27.07.2021

Arbeitslohn: Achten Sie als Arbeitgeber auf verschiedene Fallstricke

Nicht alles, was glänzt, ist Arbeitslohn. Das kann unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre Steuerpflicht und Sozialversicherung haben, als Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sollten Sie einen Ausweg zur Entlastung von Steuern überlegen, sei vor einer Nettolohnvereinbarung gewarnt.

Arbeitslohn

Monatliche Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter sind grundsätzlich nicht verpflichtet, jeden Monat ihre Gehaltsabrechnung zu überprüfen (Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen, Az.: 9 Sa 1560/06). Allerdings muss man zu Unrecht erhaltenes Geld zurückgeben (§ 812 des Bürgerlichen Gesetzbuches, BGB). So auch zu viel gezahltes Gehalt. Wissen Sie als Arbeitgeber schon bei der Überweisung beispielsweise eines Wochenendzuschlages trotz Wochenendfrei Ihres betreffenden Mitarbeiters, dass Sie zu viel Gehalt zahlen, muss er dieses nicht zurückzahlen.

Das gilt jedoch nur, wenn Sie als Arbeitgeber selbst gehandelt haben, nicht aber, wenn der Fehler Ihrer Buchhaltung oder dem von Ihnen beauftragten externen Lohnbüro unterlaufen ist. Dann hätten Sie als Arbeitgeber keine Kenntnis über die Fehlzahlung. Folge: Ihr Mitarbeiter zahlt die Fehlsumme zurück (Bundesarbeitsgericht Az.: 5 AZR 648/09).

Geldeingang auf Konto Arbeitslohn

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter versehentlich Lohn für geleistete Arbeit überwiesen haben, entspricht dies mit Eingang auf seinem Konto vom Mitarbeiter zu versteuernder Arbeitslohn. Das Finanzamt unterscheidet mit Blick auf den Arbeitnehmer zwischen:

  • positive Einnahme: regulär erhaltener Arbeitslohn
  • negative Einnahmen:
    • Arbeitslohnrückzahlungen
    • Vom Arbeitnehmer an Sie als Arbeitgeber zurück zu zahlender, nicht steuerbarer Arbeitslohn, z. B. in Form von durch Sie aus überwiegend eigenbetrieblichem Interesse aufgewendeten Fortbildungskosten für einen kurz vor seinem Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen stehenden Arbeitnehmer (vgl. Schönfeld/Plenker, Lexikon Lohnbüro 2018).

Negativen Arbeitslohn:

  • kann entweder Ihr Mitarbeiter tatsächlich zurückzahlen oder
  • können Sie als sein Arbeitgeber mit noch zu zahlendem Arbeitslohn verrechnen.

Die Rückzahlung von steuerpflichtigem Arbeitslohn richtet sich danach, wann Ihr Mitarbeiter den von Ihnen zu viel erhaltenen Arbeitslohn zurückgezahlt hat. Wenn erst später, muss er ihn in dem Jahr, in dem er ihn erhalten hat, zunächst versteuern (vgl. u. a. BFH-Urteil vom 04.05.2006, Az.: VI R 17/03).

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Rückwirkend können Sie als Arbeitgeber die Rückzahlung nur bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit seinem positiven Arbeitslohn verrechnen. Ist Ihnen das nicht mehr möglich, kann Ihr Finanzamt die tatsächliche Rückzahlung erst im Folgejahr lohnsteuerlich berücksichtigen. Lohnsteuerrechtlich sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Rückzahlung maßgeblich, nicht der Grund der Rückzahlung oder die ursprüngliche steuerliche Belastung der nunmehr zurückgezahlten Bezüge. Das kann dazu führen, dass die Steuerminderung durch die Lohnrückzahlung höher oder niedriger ausfällt als der ursprüngliche Lohnsteuereinbehalt.

Rückzahlungs-Szenarien

Bei der Rückzahlung von Arbeitslohn sind folgende Szenarien denkbar:

Rückzahlung von Arbeitslohn
Rückzahlung von Arbeitslohn

Steht Ihr Mitarbeiter bei Rückzahlung von Arbeitslohn noch in einem Dienstverhältnis zu Ihnen als Arbeitgeber, kommen für Sie folgende Möglichkeiten in Betracht:

  • Wiederaufrollen der Lohnsteuerberechnung für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume desselben Kalenderjahres bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung: ergebende Überzahlungen erstatten Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter.
  • Kürzen der zurückgezahlten Beträge vom laufenden Arbeitslohn: Hierbei berechnen Sie die Lohnsteuer nur von dem die zurückgezahlten Beträge übersteigenden Arbeitslohn.
  • Unmöglichkeit für Sie als Arbeitgeber aufgrund der Rückzahlungshöhe, den zurückgezahlten Arbeitslohn in voller Höhe vom laufenden Arbeitslohn eines Lohnzahlungszeitraums kürzen zu können: als Arbeitgeber können Sie die Rückzahlung für Zwecke der Steuerberechnung auf mehrere künftige Lohnzahlungszeiträume verteilen.
  • Absetzen der Rückzahlung für frühere Kalenderjahre vom steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn bei einem Lohnsteuerjahresausgleich, den Sie für Ihren Mitarbeiter durchführen: Sie können ebenfalls den zurückgezahlten Arbeitslohn vom laufenden Arbeitslohn kürzen.

Besteht das Arbeitsverhältnis nicht mehr, bieten sich zwei Möglichkeiten:

  • Sie als Arbeitgeber können bei Ihrem Finanzamt beantragen, den zurückgezahlten Betrag als Freibetrag freizustellen. Der neue Arbeitgeber Ihres einstigen Mitarbeiters kann dies dann berücksichtigen.
  • Ihr früherer Arbeitnehmer kann den zurückgezahlten Betrag bei seiner persönlichen Einkommensteuerveranlagung als negative Einnahme geltend machen.

Die Rückzahlung bei der Lohnsteuer berücksichtigt das Finanzamt erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Abflusses, die Sozialversicherung rückwirkend.

Nettolohnvereinbarung verringert Steuerlast nicht

In einem allgemein üblichen Arbeitsverhältnis schulden Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer den Bruttolohn. Dieser vermindert sich zulasten Ihres Arbeitnehmers um die daraus ermittelten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge. Bei gesetzlichen Änderungen sind Sie als Arbeitgeber lediglich im sozialversicherungsrechtlichen Bereich durch Veränderung der Zahlung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung beteiligt.

Ihr Mitarbeiter schuldet die einzelnen Abzugsbeiträge den Abzugsempfängern, also

  • Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag dem Staat,
  • Kirchensteuer soweit einschlägig der Kirche,
  • Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung den jeweiligen Versicherungsträgern.

Sie als Arbeitgeber können mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass Sie diese steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge übernehmen und er von Ihnen den Nettolohn vertraglich zugesichert bekommt. Dazu schließen Sie dann eine Nettolohnvereinbarung ab.

Eine Nettolohnvereinbarung kann, muss aber nicht unbedingt eine Verringerung Ihrer Steuerlast als Arbeitgeber bedeuten. Es kann sein, dass Sie als Arbeitgeber das Risiko einer erhöhten Steuerlast übernehmen, je nach Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen, „Steuerliche Fragen im Zusammenhang mit Nettolohnvereinbarungen“ vom 15. August 2018, S 2367-2017/0004-St 213, S 1301-2017/0058-St, 126/St 127). Bei der Nettolohnvereinbarung tragen Sie als Arbeitgeber das volle und alleinige Risiko bei Änderungen im Lohnabzug etwa durch einen Wechsel des Familienstandes Ihres Arbeitnehmers. Dann kann dieses Risiko gravierende Auswirkungen für Sie als Arbeitgeber haben.

Beispiel Wechsel Steuerklasse

  • Arbeitnehmer, ledig, Steuerklasse 1:
  • Nettolohn 2.000 Euro,
  • Bruttolohn 3.129,26 Euro.

Zuzüglich eines pauschal angenommenen Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung von 20 Prozent betrüge die Belastung für Sie als Arbeitgeber insgesamt 3.755,11 Euro monatlich.

  • Mitarbeiter heiratet
  • Nettolohnerhöhung 100 Euro.
  • nach der Eheschließung Mitarbeiter Steuerklasse 5.
  • Jetzt Bruttolohn 4.193,29 Euro.

Kommen hinzu die 20 Prozent Ihr pauschalierter Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Ihre monatliche Belastung als Arbeitgeber steigt auf 5.031,95 Euro. Aus Ihrer Erhöhung des Nettolohns von 100 Euro für Ihren Mitarbeiter wird jetzt eine Erhöhung des Bruttolohns um 1.064,03 Euro – und für Sie als Arbeitgeber eine monatliche Mehrbelastung insgesamt um 1.276,84 Euro.

Nachteile für Ihren Arbeitnehmer

Auch für Ihre Arbeitnehmer ist eine Nettolohnvereinbarung nicht nur von Vorteil. Er bekäme zwar auch bei Änderungen in seinen persönlichen Verhältnissen und bei gesetzlichen Änderungen monatlich stets den gleichen Betrag von Ihnen als seinem Arbeitgeber ausbezahlt. Ihre Verpflichtung als Arbeitgeber zur Übernahme der Abzugsbeträge berührt zudem lediglich Ihr Innenverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter. Für ihn ist die Übernahme der Abzugsbeträge durch Sie als seinem Arbeitgeber zusätzlich zu seinem Nettogehalt gezahlter Arbeitslohn, den er versteuern muss. Er selbst schuldet die jeweiligen Beträge weiter.

Keine Nettolohnvereinbarung ohne Passus im Arbeitsvertrag

Falls Sie als Arbeitgeber eine Nettolohnvereinbarung anstreben, sollten Sie einen arbeitsrechtlich einwandfreien Passus in den Arbeitsvertrag einarbeiten lassen, der Sie von dem Risiko befreit, eine Änderung in den Verhältnissen Ihres Arbeitnehmers finanziell allein tragen zu müssen. Dabei achten Sie auf den Unterschied zwischen:

  • echter Nettolohnabsprache: Netto bleibt gleich auch bei Änderungen in den Beiträgen der Sozialversicherung oder bei der Steuer ohne Auswirkung auf den Nettolohn, egal ob die Abgaben steigen oder sinken.
  • unechter Nettolohnabsprache: Sie halten im Vertrag lediglich das zu zahlende Nettogehalt fest, das bei Vertragsabschluss gilt. Eine Änderung im Rahmen einer steigenden oder sinkenden Abgabelast ist damit jedoch nicht automatisch ausgeschlossen.

Wie ein solcher Passus aussehen kann, haben wir für Sie in einer Mustervereinbarung zum Download bereit gestellt.

Rechtlich einwandfreie Abrechnung

Für die Abrechnung berechnen Sie zunächst einen fiktiven Bruttolohn. Davon ziehen Sie die einzubeziehenden Abzüge ab. Im Ergebnis erhalten Sie den Nettolohn. Für die Berechnung der Abzugsbeträge ist auf den Bruttolohn hochzurechnen. Sie als Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer vom Bruttolohn zahlen, was wiederum zusätzlichen Lohn für Ihren Mitarbeiter darstellt, und zwar auch dann, wenn die festgesetzte Einkommenssteuer höher als die errechnete Lohnsteuer ausfallen sollte. In der Buchhaltung müssen Sie den Bruttolohn beim Verbuchen angeben.

Beispiel Nettolohnvereinbarung
Beispiel Nettolohnvereinbarung

Auch bei einer Nettolohnvereinbarung bleibt Ihr Arbeitnehmer ein Steuerschuldner. Er kann bei der jährlichen Steuererklärung einen Ausgleich erhalten oder zahlt eventuell Steuern nach. Teilweise können Sie innerbetrieblich vereinbaren, dass Ihr Mitarbeiter eine Steuererstattung an Sie als Arbeitgeber weitergibt. Dies ist für die Steuer selbst aber ohne Bedeutung.

Was in diesem Zusammenhang die „Nettolohnfiktion“ bedeutet, haben wir in dem Beitrag „Haftungsmaßstäbe für Säumniszuschläge, den bedingten Vorsatz und die Nettolohnfiktion“ zusammengetragen.

Autor: Franz Höllriegel