Fachbeitrag | Beitrag aus „QM in der Zahnarztpraxis - Muster-QM-Handbuch“
03.05.2016

Tipps zur Erarbeitung der Prozessbeschreibung (Prozess: Beschaffung)

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Was beinhaltet diese Prozessbeschreibung?

Dieser Prozess ist ein relativ umfangreicher, in dem verschiedene Abläufe rund um die Material- und Dienstleistungsbeschaffung geregelt werden. Sie sollten daher zunächst alle Unterlagen zusammentragen, die Sie für die Bestellung und Abrechnung von Materialien benötigen. Dies können sein:

  • Angebote

  • Bestellformulare

  • Auftragsbestätigungen

  • Laborauftragszettel

  • Lieferscheine

  • Kataloge

  • Bestellbuch

Auf jeden Fall sollten Sie sich, wenn Sie sie bisher nicht hatten, eine Liste der zugelassenen Lieferanten erstellen (siehe Muster-QM-Handbuch). Sollten Sie alle Lieferanten in einem PC-Programm gespeichert haben, benötigen Sie diese Liste im Ausdruck nicht mehr.

Im Ablauf der Beschaffung sollten Sie folgende Regelungen festhalten:

  1. Wie nehmen Sie neue Lieferanten auf?

  2. Was ist bei Wareneingängen zu beachten (z.B. Eingangsprüfung)?

  3. Wie bewerten Sie Ihre Lieferanten?

  4. Wie bestellen Sie Medikamente (pro communitate)?

  5. Wie bestellen Sie und welche Zahlungsformen wenden Sie an?

Analyse des Materialbestands

Am Anfang sollte eine Bestandsaufnahme der in der Praxis vorhandenen Materialien und Produkte stehen. Dies ist mühsam, aber notwendig. Damit sollte eine sachgerechte Entsorgung von abgelaufenen Produkten verbunden sein und auch von Produkten, die nicht mehr verwendet werden. In jeder Praxis gibt es z.B. Füllungsmaterialien, die in einer euphorischen Phase nach einer Fortbildung für teures Geld gekauft worden waren, aber nach kurzer Zeit in …

Autor: Angelika Pindur-Nakamura

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