14.05.2020

Teilnahme an Personalratssitzungen mit Telefon- oder Videokonferenzen

Befristet bis Ende März 2021 wird es zumindest in der Bundesverwaltung möglich sein, Personalratssitzungen auch in Form von Telefon- oder Videokonferenzen anberaumen zu dürfen, wenn wegen der bestehenden Covid-19-Pandemie eine Präsenzsitzung unter Beachtung der Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts nicht durchgeführt werden kann.

Telefon- und Videokonferenz

Ablauf einer „normalen“ Personalratssitzung

Ein Personalrat berät und beschließt im Rahmen von Präsenzsitzungen nichtöffentlich und unter Beachtung einer gesetzlich auferlegten Schweigepflicht. Beschlussfähig ist er nur, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder (oder Ersatzmitglieder) anwesend ist. Nur in einfach gelagerten Fällen darf – und das auch nur nach wenigen Landespersonalvertretungsgesetzen – der/die Vorsitzende im schriftlichen Umlaufverfahren beschließen lassen, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht.

Situation während der Pandemie

Doch derzeit bestehen wegen der Covid-19-Infektionsgefahr und den sich daraus ergebenden Konsequenzen im organisatorischen Ablauf von Präsenzsitzungen erhebliche Schwierigkeiten, weil sie an einem zentralen Ort innerhalb der Dienststelle nicht stattfinden können. Gründe hierfür sind eine erhebliche Infektionsgefahr, Erkrankungen von Personalratsmitgliedern (gleichermaßen gilt das für Mitglieder von Stufenvertretungen oder Gesamtpersonalräten) oder ihren Angehörigen, häusliche Quarantäne, notwendige häusliche Kinderbetreuungen infolge der Schließung von Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen, Ausweitung der Möglichkeiten mobilen Arbeitens, Einschränkungen von Dienstreisen und dienstlichen Terminen sowie Abstandsgebote aus Gründen des Gesundheitsschutzes.

Voraussetzungen für Telefon- und Videokonferenzen

Um aber die Arbeits- und Beschlussfähigkeit der Personalvertretungen zu gewährleisten, sollen zumindest für die Bundesverwaltung ab 1. März 2020 Sitzungen künftig auch mittels Telefon- und Videokonferenzen durchgeführt werden können mit der Maßgabe, dass dies nur bis zum 31. März 2021 zulässig ist. § 37 BPersVG wurde insoweit entsprechend geändert. Dort heißt es jetzt zusätzlich:

„Personalratsmitglieder können mittels Video- oder Telefonkonferenzen an Sitzungen teilnehmen, wenn

  1. vorhandene Einrichtungen genutzt werden, die durch die Dienststelle zur dienstlichen Nutzung freigegeben sind,
  2. vorbehaltlich einer abweichenden Regelung in der Geschäftsordnung kein Mitglied des Personalrates unverzüglich nach Bekanntgabe der Absicht zur Durchführung der Sitzung mittels Video- oder Telefonkonferenz diesen Verfahren gegenüber dem Vorsitzenden widerspricht und
  3. der Personalrat geeignete organisatorische Maßnahmen trifft, um sicherzustellen, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können.

Eine Aufzeichnung ist unzulässig. Personalratsmitglieder, die mittels Video- oder Telefonkonferenz an Sitzungen teilnehmen, gelten als anwesend. § 41 Absatz 1 Satz 3 findet mit der Maßgabe Anwendung, dass der Vorsitzende vor Beginn der Beratung die zugeschalteten Personalratsmitglieder feststellt und in die Anwesenheitsliste einträgt.“

In der „kleinen“ Runde

Gewiss wird es bei sog. kleineren Personalräten möglich bleiben, unter Beachtung der Bedingungen der Covid-19-Pandemie und der einschlägigen Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts in regulären Präsenzsitzungen unter entsprechenden räumlichen Bedingungen bei Wahrung des Abstandsgebots die anstehenden Maßnahmen zu beraten und darüber auch zu beschließen. Doch wie sich die Pandemie noch entwickeln wird, weiß keiner. Für diesen Fall ist es zumindest vorausschauend, auch bei diesen kleineren Gremien auf Videokonferenzen als gesetzlich zulässige Sitzungsform zurückgreifen zu können.

Autor: Werner Plaggemeier (langjähriger Herausgeber der Onlinedatenbank „Personalratspraxis“)