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Kassenführung

A spoonful of sugar … An Mary Poppins mag sich der Finanzgesetzgeber erinnert haben. Sein Löffel Zucker für Sie: Ihre analoge Registrierkasse dürfen Sie weiter benutzen. Die bittere Pille: Der Pflicht-Bon und andere Vorschriften für elektronische Kassen. Sie sollten sie unbedingt beachten.

Kassenführung

Brauchen Sie sich keine elektronische Kasse anzuschaffen?

Nein, das mag für viele eine gute Nachricht sein. Sie sind als Betreiber einer Registrierkasse in Deutschland weiterhin nicht verpflichtet, ein elektronisches Kassensystem in Ihrem Geschäft zu verwenden. Die offene Ladenkasse ist also weiter zulässig.

Und die schlechte Nachricht: der Bon fürs Brötchen?

Ja, und sogar nicht nur dafür. Generell gilt seit Jahresbeginn 2020 bereits eine Pflicht zur Ausgabe eines Beleges. Dazu zählt eine neu eingeführte Belegausgabepflicht. Allen Kunden müssen Sie als Unternehmen mit elektronischem Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) seither einen Beleg ausdrucken – bei jedem noch so kleinen Einkauf. Immerhin: Bei Verfehlungen droht Ihnen kein Bußgeld – jedenfalls noch nicht.

Warum müssen Sie einen Bon bei jedem Einkauf ausgeben?

Offiziell aus mehreren Gründen. So soll die neue Belegausgabepflicht ein Baustein sein zur Vorbeugung gegen Manipulationen bei Bargeldgeschäften. Ein Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums zur Kassensicherungsverordnung lässt Ihnen keine Wahl. Bei jedem Geschäftsvorfall müssen Sie dem Kunden einen Kassenbon „zur Verfügung stellen“, wie es heißt.

Dabei dürfte „zur Verfügung stellen“ in vielen Fällen eine ziemlich euphemistische Wendung sein. Sie müssen den Bon nämlich immer aushändigen, selbst wenn der Kunde ihn bei nächster Gelegenheit im Papierkorb entsorgt. Nur wenn Sie keine Bargeschäfte tätigen oder eine offene Ladenkasse verwenden, bleibt Ihnen die Belegausgabe erspart. In diesem Fall müssen Sie die Aufzeichnungspflichten des § 146 AO beachten und Ihre Einnahmen vollständig, richtig und zeitnah einzeln aufzeichnen.

Erzeugt das nicht nur neue Papierberge?

Mit dieser Argumentation haben etliche Verbände die Belegausgabepflicht als praxisfremd kritisiert und eine Gesetzeskorrektur gefordert. So verwies der Zentralverband des Bäckerhandwerks darauf, dass es auch bei jedem kleinen Brötchenkauf zu einem Ausdruck kommen würde. Der Umweltschutzgedanke gehe verloren, Tonnen an beschichtetem Papier würden neue Müllberge verursachen, zumal das umweltschädliche, häufig bei Belegen verwendete Thermopapier als Sondermüll zu entsorgen und vom Recycling ausgeschlossen ist.

Aber vergeblich. Das Finanzministerium blieb hart. Den Beleg nur am Bildschirm oder auf dem Kassendisplay anzeigen, genügt nicht. Die bisher übliche Frage an der Kassentheke „Wünschen Sie einen Bon?“ entfällt, Ausdruck ist Pflicht. Dabei ist Ihr Kunde nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen oder aufzubewahren. Auch Sie als Aussteller des Beleges haben keine Aufbewahrungspflicht und können die nicht mitgenommenen Belege einfach entsorgen.

Der wahrscheinlich wirkliche Grund findet sich in der Anweisung des Bundesfinanzministeriums, wonach die Belegausgabe nicht nur in Papierform, sondern auch elektronisch erfolgen kann (BMF-Erlass, Az.: IV A 4 – S 0316-a/18/10001). Nur soweit Sie den Kassenbeleg nicht elektronisch versenden – etwa per Mail oder auf das Handy des Kunden –, müssen Sie den Beleg ausdrucken und dem Kunden anbieten.

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Das sture Festhalten des Gesetzgebers an der Bonpflicht dürfte genau in dem Argument der Bäcker mit den Papierbergen begründet sein. Die Umweltschädlichkeit des papiernen Bon-Ausdrucke ist seit langem in der Industrie und der Politik bekannt. Mit der neuen Vorschrift schafft man die Voraussetzung für die Entwicklung neuer elektronischer Zahlsysteme und letztlich die Abschaffung des Bargeldes insgesamt. Nur mag die Politik dies zum jetzigen Zeitpunkt nicht zugeben.

Wenn Sie den Bon nicht ausdrucken, droht dann ein Bußgeld?

Noch jedenfalls nicht. Das BMF hat klargestellt, dass bei einem Verstoß gegen die Ausdruckspflicht kein Bußgeld verhängt wird. Das ist aber nur auf den ersten Blick eine gute Nachricht. So stellt das Ministerium fest:

„Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewährt. Er könnte jedoch als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen würde.“
Diese Sichtweise dürfte bei kommenden Betriebsprüfungen nicht gerade für Entspannung sorgen.

Können Sie sich von der Belegausdruckpflicht befreien lassen?

Können Sie – aber nur unter engen Voraussetzungen, z.B.:

  • beim Verkauf von Waren
  • an eine Vielzahl von
  • nicht bekannten Personen
  • auf Antrag
  • aus Zumutbarkeitsgründen und
  • mit Zustimmung der zuständigen Behörde (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO und § 148 AO).

Die Möglichkeit gilt analog für Dienstleistungen. Noch fehlen praktische Erfahrungen mit der neuen Belegausgabepflicht, wie die Finanzverwaltung mit Befreiungsanträgen umgeht. So viel lässt sich auf jeden Fall festhalten:

  • Der Befreiungsantrag verursacht wenig Mühe,
  • kann Ihnen im günstigen Fall aber auf Dauer viel Arbeit ersparen.

Stellen Sie deshalb den Antrag bei Ihrem Finanzamt, wo sich Ihr Betriebssitz befindet. Es muss jeden Einzelfall prüfen. Es knüpft eine Befreiung an eine sachliche und persönliche Härte, wozu Ihnen zusätzlich entstehende Kosten ausdrücklich nicht gehören.

Muss der Kassenbeleg irgendwelche Besonderheiten aufweisen?

Ja. Ihre Kassenbelege müssen ordnungsgemäß sein. Deswegen sollten Sie darauf achten, dass Ihr Bon folgende Informationen enthält:

  • Ihr vollständiger Name und Anschrift als Aussteller
  • Datum der Belegausstellung
  • Art und Menge der Lieferung/Dienstleistung
  • Rechnungsnummer
  • zu zahlender Betrag und Steuersatz/Steuerbetrag
  • Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls

Bleibt es nur bei der Neuerung mit dem Belegausdruck?

Das wäre schön. Nein, der Gesetzgeber hat den Druck auf eine ordnungsgemäße Verbuchung von Kassenerlösen erhöht. Mit immer neuen Vorschriften versucht er, Bargeldgeschäfte offiziell transparenter, inoffiziell unattraktiver zu machen. Die Liste der Vorschriften, die Sie als Unternehmen mit Registrierkassen beachten müssen, wird immer länger:

  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD),
  • Kassensicherungsverordnung (KassenSichV),
  • unangekündigte Kassennachschau
  • zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE).

Und allen Diskussionen zum Trotz gelten auch sonst strengere Regeln beim Einsatz von Registrierkassen, manche seit Jahresbeginn, andere später:

  • Ihre Registrierkassen müssen ganz bestimmten Anforderungen genügen. Was das Finanzamt von Ihnen als Unternehmen mit Bargeldregistrierkassen erwartet und wann Ihre Registrierkasse ordnungsgemäß ist, finden Sie in diesem Beitrag „Registrierkassen – das erwartet das Finanzamt“.
  • Dann die Verfahrensdokumentation zu Ihrer Registrierkasse: hier nimmt es der Finanzamtsprüfer besonders genau. Wie sollte sie abgefasst sein? Welche Form ist dafür vorgeschrieben, wenn überhaupt? Können Sie sie an Ihren Steuerberater delegieren? Diese und viele weitere Fragen beantwortet Ihnen unser Beitrag „Die Verfahrensdokumentation – lästig, aber Pflicht“.
  • Betriebsprüfer bekommen neue Möglichkeiten an die Hand, noch engmaschigere Kontrollen in den Betrieben durchzuführen. Fehler hier wirken sich für Sie als bargeldintensiver Betrieb verhängnisvoll aus, wie wir hier in dem Beitrag„Gut vorbereitet in die Kassenprüfung“ berichtet haben.
  • Eine Kassennachschau – bei Ihnen als Unternehmen mit Bargeldregistrierkasse durchführen durfte das Finanzamt sie schon seit 2018. Jetzt darf er noch öfter mit diesem Anliegen zu Ihnen kommen. Da kann einiges auf Sie zukommen. Sie meinen, alles nicht so schlimm, der Prüfer wird sich ja wohl vorher ankündigen? Dass Sie sich da mal nicht täuschen. In dem Beitrag „Unangemeldete Kassennachschau – So bereiten Sie sich richtig vor!“ können Sie sich eines Besseren belehren lassen – und gut daran tun, wenn Sie es tun.
  • Sie als Unternehmen mit Registrierkassen müssen alles aufzeichnen. Keine Betriebseinnahme oder -ausgabe ohne einzelne Aufzeichnung unter einer klaren Bezeichnung. Was Sie als Betrieb dazu wissen müssen, haben wir in dem Beitrag „Wer muss wann ein Kassenbuch führen?“ hier für Sie zusammengestellt.
  • Sie müssen sie zwar nicht haben, aber sie können – und wenn Sie eine elektronische Registrierkasse in Ihrem Unternehmen haben, dann müssen Sie es Ihrem Finanzamt melden. Und nicht nur das. Der Beitrag „Stichtag 30.09.2020: Für welche Kassen benötigen Sie eine Zertifizierung?“ hier klärt Sie über alle Feinheiten auf, die das Finanzamt von Ihnen fordert, seit wann es sie von Ihnen fordert und welche Fristen abgelaufen sind oder Sie doch noch nutzen können.

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Wer einem Mitarbeiter eine Kasse oder ein Warenbestand anvertraut, sollte sich darauf verlassen können, dass dieser ...

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Check­liste "Kas­senfüh­rung" - Indi­zi­en einer nicht ­ordnungs­ge­mäß geführ­ten­ Kasse

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