15.01.2019

Compliance – So gehen Sie als Arbeitgeber am besten vor!

Datenschutz, Korruption, Haftung, Kartelle, Geldwäsche – das Spektrum an Compliance-Risiken war kaum größer. Unternehmen sind zwar sensibler für sie. Doch die beste Compliance nützt nichts, wenn sie nicht von den Mitarbeitern gelebt wird. Arbeitgeber sind hier in der Pflicht.

Compliance

Compliance – Was ist das eigentlich?

Compliance ist Englisch und kommt von to comply, einhalten, befolgen. Im Kern bedeutet es also erst einmal nur Einhaltung, und zwar von gesetzlichen Bestimmungen und unternehmenseigenen Regeln und Geboten, aber auch von ungeschriebenen Gesetzen oder solchen, die früher nicht als Verbote gesehen wurden. So galt beispielsweise Bestechung oder Schmiergeld in vielen Entwicklungs- oder Schwellenländern in der Vergangenheit lange Zeit durchaus nicht als anstößig. Um an Aufträge zu kommen, nutzten deswegen auch Unternehmen der Industrieländer sie dort ausgiebig.

Die Sitten änderten sich. Im In- und Ausland gerieten Praktiken wie Bestechungen, Schmiergeldzahlungen, Hinterziehung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen usw. immer mehr in ein negatives Licht. Was früher vielleicht noch als Kavaliersdelikt durchgegangen sein mochte, wandelte sich zu regelrechter Straftat. Zahlreiche Skandale zeigten zudem, dass geltende Gesetze häufig missachtet wurden, im Ausland und daheim im eigenen Land. Zunehmend sahen sich Führungsebenen der Unternehmen im Fokus der Kritik, ihr Haftungsrisiko stieg, hohe Bußgelder und damit einhergehende Imageverluste drohten den Unternehmen. In den Unternehmen setzte ein Umdenken ein. Die Einrichtung von Compliance-Strukturen im Unternehmen schaffte es in die Chefetagen. Mittlerweile ist sie als wichtige Managementaufgabe anerkannt. Unternehmen sehen sie als Grundlage für eine positive Unternehmenskultur an.

Welche Prioritäten setzen Sie als Arbeitgeber?

Zur Beantwortung dieser Frage benötigen Sie zunächst einmal einen Überblick über mögliche Compliance-Aspekte:

  • Welche Arten von Compliance-Verstößen können bei Ihnen im Betrieb vorkommen?
  • Welche Verstöße begehen Mitarbeiter oder das Management zum Wohle Ihres Unternehmens, welche zu seinen Lasten, z. B. durch Diebstahl, Annahme von Bestechungsgeldern oder Werksspionage? Compliance heißt Verhindern und Aufdecken jeglicher Art von Gesetzesverstößen, nicht nur der einen oder anderen Art.
  • Welche Risiken können dadurch entstehen?
  • Welche branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten gibt es?

Auf diese Fragen müssen Sie zunächst einmal Ihr Unternehmen abklopfen. Daraus entwickeln Sie in Ihrem Unternehmen Verhaltens- oder Ethikrichtlinien, den sogenannte Code of Conduct. Daraus ergibt sich, welches Verhalten Ihrer Mitarbeiter erlaubt oder erwünscht und welches verboten oder nicht akzeptiert ist.

Welche Rolle spielt das Arbeitsrecht bei der Compliance?

Eine sehr wichtige. Das Arbeitsrecht ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Compliance-Struktur. Die Beschäftigung von Arbeitnehmern berührt eine ganze Reihe von Gesetzen, deren Verstoß schwerwiegende straf- oder ordnungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Als einschlägig wären hier beispielsweise zu nennen die Gesetze zu:

  • Arbeitszeit (ArbZG),
  • Arbeitsschutz (ArbSchG),
  • Jugendarbeitsschutz (JArbSchG),
  • Mutterschutz (MuSchG),
  • Elternzeit (BEEG),
  • Antidiskriminierungsrecht (AGG),
  • Arbeitnehmerüberlassung (AÜG),
  • Scheinselbstständigkeit (SGB IV),
  • Sozialversicherung (SGB IV bis SGB VII),
  • Beschäftigtendatenschutz (BDSG).

Wie führen Sie Compliance-Regelungen in Ihrem Betrieb ein?

Das Arbeitsrecht gibt Ihnen die Rahmenbedingungen dafür vor. Grundregel, die schon die Alten Römer beherzigten: Nulla poena sine lege, keine Strafe ohne Gesetz. Will auf heutige Verhältnisse übertragen heißen: Sie können bei Verstößen keine Maßnahmen zur Einhaltung oder Sanktionen ergreifen, wenn Sie nicht vorher für alle Mitarbeiter verbindliche Regelungen geschaffen haben.

Um nun Compliance-Regelungen verbindlich in die konkreten Arbeitsverhältnisse einbeziehen zu können, haben Sie als Arbeitgeber in erster Linie die folgenden drei Möglichkeiten:

  • Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung (GewO),
  • Aufnahme in den Arbeitsvertrag,
  • Abschluss von Betriebsvereinbarungen, wenn Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat.

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Was bedeutet „Ausübung des Weisungsrechts“?

Das Weisungsrecht gibt Ihnen als Arbeitgeber das Recht, die arbeitsvertraglichen Pflichten der Arbeitnehmer festzulegen und zwar hinsichtlich der Ausführung der Tätigkeit, in Bezug auf die Ordnung und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb. Ihr Weisungsrecht findet seine Grenzen in arbeitsvertraglichen oder gesetzlichen Regelungen, betreffenden Bestimmungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen. Als Arbeitgeber können Sie grundsätzlich Weisungen zu folgenden Sachverhalten mit Compliance-Bezug erteilen:

  • Einhaltung von Nebentätigkeits- und Wettbewerbsverboten,
  • Verbot der Annahme von Geschenken und Leistungen aus dienstlichem Anlass auch ohne das Eingreifen strafrechtlicher Vorschriften,
  • Vermeidung von Interessenkonflikten,
  • Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht,
  • Pflicht zur Anzeige auch von erst drohenden Personen-, Sach- oder Vermögensschäden.

Doch Vorsicht! Als Arbeitgeber haben Sie kein Weisungsrecht bei der Aufstellung von Verhaltensregeln für den außerdienstlichen Bereich. Hier setzt Ihnen als Arbeitgeber das allgemeine Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter Grenzen. Was Ihr Mitarbeiter privat macht, ist in der Regel nicht Ihre Sache als sein Arbeitgeber.

Wann empfiehlt sich die Änderung des Arbeitsvertrages?

Das kann erforderlich werden, wenn Sie als Arbeitgeber beabsichtigen, Compliance-Regelungen einzuführen, die zum Teil nicht durch das Weisungsrecht gedeckte Bestimmungen enthalten. Ist Ihr Mitarbeiter damit einverstanden, sollten Sie weiter kein Problem haben. Auch bei Neueinstellungen dürften Compliance-Regelungen zum Bestandteil des Arbeitsverhältnisses keine Schwierigkeiten bereiten.

Etwas anderes ist es, wenn Ihr Mitarbeiter im bestehenden Arbeitsverhältnis nachträgliche Compliance-Regelungen ablehnt. In einem solchen Fall müssten Sie als Arbeitgeber eine Änderungskündigung aussprechen. Aber das wird Ihnen wohl nur in Ausnahmefällen gelingen; denn eine solche Kündigung müssen Sie hinreichend begründen. Und das ist nicht immer so einfach. So wie Arbeitsverträge unterliegen auch vertraglich vereinbarte Compliance-Regelungen den Vorschriften über Allgemeine Geschäftsbedingungen (sogenannte AGB-Kontrolle). Demnach dürfen solche Regelungen Ihren Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen. Überdies müssen sie so klar und bestimmt sein, dass sie auch für juristische Laien transparent und verständlich sind.

Wann kommt der Betriebsrat ins Spiel?

Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, können Sie als Arbeitgeber mit ihm eine Betriebsvereinbarung zu Compliance-Regelungen treffen. Solche Betriebsvereinbarungen bieten Ihnen als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter eine eigene Vereinbarung treffen müssen. Die Regelungen können Sie jederzeit ändern, sogar zum Nachteil der Arbeitnehmer. Aber in jedem Fall geht das nur unter Mitwirkung und mit Zustimmung des Betriebsrates.

Wie sorgen Sie für die Einhaltung Ihrer Compliance-Regelungen?

Klar ist: die schönste Regel nutzt nichts, wenn sie niemand einhält. Ihre Mitarbeiter müssen die Regeln einhalten. Dazu gehört, dass Sie als Arbeitgeber Verstöße aufdecken. Überwachung ist deshalb unumgänglich. Doch auch sie hat Grenzen. Sie finden sich insbesondere im allgemeinen Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter sowie den Vorschriften für den Datenschutz (Bundesdatenschutzgesetz BDSG und Datenschutzgrundverordnung DSGVO). Nach DSGVO können bei Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen sehr hohe Bußgelder drohen. Vor diesem Hintergrund ist von Alleingängen dringend abzuraten. Vielmehr sollten Sie als Arbeitgeber vor der Einführung von Überwachungsmaßnahmen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder einen externen Berater hinzuziehen.

Haben Sie als Arbeitgeber bei einem Mitarbeiter einen Verstoß gegen Compliance-Regelungen festgestellt, kann die Sanktion nicht ausbleiben. Zunächst werden Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter abmahnen. Fruchtet dies nicht, können Sie eine Kündigung in Betracht ziehen. Dabei berücksichtigen Sie die allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätze. Sie prüfen in jedem Einzelfall die Schwere des Verstoßes und wägen die gegenseitigen Interessen ab. Bedenken Sie, dass bei Compliance-Verstößen häufig nicht ein Einzelner als Täter in Betracht kommt, sondern mehrere Beschäftigte auf unterschiedlichen Hierarchieebenen beteiligt sein können. Als Arbeitgeber können Sie also zu ganz unterschiedlichen Bewertungen eines Verstoßes gelangen. Um komplexe Compliance-Verstöße aufzuklären, empfiehlt sich die Aufnahme einer sogenannten Kronzeugenregelung in die Compliance-Regeln. Damit können Sie als Arbeitgeber die Mitwirkung von Mitarbeitern an einer Aufdeckung durch Straffreiheit honorieren.

 

Autor: Franz Höllriegel