21.07.2017

Einführung in Dokumentenmanagementsysteme

Dokumentenmanagement – Organisation kommt vor Technik

Dieses Kapitel versteht sich nicht als ein Plädoyer für eine spezielle Art Softwareprodukte. Es soll stattdessen dargestellt werden, welche technischen und insbesondere organisatorischen Aspekte bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystematiken beachtet werden sollten. Anschließend soll aufgezeigt werden, wie bestimmte Softwareprodukte Sie bei der Umsetzung Ihrer spezifischen Dokumentenmanagementlösung unterstützen können.

Begriffsbestimmungen und Abgrenzungen

Dieser Abschnitt soll dazu beitragen, verschiedene Begriffe im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme gegeneinander abzugrenzen und zu präzisieren.

Hinweis

Bisher haben die Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen noch keine gemeinsame Sprache gefunden. Die Begriffe können sich je nach Softwareprodukt überschneiden oder widersprechen.

  • Elektronisches DokumentenmanagementsystemEs wird unterschieden zwischen Systemen im engeren und weiteren Sinne. Im engeren Sinne dienen die Systeme der logischen Verwaltung digitaler Dokumente. Die Systeme stellen Funktionen zur Zugriffskontrolle, konsistenten Bearbeitung und Versionierung bereit.Im weiteren Sinne sind hiermit Systeme zur umfassenden Schriftgutverwaltung gemeint. Sie können sowohl digitale als auch papiergebundene Dokumente verarbeiten, beinhalten Retrieval-, Workflow- und Groupware-Komponenten und ermöglichen eine konsistente und rechtssichere Archivierung.

  • MetadatenMetadaten sind die „Daten über die Daten“: …

Autor: Dipl.-Inform. Andreas W. Ditze

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