Fachbeitrag | Beitrag aus „Die GmbH von A-Z (smartPilot)“ 16.12.2015

Arbeitszeugnis: Was bei Verlust und Beschädigung gilt

Geht das Zeugnis verloren oder wird es beschädigt, muss der Arbeitgeber ein neues Zeugnis ausstellen. Das basiert auf der Fürsorgepflicht, die auch über das Vertragsende hinaus wirkt. Dabei kommt es nicht darauf an, wer das Zeugnis beschädigt hat oder ob der Arbeitnehmer den Verlust zu vertreten hat. Entscheidend ist allein die Frage, ob dem Arbeitgeber zugemutet werden kann, ein neues Zeugnis auszustellen.

In aller Regel stellt ein Ersatzzeugnis für ihn kein Problem dar, da Zeugniskopien meistens abgelegt und aufbewahrt werden. Allerdings je mehr Zeit vergangen ist, seit der Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen hat, desto unzumutbarer wird die erneute Zeugnisausstellung für den Arbeitgeber. Das Ersatzzeugnis ist als Originalzeugnis ohne Vermerke wie „Zweitausfertigung“ oder „Ersatzausfertigung“ zu erstellen. Ebenso darf keine Kopie des alten Zeugnisses gemacht werden, die dann mit einem Beglaubigungsvermerk versehen wird.

Mit der Originalausstellung ist gemeint, dass der Arbeitgeber möglichst so verfährt, als würde er das Zeugnis jetzt zum ersten Mal ausstellen, allerdings ein Datum aus der Vergangenheit verwendet. Wichtig ist dabei, dass es bei Ersatzausstellung nie um Neuformulierungen, sondern nur um eine Neuerteilung geht. Eine Abschrift des vorhandenen, vielleicht beschädigten Zeugnisses reicht dazu ebenso aus wie die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.

Für Arbeitszeugnisse gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungspflicht und auch keine Aufbewahrungsfrist. Deshalb …

Autor: Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa (Die Rechtsanwältin ist Autorin zahlreicher Fachbücher und unsere Expertin für Rechtsthemen.)

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