dem 01.01.2019: Immer, wenn die betriebliche Nutzung mindestens zehn Prozent beträgt, entfällt seit 2019 eine Versteuerung der Privatnutzung. Versteuerung: null Euro.

Wann ist die Überlassung eines Job-Bikes an Ihren Arbeitnehmer umsatzsteuerpflichtig?

Die Überlassung eines Job-Bikes an Ihren Arbeitnehmer ist es, wenn Sie als Arbeitgeber beim Kauf oder durch die Leasingraten vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Wonach bemisst sich die Umsatzsteuer hierfür?

Als Bemessungsgrundlage dient der Finanzbehörde aus Vereinfachungsgründen die für die Berechnung des Lohnsteuerabzugs verwendete sogenannte Ein-Prozent-Regel, wie bei der Überlassung eines Pkw an den Arbeitnehmer. Der Gesetzgeber hat Fahrräder den Firmenwagen steuerlich gleich gestellt. Allerdings mit einem wichtigen Unterschied:

  • Statt eines Bruttolistenpreises legt das Finanzamt beim überlassenen PKW die unverbindliche Preisempfehlung des PKW-Händlers oder PKW-Herstellers zugrunde.
  • Abweichend von dieser Regelung setzt bei einer Fahrradüberlassung per Gehaltsumwandlung als Bemessungsgrundlage die Berechnung der Umsatzsteuer nicht ein Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung, sondern des Betrages der Gehaltsreduzierung

Wann kann die Gehaltsumwandlung zum Tragen kommen?

Vor allem bei einem Leasingrad. Damit können Sie als Unternehmer ihren Mitarbeitern Fahrräder, Pedelecs oder E-Bikes zur Privatnutzung steuergünstig überlassen. Für die Steuerfreiheit müssen Sie als Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum bisherigen Gehalt an den Beschäftigten überlassen. Wird das Jobbike im Zuge einer Gehaltsumwandlung gestellt, ist der daraus resultierende geldwerte Vorteil weiterhin abgabenpflichtig – dadurch ist die Gehaltsumwandlung außerhalb eines Leasings die deutlich ungünstigere Variante. Bei Gehaltsumwandlungen unterscheidet der Fiskus zwischen einer

  • Alt- vor 2019 und
  • Neuregelung seit 2019.

Es kommt nicht auf den Kaufzeitpunkt des Jobbikes an. Entscheidend ist einzig der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung des Rads an den Arbeitnehmer.

Auch aus den von Ihnen als Arbeitgeber an ein anderes Unternehmen gezahlten Leasingraten haben Sie im Regelfall die Berechtigung zum Vorsteuerabzug auf Basis der gezahlten Leasingraten. Die Leasingrate reduziert im Rahmen der Gehaltsumwandlung beim Arbeitnehmer:

  • die lohnsteuer- und
  • sozialversicherungsrechtliche Bemessungsgrundlage.

Sollte es sich bei dem Job-Bike um ein sehr günstiges Rad handeln mit einer unverbindlichen Preisempfehlung unter 500 Euro, greift es die Finanzverwaltung nicht auf und beanstandet es nicht, wenn

  • von einer unentgeltlichen Überlassung des Job-Bikes ausgegangen wird und
  • entsprechend keine Umsatzsteuerberechnung auf die Leistung an den Arbeitnehmer erfolgt.

Dennoch hat der Arbeitgeber ein Recht auf Vorsteuerabzug auf den von ihm gezahlten Kaufpreis sowie auf anfallende Reparaturkosten (BMF-Schreiben vom 07.02.2022, Az.: III C 2 – S 7300/19/10004:001).

Nehmen wir an, als Arbeitgeber stellen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Rad im Rahmen des Arbeitsverhältnisses – aber nicht zusätzlich – zur Verfügung. Die unverbindliche Preisempfehlung für das Fahrrad beträgt 499 Euro. Dann setzen Sie in der Lohnabrechnung als Bemessungsgrundlage für die Ein-Prozent-Methode den auf volle 100 abgerundete Kaufpreis an, in diesem Fall also 400 Euro. 1 Prozent von 400 Euro ergibt 4 Euro. Hiervon sind 25 Prozent geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung, also 1 Euro. Die im Lohnsteuerrecht üblichen Erleichterungen durch Ansatz von 50 Prozent oder 25 Prozent des Werts der Ein-Prozent-Regelung greifen für die Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer nicht. Hier ist immer der volle Wert der Ein-Prozent-Regelung anzusetzen. Bei einer Fahrradüberlassung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn ist keine Lohnversteuerung vorzunehmen.

Umsatzsteuerrechtlich findet keine Berechnung statt, da der Kaufpreis des überlassenen Rads nicht die Nichtaufgriffsgrenze von 500 Euro erreicht.

Können Sie als Unternehmen mit E-Mobilität Steuern sparen?

Langsam, aber sicher scheint der Motor der E-Mobilität in Deutschland anzuspringen. Offenbar geht das Konzept der Regierung auf, die Bürger zum Kauf von E-Autos zu bringen. Dazu gehören steuerliche Anreize. Steuern sparen mit E-Mobilität kann für Sie als Arbeitgeber zentral sein. Für mehr Informationen dazu empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres Beitrages „E-Mobilität: So sparen Sie Steuern“. Dazu gehört die genaue Angabe, um was für eine Fahrt es sich handelt: in welchem Jahr? Während Homeoffice? In der Fahrgemeinschaft? Pauschale ist nicht gleich Pauschale. Der Teufel steckt in der Detailfrage. Die neuesten Antworten interessieren Sie als Unternehmen wie Ihren Arbeitnehmer und sind zusammengefasst in dem Beitrag „Entfernungspauschale – So berechnen Sie sie richtig!“.

Autor*in: Franz Höllriegel