09.01.2019

Anforderungen an elektronische Rechnungstellung bei rückwirkender Vorsteuer

Heute hier, morgen da. Viele Unternehmen haben kaum noch einen festen Firmensitz. Sie nutzen lieber Briefkastenadressen. Doch das kann sich bei der Vorsteuer auswirken. Überdies gelten jetzt neue EU-Regeln zur elektronischen grenzüberschreitenden Identifizierung.

Elektonische Rechnung

Folgen einer Briefkastenadresse für den Vorsteuerabzug

Unternehmer üben ihre Tätigkeit nicht automatisch an dem Ort aus, den sie als Postadresse angeben. Online-Unternehmer haben zum Beispiel gar keine feste Geschäftsadresse. Sie nutzen dann oft Domiziladressen. Das „Handelsblatt berichtet darüber.

Hinter diesen Adressen verbergen sich Angebote von Dienstleistern. Sie stellen ihre Anschrift zur Verfügung, wo sie auch eingehende Post der bei ihnen adressierten Unternehmen entgegennehmen. Jedoch konnte das bis vor kurzem weitreichende Folgen für ihre Kunden haben.

Handelte es sich bei den Kunden ebenfalls um Unternehmer, konnten diese die Vorsteuer aus einer Rechnung nur unter einer Bedingung geltend machen: Zusätzlich zur Briefkastenadresse musste sie auch den Ort enthalten, an dem das ausstellende Unternehmen wirtschaftlich tätig ist. Nur dann galt die Rechnung als ordnungsgemäß.

Probleme bei Außenprüfungen

Regelmäßig kam es daher dem Zeitungsbericht zufolge in der Vergangenheit bei Außenprüfungen zu Streitigkeiten darüber, ob die Vorsteuer tatsächlich in Anspruch genommen werden durfte. Unternehmern war es nicht möglich, bei ihnen persönlich unbekannten Anbietern aus einer auf der Rechnung genannten Adresse direkt zu erkennen, ob es sich dabei um eine bloße Postanschrift handelte.

Auch ein Online-Unternehmer selbst konnte oft keinen Ort seiner wirtschaftlichen Tätigkeit bestimmen und angeben. Um beim Vorsteuerabzug auf der sicheren Seite zu sein, hätte ein Unternehmen daher immer zeitaufwendig prüfen müssen, wo der Anbieter tatsächlich tätig war. Nur auf die Angaben des Rechnungsstellers zu vertrauen, wäre dabei nicht ausreichend gewesen. Stellte sich die auf der Rechnung angegebene Adresse bei einer Außenprüfung schließlich als Briefkastenadresse heraus, forderte das Finanzamt die daraus geltend gemachte Vorsteuer zurück.

BFH passt Anforderungen an Rechnungstellung an

Das „Handelsblatt“ berichtete über ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 21. Juni 2018. Darin passt er demnach die Anforderungen an eine Rechnung den geänderten Arbeitsweisen und Abläufen der Geschäftswelt an (Az: V R 25/15). Dadurch befreite der BFH die Unternehmen vom Risiko der Rückforderung geltend gemachter Vorsteuer durch das Finanzamt.

Künftig reicht jede Art von Anschrift auf einer Rechnung. Auch mit einer Briefkastenadresse ist sie damit ordnungsgemäß und berechtigt den Empfänger zum Abzug der Vorsteuer. Voraussetzung sei nur, dass das ausstellende Unternehmen unter der angegebenen Anschrift erreichbar ist, kurz: es muss dort Post erhalten können.

Grundlage der BFH-Entscheidung ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in dieser Frage.

Ein weiterer Senat des BFH stimmte zeitgleich in seinem Urteil zu einem ähnlichen Fall ebenfalls mit der Entscheidung überein.

Gutschrift ohne elektronische Signatur

Seit 2012 vertritt der Beratungsbrief für GmbH Geschäftsführer „GmbH-Brief AKTUELL“ die inzwischen bestätigte Auffassung, dass die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung Rückwirkung entfalten kann. Denn dadurch bleibt dem Unternehmen eine teure Nachverzinsung eines zunächst fehlerhaften Vorsteuerabzugs erspart.

Jetzt berichtete der Beratungsbrief für Steuervorteile über ein kürzlich veröffentlichtes Urteil des Finanzgerichtes (FG) Baden-Württemberg (Urteil vom 24. Mai 2017, Az.: 1 K 605/17). Das entschied darin, dass eine Gutschrift ohne qualifizierte elektronische Signatur rückwirkend berichtigt werden kann.

In dem Streitfall hatte die Klägerin 2005 eine Standardsoftware zur Weiterveräußerung erworben und gegenüber dem Hersteller mit einer Gutschrift abgerechnet. Die Gutschrift hatte sie ohne elektronische Signatur per E-Mail an ihren Vertragspartner, den leistenden Unternehmer, übermittelt. In der Gutschrift fehlten Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Zudem war die Leistungsbeschreibung ungenau. Bei einer steuerlichen Betriebsprüfung kamen die Mängel der Gutschriftangaben zum Vorschein. Daraufhin übermittelte die Klägerin dem Hersteller im Jahr 2011 eine korrigierte Gutschrift in Papierform. Das Finanzamt erkannte die korrigierte Gutschrift nicht an. Aus seiner Sicht sei eine Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur überhaupt keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Somit sei auch eine rückwirkende Berichtigung ausgeschlossen. Es lehnte den rückwirkend geltend gemachten Vorsteuerabzug ab. Dieser sei erst 2011 möglich.

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Angaben für Vorsteuerabzug in Gutschrift

Das sah das Gericht anders. Der Leistungsempfänger konnte eine Rechnung ausstellen, da dies im Streitfall mit der Gutschrift vereinbart worden war. Enthalte die Gutschrift nicht alle erforderlichen Angaben für einen Vorsteuerabzug, könne er diese mit Rückwirkung auf das Streitjahr berichtigen. Die im Streitjahr erteilte Gutschrift sei berichtigungsfähig.

Die ursprüngliche Leistungsbeschreibung sei nicht in so hohem Maße unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend gewesen, dass sie fehlenden Angaben gleichstehe. Die Gutschrift sei auch ohne elektronische Signatur ein Dokument, in dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet werde.

Ohne elektronische Signatur seien zwar die formellen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Ein Vorsteuerabzug sei trotzdem zulässig. Die materiellen Voraussetzungen seien erfüllt. Die Rechtsentwicklung zur elektronischen Rechnung bestätige, dass die Anforderungen an ihre Anerkennung nicht überspannt werden dürfen.

Im Übrigen habe die Klägerin den Mangel der Übertragungsform rückwirkend auf das Streitjahr durch Übermittlung einer Papierrechnung geheilt. Eine Heilung erfordere kein elektronisches Dokument mit elektronischer Signatur. Könne eine Rechnung bei inhaltlichen Fehlern rückwirkend berichtigt werden, müsse dies auch bei der elektronischen Übertragung ohne elektronische Signatur zulässig sein. Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig. Das beklagte Finanzamt legte dagegen Revision ein (Az. beim BFH: V R 48/17).

EU-Regelungen zur elektronischen Identifizierung in Kraft

In diesem Zusammenhang nicht unwichtig ist eine neue EU-Regelung. Seit Ende September sind Regeln für die elektronische Identifizierung (eIDAS-Verordnung) in Kraft. Damit soll Bürgern und Unternehmen der grenzüberschreitende Zugang zu ihren Online-Diensten erleichtert werden. Dazu gehören die Möglichkeiten, Steuererklärungen online abzugeben, ein Bankkonto zu eröffnen oder ein Unternehmen zu gründen, sich in Schulen anzumelden und online auf medizinische Daten zuzugreifen und dabei die Grundsätze des Schutzes personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Die grenzüberschreitende Nutzung elektronischer Identifizierungssysteme soll europäischen Unternehmen und Verwaltungen jährlich mehr als elf Milliarden Euro einsparen.

Autor: Franz Höllriegel