29.07.2021

Arbeitslohn: So bewertet das Finanzamt Prepaid-Karten und Geschenke

Lohnerhöhung in Geld kassiert das Finanzamt mit. Plastikkarten mit Speicherchip sind kein Geld. Deswegen eignen sie sich als Prepaid-Karten zum Steuernsparen. Auch Geschenke sind bis zu einem bestimmten Wert steuerfrei. Auch hier gilt: es darf kein Geld fließen.

Prepaid-Karten Geschenke

Zuwendungen per Prepaid-Karte

Entgeltliche Zuwendungen kommen nicht zu 100 Prozent bei den Mitarbeitern an. Das führe zu Frustration, klagen Unternehmen. Die Lösung: Prepaid-Karten, z.B. ein „RestaurantPass“ der Firma Sodexo. Folge: zufriedene Mitarbeiter – und erkleckliche Steuerersparnis jedes Jahr. Im Wettbewerb um Arbeitnehmer werben Arbeitgeber manchmal in Stellenausschreibungen mit Gehaltsextras,  sogenannten „Goodies“, wie zum Beispiel Prepaid-Karten im Scheckkartenformat. Damit können Arbeitnehmer bei Akzeptanzpartnern über Einkäufe von Waren und Dienstleistungen bis zu einem zuvor vom Arbeitgeber festgelegten Betrag frei verfügen.

Diese Prepaid-Karten sollen:

  • Mitarbeiter motivieren
  • Mitarbeiter binden
  • Lohnnebenkosten sparen

Mit ähnlichen Argumenten versprechen Entgeltoptimierer wie Sodexo innovative Produkte mit viel Gestaltungsfreiheit.

Profit von Prepaid-Karten

Als Arbeitgeber zahlen Sie mit einer Prepaidkarte Ihren Mitarbeitern lohnsteuer- und beitragsfreien oder pauschal versteuerten Arbeitslohn. Von dem Effekt können beide Seiten profitieren:

  • weniger Lohn- und Lohnnebenkosten
  • intensivere Mitarbeiterbindung
  • größere Motivation durch zusätzliche Anreizen

Vorteil für Ihren Arbeitnehmer:

  • Sachleistung im Idealfall brutto für netto
  • dadurch höheres Nettoeinkommen.

Weiterentwicklung des Warengutscheins

Prepaid, also „im Voraus bezahlt“, entspricht dem früheren Warengutschein. Die Zahlung erfolgt im Voraus bei Aufladung der Karte z. B. online. Anbieter solcher Prepaid-Karten sind Dienstleistungsunternehmen für Guthabenkarten und Essensgutscheine wie z.B.:

  • Tankstellen
  • Shopping-Center
  • Online- Händler

Sie als Arbeitgeber erwerben dabei eine Prepaid-Guthabenkarte und können sie in Höhe von z. B. monatlich 44 Euro aufladen. Ihre Arbeitnehmer können das geladene Guthaben bei einer Vielzahl von Akzeptanzpartnern gegen Einkaufswaren oder Dienstleistungen einlösen. Bargeld fließt dabei nicht.

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Bei der Ladung von Guthaben auf die Prepaidkarte handelt es sich für Sie als Arbeitnehmer um Einnahmen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, d.h., wie eine Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge bestehen sie nicht aus Geld. Sie sind laut Vorschrift „mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort anzusetzen“. Eine Bargeldverfügung ist dabei ausgeschlossen. Damit ist jede Aufladung durch den Arbeitgeber analog einem Gutschein lediglich ein Sachbezug, kein Bezug von Geld.

Wichtig ist der Zuflusszeitpunkt. Der Zufluss erfolgt unabhängig vom Zeitpunkt des Erwerbs der Waren bzw. der Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Er erfolgt bereits mit der monatlichen Übergabe oder Aufladung der Karte, weil der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber einem Dritten erhält (Lohnsteuerrichtlinie LStR R 38.2 Abs. 3 Satz 1). Folglich kann der Arbeitnehmer mehrere Prepaidkarten sammeln und auf einmal einlösen.

44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge

Sie als Arbeitgeber können bei Prepaid-Karten die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge in Anspruch nehmen. Voraussetzung: Sie haben im Arbeitsvertrag festgelegt, dass Ihr Arbeitnehmer von Ihnen als seinem Arbeitgeber nur eine Sachleistung verlangen darf, nicht anstelle dieser auch Barlohn.

Die Gewährung von steuerfreiem oder steuerbegünstigtem Sachbezug ist bei einer Gehaltsumwandlung möglich, wenn Sie die Gehaltsumwandlung vor der Gewährung des Sachbezugs steuerwirksam vereinbart haben. Bei betragsmäßig begrenzten, nachträglichen Kostenerstattungen sowie zweckgebundenen Geldzuwendungen, wie Prepaid-Karten, werden Sachbezüge nicht mit 96 Prozent des Endpreises bewertet (R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR). Das gilt auch dann, wenn eine Prepaid-Karte wie eine Kreditkarte, allerdings ohne die Möglichkeit einer Bargeldabhebung, nutzbar ist.

Besondere Beachtung verdienen folgende Gebühren bzw. Kosten für den Prepaid-Karten-Anbieter:

  • Setup und Aufladen: 44-Euro-Freigrenze für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist durch die Gebühren nicht betroffen (Landesfinanzdirektion Freistaat Thüringen, Mitteilungen zum Lohnsteuer-Arbeitgeberrecht Nr. 3/2015 vom 23.12.2015), Grund: Diese führen nicht zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil.
  • Versand und Handling: Kosten sind in die Prüfung der 44-Euro-Grenze einzubeziehen (Finanzgericht Baden-Württemberg Urteil vom 08.04.2016, Az.: 10 K 2128/14). In Zweifelsfällen beantragen Sie als Arbeitgeber eine Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42e EStG.

Als Arbeitgeber können Sie neben der Sachbezugs-Freigrenze von 44 Euro pro Monat die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten nutzen. Beide Freigrenzen können Sie nebeneinander voll ausschöpfen. Sie werden nicht gegeneinander aufgerechnet.

Beispiel: Prepaidkarte und Shopping-Karte

Als Arbeitgeber schenken Sie Ihrer Sekretärin zum Geburtstag im März eine Prepaid-Karte (Shopping-Karte) über 60 Euro für ein Einkaufscenter. Ferner bekommt sie, wie andere Arbeitnehmer auch, eine Prepaidkarte für 44 Euro. Eine Bargeldauszahlung durch die Akzeptanzstellen schließen Sie aus. Ergebnis:

  • Prepaid-Karte über 60 Euro: steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit.
  • Prepaid-Card über 44 Euro innerhalb der 44-Euro-Freigrenze steuer- und beitragsfrei.

Als schenkender Unternehmer können Sie die Steuern des Beschenkten übernehmen (§ 37b EStG). Abs. 2 dieser Vorschrift regelt das Wahlrecht zur Pauschalierung von Zuwendungen an Arbeitnehmer:

  • betrieblich veranlasst
  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt
  • nicht in Geld bestehend.

Danach können Sie als steuerpflichtiger Unternehmer die auf Sachzuwendungen aus betrieblicher Veranlassung an Geschäftspartner oder Arbeitnehmer entfallende Einkommensteuer pauschal zu 30 Prozent als eigene Steuer übernehmen und abführen. Unter zwei Voraussetzungen:

  • nicht in Geld
  • je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je einzelner Zuwendung nicht mehr als 10.000 Euro

Sozialversicherungspflicht besteht weiter

Sachzuwendungen über 60 Euro an eigene Arbeitnehmer und Arbeitnehmer verbundener Unternehmen sind sozialversicherungspflichtig. Die Pauschalierung nach § 37b EStG könnte insbesondere für Arbeitnehmer mit Spitzensteuersatz (z. B. leitende Angestellte) eine interessante Gestaltungsmöglichkeit darstellen.

Beispiel: Sie als Arbeitgeber übergeben Ihrem konfessionslosen Arbeitnehmer A mit persönlichem Einkommensteuersatz 42 Prozent im Juni eine Prepaid-Karte mit einem Guthaben von 5.000 Euro. Damit kann er bei Akzeptanzpartnern Waren und Dienstleistungen beziehen.

Ergebnis: Bei einem steuerpflichtigen Lohn ohne Prepaid-Karte zahlten Sie als Arbeitgeber 5.000 Euro an Ihren Arbeitnehmer. Dem werden die Einkommensteuer in Höhe von 2.100 Euro (42 Prozent von 5.000 Euro) und der Soli (SoliZ) abgezogen, er bekäme also nur 2.784,50 Euro netto ausgezahlt.

Beispiel: Bei der Zuwendung per Prepaid-Karte in Höhe von 5.000 Euro würden davon 30 Prozent oder 1.500 Euro nach § 37b EstG und der Soli abgezogen, aber von Ihnen als Arbeitgeber übernommen. Sie hätten mithin eine Zahllast von 5.000 Euro zuzüglich der Arbeitnehmerlast von 1.582,50 = 6.582,50 Euro zu tragen, aber Ihr Arbeitnehmer gegenüber der lohnsteuerpflichtigen Variante 2.215,50 Euro mehr in der Tasche. Er käme in den vollen Genuss des Lohns.

ELStAM * § 37b EStG Differenz
– 30%
Gehalt/Guthaben 5.000,00 € 5.000,00 €
ESt – 2.100,00 € – 1.500,00 €
SoliZ – 115,50 € – 82,50 €
Netto Arbeitnehmer 2.784,50 € 5.000,00 € 2.215,50 €
Kosten Arbeitgeber 5.000,00 € 6.582,50 € 1.582,50 €

* ELStAM, Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale, ersetzt seit 2013 die Lohnsteuerkarte.

Steuerliche Behandlung von Geschenken

Eine Prepaid-Karte ist kein Geschenk. Aber ähnlich wie jene, unterliegt dieses in Deutschland einer steuerrechtlichen Behandlung, je nach Anlass verschieden. Ohne besonderen Anlass dürfen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern etwas steuerfrei schenken im Wert von:

  • bis zu 528 Euro im Laufe eines Jahres
  • monatlich nicht mehr als 44 Euro
  • nur Sachen
  • kein Geld direkt.

Ist das Geschenk teurer, wird es auch für Ihren beschenkten Arbeitnehmer teurer.

Auch hier gibt es Freigrenzen. Solche hat der Gesetzgeber geschaffen, damit Ihr beschenkter Arbeitnehmer sein Geschenk nicht als Einkommen versteuern muss. Er zieht folgende Grenzen:

  • Größe des Geschenks: Kleine Aufmerksamkeiten zu Weihnachten sind Sachzuwendungen.

Einstand oder Ausstand von Arbeiternehmern lassen sich Arbeitnehmer gerne etwas kosten. Arbeitgeber schenken ihren Mitarbeitern gerne zu diesen Anlässen etwas. Für das Finanzamt sind das Sachzuwendungen, die Sie als Arbeitgeber in vielen Fällen steuervergünstigt oder sogar steuerfrei gewähren können.

Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber Geschenke nicht vergünstigt gewähren. Ausnahme: Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer von Ihnen als Arbeitgeber. Sie sind durch das Arbeitsverhältnis veranlasst. Ihr Arbeitnehmer erhält damit einen geldwerten Vorteil. Diesen muss er laut Lohnsteuerrichtlinien (LStR) und Lohnsteuerhandbuch (LStH) versteuern. Demnach gehören Geldzuwendungen unabhängig von ihrer Höhe stets zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Ausnahme: Annehmlichkeiten und Gelegenheitsgeschenke des Arbeitgebers. Dabei handelt es sich um Sachzuwendungen von geringem Wert. Sie als Arbeitgeber geben sie Ihrem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses. Für das Finanzamt sind das Aufmerksamkeiten. Sie können als solche steuerfrei bleiben, wenn ihr Wert einschließlich Umsatzsteuer 60 Euro nicht übersteigt (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR, R 19.6 LStR und H 19.6 LStH). Der für die Steuerfreiheit zulässige Wert der Sachzuwendung ist in den Lohnsteuerrichtlinien festgelegt.

Anlass für persönliche Aufmerksamkeit

Für die Steuerfreiheit einer persönlichen Aufmerksamkeit im Anwendungsbereich der 60-Euro-Freigrenze muss es sich handeln um:

  • ein besonderes Ereignis wie, z. B.:
    • Wechsel eines Mitarbeiters in eine neue Firma,
    • Verabschiedung in den Ruhestand
    • Ausstand vom bisherigen Arbeitgeber
  • ein persönliches Ereignis Ihres Arbeitnehmers oder seiner Familienangehörigen

Sie als Arbeitgeber können die auf Ihren Arbeitnehmer entfallende pauschale Einkommensteuer von 30 Prozent als eigene Steuer übernehmen (§ 37b EStG). Voraussetzung wieder:

  • Ihre Zuwendungen bestehen nicht in Geld
  • je Empfänger und Wirtschaftsjahr bzw. pro einzelne Zuwendung Wert nicht mehr als 10.000 Euro
  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Sachleistung.

Beispiel:

  • Ihre Sekretärin geht im Juni in den Ruhestand. Sie kaufen ihr zu diesem Anlass für 50 Euro einen Blumenstrauß im Wert von nicht mehr als 60 Euro: steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit.
  • Sie schenken Ihrem ehemaligen Personalleiter zur Verabschiedung in den Ruhestand im Juni einen Luxuskugelschreiber im Wert von 350 Euro brutto: Sachzuwendung für Ihren Arbeitnehmer in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig, weil im Wert über der Freigrenze von 60 Euro.

Sie als schenkender Arbeitgeber können ihm allerdings die Steuerlast abnehmen. Sie übernehmen für ihn nur die Einkommensteuer von pauschal 30 Prozent und führen diese als Ihre eigene Steuer ab.

Autor: Franz Höllriegel