Fachbeitrag | Beitrag aus „Wissensmanagement“
03.05.2016

Die strukturierte Dateiablage

© BsWei /​ iStock /​ Thinkstock

Ziele der strukturierten Dateiablage

Das klassische datenbankgestützte Dokumentenmanagement ist aus Sicht des Wissensmanagements eher unkritisch, weil hier die Aufnahme, Indizierung und Speicherung von Daten und Dokumenten in aller Regel systematisch gesichert ist. Auch die Maßnahme, ein Dokumentenmanagement einzuführen, entsteht normalerweise aus der Einsicht und dem Verständnis der hohen Bedeutung des Wissens der Organisation und der entsprechenden Dokumente.

Kritischer für die Sicherung des Wissens der Organisation ist die PC- oder servergestützte Dateiablage. Immerhin ist in den meisten Unternehmen die Sicherung des Servers zum Standard geworden. Schwieriger stellt sich die Situation jedoch bei der Struktur der Dateiablagen dar.

In nahezu allen Unternehmen gehört der Umgang mit der Dateiablage auf dem File-Server zum Alltag. Doch trotz der hohen Alltagsdurchdringung ist immer wieder festzustellen, dass

  • klare Strukturen fehlen,

  • es zu Doppelablagen kommt,

  • Dokumente schwer oder gar nicht aufzufinden sind oder

  • veraltete Versionen in den Umlauf gegangen sind.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, zwei Aspekte treten jedoch hervor:

  1. Die Nutzungsmöglichkeiten einer Ablage auf dem File-Server sind technisch begrenzt. Im Wesentlichen ist die Ablage durch eine hierarchische Struktur geprägt, die es schwer macht, z.B. ein und denselben Inhalt aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten (im Gegensatz zu einer Datenbank). Hierdurch kommt es oftmals zu Doppelablagen.

  2. Es gibt keine verbindlichen …

Autor: WEKA Redaktion

Sie sehen nur einen Ausschnitt aus dem Produkt „Wissensmanagement“. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, „Wissensmanagement“ 30 Minuten lang live zu testen - sofort, ohne Registrierung und mit Zugriff auf fast alle Funktionen.

„Wissensmanagement“ jetzt 30 Minuten live testen!

Produkte und Veranstaltungen

Produktempfehlungen