Technische Dokumentation: Interview mit Prof. Sissi Closs

Sissi Closs, Diplom-Informatikerin, ist seit 1997 Professorin für Informations- und Medientechnik an der Hochschule Karlsruhe. Sie hat die Entwicklung der Technischen Dokumentation in Deutschland maßgeblich geprägt. Bereits 1987 hat sie mit Comet Computer das erste Dienstleistungsunternehmen für Software-Dokumentation in Deutschland gegründet und in 25 Jahren zu einer der bekanntesten Unternehmensgruppen im Bereich Dokumentation in Deutschland ausgebaut.

Sie hat die Comet-Firmengruppe 25 Jahre bis Ende 2012 geleitet. Nach dem erfolgreichen Verkauf im Oktober 2012 hat sie das Beratungsunternehmen für Informationsarchitektur C-Topic Consulting gegründet, das sie heute neben ihrer Professur als Geschäftsführerin leitet. Seit August 2013 ist Sissi Closs Aufsichtsratsvorsitzende der Fischer Computertechnik FCT AG.

1997 hat Sissi Closs zusammen mit zwei Kollegen den Studiengang Technische Redaktion an der Hochschule Karlsruhe eingeführt, aus dem sich der heutige Bachelor- und Master-Studiengang Kommunikation und Medienmanagement entwickelt hat. Karlsruhe war damals neben Hannover die zweite Hochschule in Deutschland, die einen Studiengang speziell für technische Redaktion angeboten hat.

Sissi Closs zählt zu den führenden Experten für Online-Dokumentation, Informationsarchitektur und XML. Die von ihr entwickelte Klassenkonzepttechnik hat sich für die Strukturierung von Informationen beliebiger Komplexität bewährt. Sissi Closs gehört auch zu den DITA-Pionieren in Deutschland. Sie hat von Anfang an das Potenzial der innovativen XML-Architektur erkannt und seit 2004 DITA in großen Unternehmen in Deutschland eingeführt.

Als Unternehmerin hat Sissi Closs eine innovative Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitsmodellen entwickelt, die es ermöglicht, effektiv und menschengerecht in einem hochdynamischen Dienstleistungsgeschäft zusammenzuarbeiten. Sie ist eine engagierte Wegbereiterin für die Umsetzung innovativer Arbeitsformen und die Förderung der Chancengleichheit von Frauen und Männern im Beruf.

Seit vielen Jahren fördert Sissi Closs zahlreiche Aktivitäten, um junge Frauen für technische Berufe zu interessieren. Ihr soziales Engagement wurde mit der Bayerischen Staatsmedaille gewürdigt und Sissi Closs wurde auch darüber hinaus vielfach ausgezeichnet, zuletzt im Dezember 2012 von der Technischen Universität München als Entrepreneur of Excellence.

Frage: Wie kamen Sie zur Technischen Dokumentation?

Als Diplom-Informatikerin bin ich eine typische Quereinsteigerin. Ich habe nach meinem Diplom und einer Zeit als wissenschaftliche Angestellte an der TU München Anfang der 80er-Jahre ein attraktives Angebot von Siemens bekommen. Dort musste die firmenspezifische UNIX-Implementierung SINIX für den deutschen Markt dokumentiert werden. Das Betriebssystem war damals noch unbekannt in Deutschland, ich hatte aber an der Universität bereits Erfahrung damit gesammelt.

Das Angebot war aus beruflicher und privater Sicht ausgesprochen interessant, weil ich eine firmenspezifische Zusatzausbildung zur technischen Redakteurin machen konnte zu einer Zeit, in der es noch keine allgemeine Ausbildung gab, und die Möglichkeit bekam, neben der Arbeit noch eine Tanzausbildung zu machen. Dazu wurde mir ein innovatives Arbeitsmodell angeboten, sodass ich in flexibler Teilzeit angepasst an die festen und keineswegs flexiblen Schulstunden arbeiten konnte.

Dieses Arbeitsmodell war ein richtungsweisendes Urerlebnis für mich. Ich habe sehr eindrücklich erlebt, dass Motivation, Begeisterung und damit der Erfolg in der Arbeit maßgeblich davon abhängen, ob die Vereinbarkeit von beruflichen und privaten Belangen möglich ist und gut gelingt. Diese Erfahrung war der Grundstein für meine eigene Unternehmensgründung. Ich wollte ein Umfeld schaffen, in dem solche innovativen Arbeitsmodelle auf breiter Basis gelebt werden, und ich bin sehr froh, dass ich diesen Traum sehr erfolgreich verwirklichen konnte.

Frage: Was machen Sie genau?

Heute bin ich hauptsächlich in der Lehre und Beratung tätig. Im Laufe meines Berufslebens habe ich unzählige Dokumentationsprojekte durchgeführt und geleitet sowie viele Tausend Seiten Technische Dokumentation konzipiert und geschrieben. Mein inhaltlicher Schwerpunkt liegt seit jeher auf der Software-Dokumentation. Damit verbunden war Ende der 80er der sehr frühe Einstieg in die digitale Dokumentation.

In sehr einfachen Tool-Umgebungen habe ich die ersten topicbasierten Strukturen umgesetzt und erkannt, welches Potenzial in dieser Art der Inhaltsstrukturierung liegt. Das hat dazu geführt, dass ich eine eigene Technik entwickelt habe, die Klassenkonzepttechnik, die bei der Konzeption von Informationsmodellen hilft, ein stimmiges Gerüst effizient und nachhaltig zu entwickeln.

Frage: Welche besonderen Herausforderungen sehen Sie in Ihrer Tätigkeit?

Die großen Herausforderungen unseres Berufsfelds sind die immer schneller werdenden technischen Entwicklungen. Sie verändern die Produkte, die wir beschreiben, und die Nutzererwartungen. Entsprechend ändern sich die Informationsprodukte, die wir erstellen, sowie unsere Arbeitsumgebung und Arbeitsweise. So haben beispielsweise viele Entwicklungsumgebungen agile Vorgehensmodelle eingeführt.

Damit ändern sich unsere Dokumentationsprozesse grundlegend. Die Redakteure sind von Anfang an im Entwicklungsteam integriert und die Dokumentation durchläuft ähnlich dynamische Zyklen wie die Produktentwicklung. Um nach wie vor effektiv zu arbeiten, müssen die Redakteure ihre Arbeitsweise umstellen. Teamarbeit ist essenziell und Informationsarchitekturen müssen flexibel sein, um die Änderungen in den zahlreichen Durchläufen (Sprints) zielführend umsetzen zu können.

Ein weiteres Beispiel sind die technischen Errungenschaften im Zusammenhang mit mobilen Geräten. Sie führen dazu, dass die Nutzer Inhalte erwarten, die speziell auf ihren aktuellen Kontext abgestimmt sind. Um diese Anforderung erfüllen zu können, müssen die Quellen noch deutlich mehr als für die herkömmlichen Publikationsschienen modular und mit passenden Metadaten angereichert sein.

Außerdem sollten so weit als möglich auch die technischen Möglichkeiten wie beispielsweise Geolocation zur Kontextbestimmung eingesetzt werden. Technische Redakteure müssen sich auf diese neuen Herausforderungen einstellen, ihre Kompetenzen erweitern, ihre Quellen sukzessive umstrukturieren und neue Publikationsmöglichkeiten konzipieren.

Frage: Haben Sie Schwerpunkte, wichtige Bereiche, die Sie bearbeiten?

Meine Schwerpunkte sowohl in der Lehre als auch in der Beratung sind XML, digitale Dokumentation und die junge, innovative Disziplin Informationsarchitektur. Informationsarchitektur befasst sich mit den grundlegenden Fragen der Informationserstellung, -darbietung und -nutzung in der heutigen Zeit, in der wir mit immer größeren digitalen Datenmengen umgehen müssen und bisweilen einen Teil unseres Alltags in virtuellen Räumen der sozialen Netze wie LinkedIn, XING, Facebook oder Twitter verbringen.

Informationsarchitektur hat viele Facetten und Berührungspunkte, insbesondere mit Bereichen wie Gestaltung, Usability, Psychologie, Architektur und Programmierung. Der Kern aber ist ein passendes Informationsmodell.

Frage: Was tun Sie für die Verbesserung der Reputation von Anleitungen?

Die beste Möglichkeit, das eigene Projektumfeld zu überzeugen, sind gute Anleitungen und der Nachweis, dass diese Mehrwerte schaffen und gleichzeitig Aufwand und Kosten sparen.

Die Einführung von spezifischen Studiengängen im Bereich der Technik-Dokumentation hat entscheidend dazu beigetragen, den Beruf bekannter und angesehener zu machen. Ich habe die große Chance gehabt, an der Hochschule Karlsruhe zusammen mit Prof. Muthig und Prof. Dr. Göpferich den zweiten Studiengang für technische Redaktion in Deutschland zu gründen, der sich in den folgenden Jahren prächtig entwickelt hat.

Unsere Absolventen hatten von Anfang an hervorragende Berufsaussichten im In- und Ausland.

Sehr wichtig ist auch der Fachverband tekom, dessen Arbeit und Wirken maßgeblich die Reputation fördert. Der seit vielen Jahren ausgelobte Dokupreis beispielsweise motiviert Firmen, ihre Arbeiten einzureichen und von anerkannten Experten begutachten zu lassen. Die Auszeichnung sorgt für Anerkennung im eigenen Haus und dient natürlich als Aushängeschild nach außen. Ich engagiere mich seit vielen Jahren in der tekom.

Aktuell bin ich im Beirat der tk, der Fachzeitschrift des Verbands, und im Beirat der Europäischen Kommission, dort als Mitglied in der Arbeitsgruppe für mobile Dokumentation und Gutachterin.

Frage: Wie motivieren Sie Ihre Leser, d.h., wie bringen Sie die Leser zum Lesen?

Das ist eine schwierige Frage, denn die Technische Dokumentation wird selten aus Lust und Laune gelesen, sondern weil es ein Problem gibt oder eine Aufgabe dringend erledigt werden muss und keine bessere Informationsquelle, wie zum Beispiel erfahrene Kollegen, zur Verfügung stehen.

Ausgangspunkt für die Akzeptanz eines Informationsangebots ist der effiziente Zugang. Wenn Nutzer Mühe haben, die Information zu finden, die sie brauchen, sinkt die Motivation, sich mit dem Informationsangebot zu beschäftigen, bis hin zur kompletten Aufgabe. Wenn der Zugang gelingt, hängt die Lesermotivation entscheidend davon ab, inwieweit die durch die Professionalisierung erarbeiteten Qualitätskriterien für die Technische Dokumentation erfüllt sind.

Wissenschaftliche Studien haben mittlerweile überzeugend belegt, dass stimmige Strukturierung, verständliche Sprache, ansprechende funktionale Gestaltung und natürlich fachliche Korrektheit die Schlüsselfaktoren für den Erfolg von Informationsprodukten sind.

Frage: Welche besonderen Herausforderungen haben Sie in Ihrer Tätigkeit gemeistert?

Jedes Dokumentationsprojekt steckt naturgemäß voller Herausforderungen. Oft gilt es, ein heterogenes, verteiltes Team aufeinander einzustimmen und auch bei größtem Termindruck bei Laune zu halten. Immer müssen die Schnittstellen gemeistert werden, zur Entwicklung, zum Support, zum Marketing, zur Firmenleitung, zu externen Gruppen, zu den Tools.

Frage: Aus welchen Fehlern haben Sie gelernt?

Egal, wie die Situation im Projekt ist, man sollte nie in Panik verfallen und man sollte frühzeitig kommunizieren. Insbesondere Dinge, die nicht wie geplant laufen, müssen so schnell wie möglich bekannt gegeben werden, damit man sich darauf einstellen kann. Wenn diese Regel beherzigt wird, ist jedes Projekt zu meistern, auch wenn es noch so unmöglich erscheint.

So habe ich gelernt, dass es oft nicht sinnvoll ist, zu lange zu planen und Konzepte zu entwickeln. Besser ist es, so früh wie möglich mit konkreten Ideen und Umsetzungen zu starten und diese dann von vielen Stellen bewerten zu lassen.

Frage: Was antworten Sie auf die Aussage: Die Doku liest sowieso keiner? Ist die Technische Dokumentation nicht so wichtig?

Technische Dokumentation ist selbstverständlich wichtig und ein ganz zentrales Element für die Akzeptanz von Produkten. Die Hersteller müssen die rechtlichen Anforderungen erfüllen und den Nutzererwartungen gerecht werden. Für die Technische Dokumentation bedeutet das natürlich, dass sie innovativ und zeitgemäß bleiben muss.

Frage: Gibt es ein besonders schönes Erlebnis in Ihrem Berufsleben, das die Wichtigkeit Ihrer Arbeit unterstreicht?

Jedes erfolgreiche Projekt hat seine eigenen schönen Erlebnisse. Besonders schön ist es, wenn am Ende gerade die größten Zweifler und Bedenkenträger zu Fans geworden sind.

Für Dienstleister ist das schönste Erlebnis natürlich, wenn die Kunden immer wiederkommen.

Für mich sind meine Bücher und Veröffentlichungen schöne Erlebnisse, insbesondere wenn positive Rückmeldungen aus der Fachwelt meine Erfahrungen bestätigen und meine Ideen ankommen.

Frage: Was macht Ihnen besonderen Spaß in Ihrer Tätigkeit?

Der Beruf ist sehr vielseitig und abwechslungsreich. Das erlebe ich auf vielfache Weise als Unternehmerin und als Professorin. Man hat viel mit anderen Menschen zu tun und kann sich immer wieder neu orientieren.

Besondere Freude macht es, wenn man eigene Ideen entwickeln und umsetzen kann, was ich mit meiner innovativen Unternehmenskultur und fachlich mit der Entwicklung der Klassenkonzepttechnik auf mehreren Ebenen verwirklichen konnte.

Besonders freut es mich, dass mit dem Aufkommen der mobilen Geräte die topicorientierte Strukturierung und die Klassenkonzepttechnik nach 20 Jahren Nischendasein in der Online-Hilfe-Welt endlich zur vollen Blüte kommen.

Frage: Was macht Ihnen Mühe bzw. keinen Spaß?

Jedes Projekt hat Phasen, in denen es keinen Spaß macht, wenn beispielsweise unter hohem Zeitdruck absolute Präzision verlangt ist. Das bedeutet nicht selten, dass Dinge immer wieder gemacht werden müssen, bis sie endlich perfekt sind.

Entnervend kann auch die Technik sein, wenn sie nicht so arbeitet, wie sie soll, und gerade dann nicht, wenn wir maximal auf sie angewiesen sind. Das kostet oft viel Zeit, die dem Endprodukt nicht mehr anzusehen ist.

Frage: Was würden Sie Berufseinsteigern mit auf den Weg geben?

Das Berufsfeld ist heute so vielseitig geworden, dass alle die Chance haben, die Spezialisierung zu finden, die ihnen am meisten liegt. Jede Berufserfahrung ist wichtig. Aber man sollte immer darauf achten, dass die eigenen Neigungen nicht zu kurz kommen. Die Möglichkeiten sind heute da, also sollte man nicht aufhören, nach der idealen Beschäftigung zu suchen, bis man sie gefunden hat.

Frage: Gibt es einen Tipp oder Trick, den Sie hier weitergeben können?

Die berufliche Vernetzung ist Gold wert. Gerade bei den schnellen technischen Entwicklungen kann eine Person unmöglich alles allein meistern. Da helfen gute Kontakte und der kontinuierliche Austausch mit anderen, zum Beispiel über den Fachverband tekom.

Frage: Wenn Sie noch einmal wählen könnten: Würden Sie die gleiche Tätigkeit wieder wählen oder würden Sie etwas ändern wollen?

Ich würde auf jeden Fall wieder dasselbe machen, obwohl heute der Start mit einem eigenen Dienstleistungsunternehmen um Grade schwieriger ist als in unseren Pionierzeiten.

Begeisterung und voller Einsatz haben sich bei mir immer bewährt. Der Erfolg gibt Recht und motiviert, weiterzumachen.

Schlusswort

Kommunikation und Informationsmanagement sprechen alle Talente an, künstlerisch, sprachlich, logisch-strukturell und gestalterisch. Neben den vielversprechenden Berufsaussichten können die im Studium und Beruf gewonnenen Fähigkeiten überall bis hin zum privaten Umfeld von großem Nutzen sein.