03.04.2019

Arbeitslohn versehentlich gezahlt: Ist die Rückzahlung steuerpflichtig?

Aus Versehen haben Sie einem Mitarbeiter zu viel Arbeitslohn gezahlt. Dass er ihn zurückzahlt, ist klar. Doch wie müssen Sie dies steuerrechtlich behandeln? Ein weites Feld für viele Zweifelsfälle.

Rückzahlung Arbeitslohn

Plötzlich mehr Geld auf dem Konto – muss Ihr Mitarbeiter es zurückzahlen?

Natürlich haben Sie nur anständige Mitarbeiter – und die würden das doch sicher zurückzahlen. Aber auch anständige Mitarbeiter laufen nicht fortwährend mit ihren aktuellen Kontoauszügen unterm Arm herum. Grundsätzlich sind sie ja nicht verpflichtet, jeden Monat ihre Gehaltsabrechnung zu überprüfen. „Zeit Online“ zitiert dazu ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen (Az.: 9 Sa 1560/06).

Allerdings muss man zu Unrecht erhaltenes Geld wieder zurückgeben. Das steht ebenfalls im Gesetz, in § 812 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Das gilt auch für zu viel gezahltes Gehalt. Wissen Sie als Arbeitgeber aber schon bei der Überweisung, dass Sie zu viel Gehalt zahlen, so muss Ihr Arbeitnehmer das zu viel gezahlte Geld nicht zurückzahlen, beispielsweise wenn Sie als Arbeitgeber einen Wochenendzuschlag zahlen, obwohl Sie wissen, dass Ihr Mitarbeiter in diesem Abrechnungszeitraum gar nicht am Wochenende gearbeitet hat. Das gilt jedoch nur, so der Hamburger Rechtsanwalt Hamza Gülbas von der auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei Pöppel, wenn der Arbeitgeber selbst gehandelt hat.

Anders sieht es laut „Zeit Online“ aus, wenn etwa die Buchhaltung des Unternehmens oder ein externes Lohnbüro den Fehler verursacht. Dann nämlich hat der Arbeitgeber keine Kenntnis darüber, dass zu viel Gehalt gezahlt wurde. Und dann müssen Mitarbeiter diese Summe zurückzahlen. Unterstützung erhalten Arbeitgeber hier vom Bundesarbeitsgericht (Az.: 5 AZR 648/09).

Ihr Mitarbeiter zahlt Lohn zurück. Bekommt er auch Lohnsteuer zurück?

Bevor wir diese Frage beantworten können, müssen wir noch etwas klären: Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter versehentlich Lohn für geleistete Arbeit überwiesen haben, hat er mit Eingang des Geldes auf seinem Konto Arbeitslohn erhalten. Den muss er versteuern. Im Gegensatz zu seinem regulär erhaltenen Arbeitslohn, steuerrechtlich eine „positive Einnahme“, sind Arbeitslohnrückzahlungen für die Finanzbehörden „negative Einnahmen“ des Arbeitnehmers. Negativer Arbeitslohn kann auch dann vorliegen, wenn der Arbeitnehmer an Sie als Arbeitgeber nicht steuerbaren Arbeitslohn zurückzahlen muss, z. B. in Gestalt von durch Sie aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse aufgewendeten Fortbildungskosten, weil Ihr Arbeitnehmer vor Ablauf der vereinbarten Frist aus dem Unternehmen ausscheidet (vgl. Schönfeld/Plenker, Lexikon Lohnbüro 2018).

Ihr Mitarbeiter kann negativen Arbeitslohn:

  • entweder tatsächlich zurückzahlen oder
  • Sie als sein Arbeitgeber verrechnen ihn mit noch zu zahlendem Arbeitslohn.

Die Rückzahlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn wirft in der Praxis häufig Zweifelsfragen auf.

Jetzt kommt es darauf an: wann hat Ihr Mitarbeiter den von Ihnen zu viel erhaltenen Arbeitslohn zurückgezahlt? Wenn erst später, muss er ihn in dem Jahr, in dem er ihn erhalten hat, zunächst versteuern. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) bereits 2006 entschieden (vgl. u. a. BFH-Urteil vom 04.05.2006, Az.: VI R 17/03).

Rückwirkend können Sie als Arbeitgeber die Rückzahlung nur bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit seinem positiven Arbeitslohn verrechnen. Ist Ihnen das nicht mehr möglich, kann Ihr Finanzamt die tatsächliche Rückzahlung auch erst im Folgejahr lohnsteuerlich berücksichtigen. Der Grund der Rückzahlung sowie die ursprüngliche steuerliche Belastung der nunmehr zurückgezahlten Bezüge ist ohne Bedeutung. Lohnsteuerrechtlich sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Rückzahlung maßgeblich. Das kann dazu führen, dass die Steuerminderung durch die Lohnrückzahlung höher oder niedriger ist als der ursprüngliche Lohnsteuereinbehalt.

Übersicht: Rückzahlungs-Szenarien

Bei der Rückzahlung von Arbeitslohn sind folgende Szenarien denkbar:

Rückzahlung von Arbeitslohn, © WEKA Media GmbH & Co KG

So verrechnen Sie die Rückzahlung bei bestehendem Arbeitsverhältnis

Sofern Ihr Mitarbeiter bei Rückzahlung von Arbeitslohn noch in einem Dienstverhältnis zu Ihnen als Arbeitgeber steht, kommen folgende Möglichkeiten in Betracht:

  • Sie als Arbeitgeber können die Lohnsteuerberechnung für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume desselben Kalenderjahres bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wieder aufrollen. Die sich bei dieser Rückrechnung ergebenden Überzahlungen erstatten Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter.
  • Sie als Arbeitgeber können die zurückgezahlten Beträge vom laufenden Arbeitslohn kürzen. Hierbei berechnen Sie die Lohnsteuer nur von dem die zurückgezahlten Beträge übersteigenden Arbeitslohn.
  • Die Rückzahlung größerer Beträge kann dazu führen, dass Sie als Arbeitgeber den zurückgezahlten Arbeitslohn nicht in voller Höhe vom laufenden Arbeitslohn eines Lohnzahlungszeitraums kürzen können. In diesen Fällen können Sie als Arbeitgeber die Rückzahlung für Zwecke der Steuerberechnung auf mehrere künftige Lohnzahlungszeiträume verteilen.
  • Sie als Arbeitgeber können die Rückzahlung auch bei einem Lohnsteuerjahresausgleich, den Sie für Ihren Mitarbeiter durchführen, vom steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn absetzen. Bezieht sich die Rückzahlung auf frühere Kalenderjahre, können Sie ebenfalls den zurückgezahlten Arbeitslohn vom laufenden Arbeitslohn kürzen.

Tipp der Redaktion

Dieser Beitrag beruht auf einem Artikel aus dem „Lohn und Gehaltsprofi AKTUELL“ (Ausgabe 01/2019)

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Und was ist, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht?

Dann können Sie als Arbeitgeber bei Ihrem Finanzamt beantragen, den zurückgezahlten Betrag als Lohnsteuerabzugsmerkmal in Form eines Freibetrags zu bilden, damit ihn der neue Arbeitgeber Ihres einstigen Mitarbeiters berücksichtigen kann. Ihr früherer Arbeitnehmer kann aber auch den zurückgezahlten Betrag bei seiner persönlichen Einkommensteuerveranlagung als negative Einnahme geltend machen.

Übrigens: Rückzahlungen von Arbeitslohn lösen lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich unterschiedliche Folgen aus. Die Rückzahlung bei der Lohnsteuer berücksichtigt das Finanzamt erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Abflusses, die Sozialversicherung rückwirkend.

 

Autor: Franz Höllriegel