Fachbeitrag | Beitrag aus „Die GmbH von A-Z (smartPilot)“ 16.12.2015

Das Mahnwesen optimieren

Wenn von vornherein darauf geachtet wird, dass keine hohen Außenstände entstehen, können Zahlungsausfälle auch keine dramatischen Wirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Ein wesentliches Instrument, mit dem Sie dieses Ziel erreichen können, ist ein optimiertes Mahnwesen.

Mahnungen nicht persönlich nehmen

Mahnungen bei Überschreitung der Zahlungsziele müssen für Ihre Kunden etwas völlig Normales sein. Geben Sie deshalb den Kundenbetreuern kein Einspruchsrecht im Mahnverfahren – eine Mahnung geht, wenn das Zahlungsziel überschritten ist, auf jeden Fall raus, auch wenn dies u.U. eine schwierige Situation eines Kundenbetreuers noch weiter verschärfen kann.

Sind Ihre Kunden jedoch an sofortige Mahnungen gewöhnt, werden sie Ihnen das nicht übel nehmen, sondern das als Teil der Routine einer Geschäftsbeziehung nehmen. Kommen auf solche Mahnungen dennoch negative Reaktionen, hinterfragen Sie diese höflich und sachlich, aber bestimmt: „Ich hoffe, wir haben keinen Fehler gemacht. Können Sie mir erklären, wo unser Fehler liegt?“

Nachverfolgung sichern

Meldet sich auf eine Mahnung innerhalb von drei Tagen niemand, muss eine Reaktion Ihres Unternehmens erfolgen. Diese kann in einem Anruf oder einem Fax erfolgen: „Leider haben wir auf unsere Mahnung vom (…) keine Reaktion erhalten.“ Kündigen Sie dann die nächste Mahnstufe an und bitten Sie um Kontaktaufnahme. Eine „Vogel-Strauß-Politik“ bei Kunden kontern Sie mit konsequenten Kontaktaufnahmen nicht nur beim zuständigen Sachbearbeiter, sondern …

Autor: Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa (Die Rechtsanwältin ist Autorin zahlreicher Fachbücher und unsere Expertin für Rechtsthemen.)

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