Einkaufskosten

Einkaufskosten: So geht optimale Gewinnsteuerung durch Beschaffungscontrolling

Dieser Beitrag gibt Ihnen einige Tipps, wie Sie die Einkaufskosten analysieren, planen und senken können. Ein wichtiges Hilfsmittel dafür ist das Beschaffungscontrolling.

Die vielfach verwendbaren Instrumente im Beschaffungscontrolling sind neben der Aufstellung und Auswertung von Kennzahlen die Ausarbeitung von Darstellungen über:

• Eigenfertigung oder Fremdbezug (Make or buy)
• Preis- und Preisobergrenzen
• optimale Bestellmenge
• ABC-Analyse

Einkaufskosten oder: Im Einkauf liegt der Gewinn

Die Aufgabe des Einkaufs ist die Bereitstellung von Material in der richtigen Menge, in der gewünschten Qualität, zum vereinbarten Zeitpunkt, zu einem bestimmten Preis und am richtigen Ort.

In mittelständigen Unternehmen stellen neben den Personalkosten die Materialkosten einen bedeutenden Anteil an den Gesamtkosten dar. In vielen Unternehmen wird Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halbfabrikate, Handelswaren) im Wert von 50–60 % des Umsatzes eingekauft. Durch gezielte Planung mit einer aussagefähigen Überwachung des Einkaufs und permanenten Vergleichen der Einkaufskonditionen lassen sich erhebliche Gewinnreserven verwirklichen.

Ebenfalls ist aus der Praxis bekannt, dass sich Sparmaßnahmen im Materialbereich kurzfristig auf den Unternehmenserfolg auswirken. Vielfach sind diese Maßnahmen nicht mit Investitionen verbunden. Die alte Kaufmannsregel gilt auch noch heute: ”Im Einkauf liegt der Gewinn!“

Kosten und Planung im Einkauf

Die Planung war und wird auch in Zukunft ein wichtiges Mittel in der Einkaufspolitik sein. Hier ist eine systematische Auseinandersetzung mit der zukünftigen Entwicklung in enger Verbindung mit der Geschäftsleitung erforderlich – nicht nur dies, sondern auch ein aussagefähiges Programm über die Ausarbeitung von Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen. Die Beschreibung der Zukunftserwartungen reicht nicht aus, sondern es sind die täglichen Vorgaben von den Verantwortlichen im Einkauf strikt einzuhalten.

Eine sofortige Reaktion ist immer besser als das Einfahren in eine Einbahnstraße. Für den Analytiker ist deshalb klar, dass die Planungsziele nicht alle in vollem Umfang eingehalten werden können. Im Rahmen der Einführung eines Soll-Ist-Vergleichs kann herauskristallisiert werden, welche Einflussfaktoren zu den Planabweichungen geführt haben. Die Störindikatoren sind festzuhalten, damit vernünftige Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden können.

Praxisorientierter Vorschlag zur Vorgabe eines Einkaufsplanungsprogramms mit drei wesentlichen Hauptindikatoren:

1. Unternehmensziel
2. Zwischenziel
3. Bereichsziele

Auswertung mit den W-Fragen

Auswertung des Planungsprogramms nach der bekannten W-Fragen-Problematik:

1. Wie kann der Rückstand ausgeglichen werden?
2. Welche Maßnahmen müssen in einem Sofortprogramm verwirklicht werden?
3. Wer ist für diese Maßnahme zuständig?
4. Welcher Zeitraum steht zur Verfügung?
5. Welche Mittel sind bereitzustellen?
6. Welche Istwerte sind voraussichtlich zu erwarten?

Positive Aussichten
Mit der konsequenten Durchführung einer vernünftigen Einkaufsplanung wird ein Führungsinstrumentarium entwickelt, welches wesentlich dazu beiträgt, die Überlebensfähigkeit langfristig zu sichern und angstfrei mit der Zukunftsentwicklung zu rechnen.

Typische Ausnutzung zur Senkung des Wareneinsatzes (Materialkosten)

Die Ausnutzung des Lieferantenskontos gehört zur täglichen und einfachsten Maßnahme zur Senkung des Wareneinsatzes. Erfolgt die Zahlung in der angegebenen Zahlungsfrist, z.B. innerhalb von acht Tagen mit 3 % Skonto, so wird der Preis der gekauften Materialien/Handelswaren um mehrere Prozentpunkte gesenkt. Sollte der Lieferant ein Zahlungsziel von 30 Tagen vorgeben, dann kostet dies zunächst nichts; denn die Zahlung erfolgt vielfach nach 30 Tagen netto. Allerdings wird die Chance, den Skontoanspruch wahrzunehmen, verschenkt.

(Dieser Artikel ist lediglich ein Auszug aus dem Original-Beitrag, den unser Autor Günther Wittwer geschrieben hat.)