19.04.2022

Beurteilungsgespräche richtig führen

Leistung beurteilen, seelisch aufbauen – das verlangt Ihnen als Personaler Geschick ab. Transparenz und Verlässlichkeit sind im Gespräch zur Beurteilung Ihres Mitarbeiters gefragt. Das ist wichtig für ihn wie für Sie als Führungskraft. Bereiten Sie sich also gut darauf vor!

Beurteilungsgespräche richtig führen

Was soll das überhaupt: ein Beurteilungsgespräch?

Sehr viel, vor allem für Sie als Führungskraft. Sie können das Potenzial jedes Mitarbeiters nur erfolgreich ausschöpfen unter der Voraussetzung, dass Sie Ihr Personal regelmäßig anhand seiner Stärken und Schwächen beurteilen. Aus diesem Grund nehmen Beurteilungsgespräche für Sie als Unternehmen eine zunehmend wichtigere Rolle ein. Beurteilungsgespräche sollten Sie in Ihrem Unternehmensumfeld ganz oben ansiedeln. Richtig umgesetzt kann eine Personalbeurteilung dazu beitragen, Ihr Employer Branding positiv zu verändern. Ist Ihr Unternehmen als offener, fairer und strukturierter Betrieb bekannt, so unterstützt dies die Recruiting-Bemühungen im Wettbewerb um die besten Talente und Fachkräfte.

Wie oft führen Sie als Personaler ein Beurteilungsgespräch mit Ihrem Mitarbeiter?

Je regelmäßiger Sie ein Beurteilungsgespräch führt, desto besser. Das hat ein paar Vorteile:

  • Ihnen als Unternehmen kommt das genauso zugute wie Ihrem Mitarbeiter. Sie können seine Fähigkeiten so eher richtig einschätzen und weiterentwickeln.
  • Ihr Mitarbeiter kann so leichter sein volles Potenzial entfalten.
  • Die persönliche und berufliche Entwicklung wird
    • transparent,
    • nachvollziehbar
    • vorhersehbar.

Wie führen Sie ein Beurteilungsgespräch mit Ihrem Mitarbeiter?

Ganz wichtig ist:

  • als Management schenken Sie jedem Gespräch genügend Aufmerksamkeit. Sonst treten die genannten Vorteile kaum ein.
  • Arbeiten Sie deswegen für das Gespräch ein Konzept und den Ablauf des Gespräches gut aus. Eine genaue Vorbereitung ist das A und O für den Erfolg des Gespräches.
  • Sorgen Sie als Personaler oder Führungskraft für eine den vereinbarten Abläufen entsprechende professionelle Durchführung.
  • Wichtiger Erfolgsfaktor: System zur Leistungsbeurteilung

Wozu dient ein System zur Leistungsbeurteilung?

Es sorgt für feste Strukturen für Beurteilungen und entsprechende Gespräche. Ihnen als Führungskraft wie auch Ihrem Mitarbeiter bietet es Sicherheit.

  • Binden Sie entsprechend Ihren Mitarbeiter ein!
  • Falls vorhanden, beteiligen Sie Ihren Betriebsrat nach Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Legen Sie bei der Gelegenheit gleich den Prozess in einer Betriebsvereinbarung fest! Ein System zur Leistungsbeurteilung funktioniert nur, wenn Sie als Geschäftsleitung dessen Konzeption mittragen.
  • Stellen Sie das System nach der Einbindung der Beschäftigten im Einzelnen Ihrer Belegschaft vor!
  • Holen Sie sich für die Konzeption und Umsetzung des Systems externes Know-how!

Merke: Das beste System ist nur so viel wert, wie die gesamte Belegschaft von Ihnen als Geschäftsleitung und als anwendende Führungskraft bis hin zu Ihren Mitarbeitern die in ihm geregelten Schritte befolgt.

Was beachten Sie als Führungskraft bei der Vorbereitung?

Da wartet auf Sie einiges an Arbeit, wenn Sie Ihre Mitarbeiter fair beurteilen wollen. Das beginnt bei der Beobachtung. Sie sollte über einen längeren Zeitraum erfolgen. Es ist nicht damit getan, den Termin festzulegen, sondern:

  • Besprechen Sie vor jedem Gespräch mit dem Beschäftigten die wichtigen Punkte gemeinsam:
    • Anforderungen
    • Erwartungen
    • Ziele
    • Standards
  • Legen Sie dafür Kriterien verbindlich fest! Damit jeder weiß, woran er ist, halten Sie diese Faktoren zwischen Ihnen als Führungskraft und Ihrem Mitarbeiter schriftlich fest!
  • Klären sie vorher ab, was Sie im Vorfeld z. B. beim letzten Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart haben! Das gehört zur Vorbereitung des Beurteilungsgespräches.
  • Ermitteln Sie als Führungskraft, ob die Anforderungen und Erwartungen erfüllt sind und woran Sie das festmachen können.
  • Entscheiden Sie außerdem, ob Sie die Ziele, die Sie sich gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter gesetzt haben, erreicht haben.

Was sind die Ziele des Beurteilungsgespräches?

Das Beurteilungsgespräch dient, auch damit er sich selbst einordnen kann, insbesondere dazu,

  • Ihrem Beschäftigten ein Feedback zu geben über:
    • seine Leistungen,
    • Arbeitsergebnisse und
    • sein Verhalten
  • seine Stärken und Schwächen zu erkennen,
  • die Details der Beurteilung durchzusprechen
  • Übereinstimmungen, aber auch Abweichungen in der Beurteilung zu klären,
  • das weitere Vorgehen und die nächsten Schritte zu entwickeln und festzulegen, damit der Beschäftigte seine Leistungen steigern kann.

Als versierte Führungskraft vergleichen Sie Ihren Mitarbeiter während oder vor dem Gespräch nicht mit anderen Mitarbeitern.

Tipp der Redaktion

Ganz gleich, ob Sie Fragen zu Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen oder Ihrem Führungsstil haben: „Führung & Management“ hilft praxisnah und zuverlässig. Erfolgreich als Führungskraft und Manager – So meistern Sie die Herausforderungen und optimieren das Unternehmen!

Welche Schritte unternehmen Sie während des Beurteilungszeitraums?

Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung des Gesprächs:

  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig Feedback über ihre Leistung! Je genauer Sie als Führungskraft darlegen, was Ihre Beschäftigten gut gemacht haben und wo noch Schwächen liegen, desto gehaltvoller gestalten Sie das Gespräch. Dabei kommt ein konstruktiver und wertschätzender Ton besonders gut an. Deshalb braucht – und sollte – berechtigte und nachvollziehbare Kritik nicht zu kurz kommen.
  • Machen Sie sich während Beurteilungszeitraums Notizen!
  • Überlegen Sie als Führungskraft, zu welchen Gelegenheiten und Ereignissen Sie Ihre Mitarbeiter beobachten können! So erhalten Sie messbare Ergebnisse als Grundlage für Ihre Beurteilung.
  • Tun Sie dies aber nicht nur zufällig! Das könnte zu einer willkürlichen und möglicherweise unfairen Wahrnehmung führen.
  • Dokumentieren Sie Ihre Beobachtungen! Fertigen Sie als Führungskraft sich immer wieder entsprechende Notizen an.
  • Planen Sie einen längeren Zeitraum für die Beobachtungen ein, z. B. über das gesamte oder halbe Jahr hinweg von Gespräch zu Gespräch! Beginnen Sie damit nicht erst kurz vor dem Termin für das Mitarbeitergespräch.
  • Ziehen Sie Ihre vielfältig vorhandenen weiteren Unterlagen zur Beurteilung heran, wie z.B.:
    • Leistungen Ihres Mitarbeiters im Einzelnen
    • eine Einschätzung seines gesamten Verhaltens.
  • Sollten Sie in der Vorbereitung noch weitere Informationen benötigen, kann es helfen, vertrauliche Gespräche mit anderen Personen, Kollegen, Projektleitern oder andere Vorgesetzten zu führen.
  • Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter in der Einladung zum Gespräch mit, worum es dabei gehen soll und wie der Ablauf sein wird!
  • Machen Sie Angaben dazu, wie sich Ihr Mitarbeiter vorbereiten kann, etwa indem sie eine Selbsteinschätzung abgeben.

Was beachten Sie während des Termins?

Ganz wichtig: Bringen Sie als Führungskraft ausreichend Zeit für das Gespräch mit! Störungen und Ablenkungen vermeiden Sie besser. Mitarbeiter sind vor dem Beurteilungsgespräch in der Regel aufgeregt. Da bewirkt eine freundliche und positive Atmosphäre Wunder, um die Lage zu entspannen:

  • Suchen Sie das Gespräch auf Augenhöhe!
  • Bleiben Sie konstruktiv! So fällt es Ihrem Mitarbeiter leichter, Kritik anzunehmen. Insgesamt sollte es Ihr Ziel als Führungskraft sein, trotz Hierarchie einen Dialog mit dem Beschäftigten zu führen. Wenn er zurückhaltend ist, ermutigen Sie ihn, seine Sicht der Dinge zu schildern. Dies hilft Ihnen als seinem Vorgesetzten ebenfalls. Sie können so neue Erkenntnisse und Informationen gewinnen.
  • Widmen Sie sich zunächst dem Ist-Zustand! Ihr Beurteilungsgespräch soll ja in erster Linie die derzeitige Lage analysieren.
  • Starten Sie mit den positiven Befunden!
  • Loben Sie Ihren Mitarbeiter ausdrücklich! Erwähnen Sie z. B.
    • erfolgreich absolvierte Projekte,
    • Entwicklungen, die er seit dem letzten Gespräch gemacht hat.
  • Danach ist Gelegenheit, Kritisches anzusprechen. Aber bleiben Sie unbedingt konstruktiv!
  • Zentral für den weiteren Verlauf der Entwicklung Ihres Mitarbeiters wird sein, wie genau er nach dem Termin weiß:
    • wo steht er?
    • was war positiv?
    • wo besteht Besserungspotential?

Was ist für die Nachbereitung des Gespräches zu beachten?

Das Schaffen einer konkreten Entwicklungsperspektive. Das ist nach der Ist-Analyse zweiter Hauptzweck des Beurteilungsgesprächs. Als Führungskraft legen Sie daher zusammen mit Ihrem Mitarbeiter Maßnahmen fest für die weitere positive Entwicklungen. Die vereinbarten Ziele sollten dabei überschaubar bleiben, sonst könnten sie nicht erreicht werden oder Ihr Mitarbeiter zu sehr unter Druck gesetzt fühlen.

Des Weiteren ist es für den Erfolg der Entwicklungsmaßnahmen unerlässlich, Ihren Mitarbeiter bei der Zielerreichung zu unterstützen. Er sollte stets Ansprechpartner und Unterstützer haben, an die er sich wenden kann.

Schließlich kommen Sie als Führungskraft auch hier nicht umhin, Ablauf und Ergebnisse des Gespräches schriftlich festzuhalten:

  • ihre eigene Einschätzung als Vorgesetzter,
  • die Meinung Ihres Mitarbeiters, egal ob zustimmend oder kritisch.
  • Ihr Mitarbeiter hat dabei das Recht, ihrer Beurteilung schriftlich zu widersprechen. Diesen Widerspruch nehmen Sie zur Personalakte.
  • Beachten Sie hierbei den Datenschutz! Schränken Sie den Zugang zu diesen Informationen soweit möglich ein! Dabei ist zu beachten, dass seit 2018 eine neue Datenschutzgrundverordnung europaweit gilt. Die Datenflut überschwemmt die Unternehmen regelrecht. Mit der Digitalisierung steigt ihre Masse an. Unternehmen erfassen, verarbeiten und speichern Daten. Das erfordert eine Ausweitung des Datenschutzes. Alles Wissenswerte finden Sie dazu in unserem Beitrag „EU-DSGVO rückt Datenschutz in den Fokus“.

Was sollten Sie in Bezug auf die Personalakte noch beachten?

Die Personalakte soll ja ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild Ihres Arbeitnehmers vermitteln. Aus diesem Grund kann er die Entfernung einer rechtmäßigen Abmahnung in der Regel nicht verlangen. Selbst wenn sich Ihr Mitarbeiter über längere Zeit nach der Abmahnung beanstandungsfrei betragen hat. Die Rechtsprechung sieht dann allerdings einen Verlust der Wirkung als Kündigungsvoraussetzung. Was dabei alles zu beachten ist, lesen Sie in unserem Beitrag „Wann müssen Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden?“.

Als Führungskraft werden Sie besonders ein Auge auf Ihren Vertrieb haben. Auch ihn werden Sie beurteilen. Hierbei können Ihnen Kennzahlen wichtige Hilfe leisten. Welche und wie Sie damit umgehen, haben wir für Sie in unserem Beitrag „So nutzen Sie Kennzahlen zur Steuerung Ihres Vertriebs“ zusammengestellt. Selbstverständlich haben Sie darin ein weiteres Mittel, Ihr Beurteilungsgespräch mit Fakten zu untermauern.

Autor*in: Franz