Unterweisungen sind mindestens einmal jährlich durchzuführen. Dabei wird zwischen der Erstunterweisung, der Wiederholungsunterweisung und der Unterweisung aus besonderem Anlass unterschieden.
- Erstunterweisung: wird durchgeführt bei neuen bzw. umgesetzten Beschäftigten. Sie sollte vor Arbeitsaufnahme durchgeführt werden.
- Wiederholungsunterweisung: wird durchgeführt, um auf besondere Gefahren hinzuweisen, die ständig vorhanden sind. Dabei sollten die Unterweisungsthemen wechseln.
- Unterweisung aus besonderem Anlass: wird angewendet, um auf bestimmte, zeitlich begrenzte Gefahren (Bau- oder Umbaumaßnahmen), Brände und/oder Explosionen im Unternehmen oder Schadensereignisse in anderen Unternehmen, geänderte Produktionsabläufe, Arbeitsweisen, Einführung neuer Maschinen und bei sich ändernden Rechtsvorschriften sowie neuen Erkenntnissen hinzuweisen.
Ziele definieren
Im ersten Vorbereitungsschritt sollte das Ziel der Unterweisung so klar wie möglich definiert werden. Welche Kenntnisse und Fertigkeiten sollen den Mitarbeitern vermittelt werden? Welchen Wissensstand haben die Beschäftigten bereits? Erst nach dieser Überlegung sollten Sie darangehen, Informationsmaterial zu sammeln und einen Dokumentationsbogen anzulegen. Oft ist es sinnvoll, mehr Material bereitzuhalten, als sich bei der Unterweisung tatsächlich einsetzen lässt, damit man auf Fragen möglichst informiert reagieren kann.
Inhalte festlegen
Der Gesetzgeber fordert mit gutem Grund grundsätzlich die mündliche Unterweisung, denn im Unterrichtsgespräch lassen sich auch komplexe Inhalte gut vermitteln. Falls der Stoff es erfordert, ist auch eine praktische Schulung direkt am Arbeitsplatz geeignet, die erforderlichen Kenntnisse zu vermitteln, etwa zur Bedienung einer Maschine. Strukturiertes Vorgehen macht es den Beschäftigten leichter, aufmerksam zu bleiben. So sollte man am Anfang kurz erklären, welche Inhalte man vermitteln möchte, wie lang die Unterweisung dauern wird und dass am Ende das Wichtigste noch einmal wiederholt wird. Auch eine Fragerunde sollte man immer einplanen.
Dauer der Unterweisung festlegen
Die optimale Unterweisung sollte nie zu lang sein, sonst sinkt die Aufmerksamkeit der Zuhörer dramatisch. Im Arbeitsschutz sind Unterweisungen zwischen fünf und 50 Minuten sinnvoll. Vorab sollte man überlegen, ob eine längere Unterweisungseinheit oder mehrere kurze Einheiten sinnvoller sind. Je anregender eine Unterweisung gestaltet wird, also mit Filmen, praktischen Übungen oder Beispielen aus dem Betrieb, desto länger bleiben die Mitarbeiter konzentriert.
Unterweisungsform festlegen
Reine Vorträge langweilen die meisten Zuhörer – das gilt auch bei Unterweisungen. Deshalb sollte man die Beschäftigten, wo immer das möglich ist, in den ”Unterricht“ einbeziehen. Oft kann man ein Thema etwa erarbeiten, indem man die Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz befragt. Anhand erkannter Sicherheitslücken lässt sich dann viel leichter vermitteln, welche Schutzmaßnahmen tatsächlich erforderlich sind. Praktische Übungen sollten, wo immer sie möglich sind, zur Unterweisung gehören.
Arbeitsschutz Unterweisen plus
Mit „Arbeitsschutz Unterweisen plus“ haben Sie Ihr Unterweisungsmanagement künftig komplett im Griff. Vorgefertigte PowerPoint-Kurse, funktional kombiniert mit einer Unterweisungsverwaltung, erleichtern Ihnen die Arbeit enorm.
Teilnehmer festlegen
Die Gruppengröße der Unterwiesenen hängt natürlich vom Thema ab. Optimal arbeiten lässt sich in kleineren Gruppen von bis zu acht Personen.
Tageszeit bestimmen
Die Konzentrationsfähigkeit des Menschen schwankt im Tagesverlauf stark. Unterweisungen am Vormittag sind besonders günstig, weil die Aufmerksamkeit noch hoch ist. Direkt nach dem Mittagessen sinkt die Leistungskurve.
Raum aussuchen
Eine grundlegende Unterweisung, in der viele neue Fakten vermittelt und Filme oder Bilder gezeigt werden sollen, findet natürlich am besten in einem geeigneten Raum statt. Soll praktisch geübt werden, kann man die Unterweisungsinhalte am besten direkt am Arbeitsplatz vermitteln.
Unterweisungstermin bekannt geben
Weil auch die Unterwiesenen planen möchten, sollte man sie mit ausreichend Vorlauf über Unterweisungstermine informieren.
Erfolgreich unterweisen, Teilnehmer einbeziehen
Der Gesetzgeber legt auch fest, dass jede Unterweisung so gestaltet sein muss, dass der unterwiesene Mitarbeiter sie verstehen kann. Deshalb sollte man auf Sprachschwierigkeiten, physische Einschränkungen (Fehlsichtigkeit, Schwerhörigkeit) oder geistige Einschränkungen Rücksicht nehmen.
Wer die Zuhörer so aktiv wie möglich beteiligt, unterweist besonders wirkungsvoll. Nach jeder Unterweisung sollte man die wichtigsten Lerninhalte noch einmal zusammenfassen und die Teilnehmer darauf hinweisen, welche Verhaltensregeln in Zukunft gelten. Sinnvoll ist es, zum Schluss jeden Teilnehmer einen Dokumentationsbogen unterschreiben zu lassen.
Autoren: Sabine Kurz, Reinhard Gerhardt
