Fachbeitrag | Energieeffizienz
12.09.2016

Prozessoptimierung: administrative Prozesse im Energiemanagement

Unter Prozessoptimierung versteht man einen übergreifenden Ansatz zur Verbesserung der Prozesse in einem Unternehmen. Ziel ist es, die bestmöglichen Prozessergebnisse zu erhalten. Prozessoptimierung lässt sich also auf nahezu alle Unternehmensbereiche anwenden. Bezogen auf die Themen Energiemanagement und Energieeffizienz bedeutet dies, dass nicht nur durch Prozessoptimierung in den eigentlichen Produktionsabläufen Energie gespart wird und Kosten gesenkt werden können.

Prozessoptimierung-administrative-prozesse-energiemanagement-energieeffizienz-optimieren© Rawpixel Ltd /​ Thinkstock

Das Potenzial, das administrative Prozesse im Zusammenhang mit Prozessoptimierung haben, wird gelegentlich unterschätzt, weil man meist zuerst auf die messbaren Energiedaten blickt. Man verbessert Messsysteme und Messkonzepte, um Material- und Energieflüsse anhand der ausgewerteten Daten effizienter zu machen. Gerade in Produktionsbetrieben erscheint dies naheliegend. Doch auch die Verwaltungsabläufe, die für die Implementierung und kontinuierliche Weiterführung des Energiemanagementsystems (EnMS) wichtig sind, tragen durch diese Funktion indirekt zur Senkung der Energieverbräuche bei.

Der PDCA-Zyklus als Grundlage der Prozessoptimierung

Der PDCA-Zyklus – also die Prozessschritte „Plan“, „Do“, „Check“ und „Act“ – trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen in Unternehmen bei und ist grundlegend für die Zielerreichung im Energiemanagement. Ebenso, wie das EnMS als Ganzes diesem Zyklus unterworfen ist, lässt er sich auch auf Teilbereiche des EnMS herunterbrechen. Er kann also auch auf administrative Abläufe angewendet werden.

Beispiel: Audits vorbereiten und durchführen

Augenfällig wird dies z.B. bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits. In der DIN EN 16247 sind die einzelnen Schritte des Auditing-Prozesses festgelegt: der einleitende Kontakt, die Auftaktbesprechung, die Datenerfassung, der Außeneinsatz, die Analyse, der Abschlussbericht und die Abschlussbesprechung. Dieser Prozess kann wiederum entweder in seiner Gesamtheit oder bezogen auf einzelne Schritte optimiert werden. Das folgende Beispiel illustriert, wie Prozessoptimierung bezogen auf den Einzelschritt „Abschlussbericht erstellen“ aussehen könnte:

  • P(lan) = Zusammenführen der erfassten Daten, Brainstorming, Grobkonzept erstellen, Notizen machen
  • D(o) = Abschlussbericht in endgültige Fassung bringen
  • C(heck) = Kontrolle des Berichts durch Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)
  • A(ct) = Feedback der BAFA nutzen, um den nächsten Bericht entsprechend anzupassen, also z.B. Daten genauer wiederzugeben, den Bericht sinnvoller zu strukturieren, Ergebnisse transparenter zu machen usw.

Mit dem Erstellen jedes weiteren Abschlussberichts beginnt der PDCA-Zyklus wieder von vorn.

Prozessabläufe dokumentieren

Nicht nur Audits, bei denen ein Abschlussbericht vorgeschrieben ist, sollten dokumentiert werden. Ebenso sinnvoll ist es, andere administrative Prozesse mit einer schriftlichen Dokumentation zu begleiten. So lässt sich der gesamte Ablauf rückblickend besser verstehen. Man erkennt gegebenenfalls, welche Einzelschritte zu aufwendig sind (= Check) und kann den Gesamtprozess auf dieser Grundlage straffen und optimieren (= Do).

Beispiel: Mitarbeiterschulung und Mitarbeitersensibilisierung

Prozessoptimierung kann auch auf Mitarbeiterschulungen zur Energieeffizienz angewendet werden. Dabei gilt es nicht nur, Aufwand und Kosten für die Schulungen mit den tatsächlichen Energieeinsparungen, z.B. beim Einsatz von Bürotechnik und Beleuchtung, abzugleichen. Auch die Befragung der Mitarbeiter ist ein Tool, mit dem Prozesse optimiert werden können. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie ihnen welche Schulungsaktionen gefallen haben, ob sie aus ihrer Sicht profitiert haben und wo sie Verbesserungspotenzial sehen. Wenn Sie den Schulungsprozess wie oben beschrieben dokumentieren, können Sie die Rückmeldungen der Mitarbeiter in die Dokumentation einbeziehen (= Check) und die Schulungskonzepte entsprechend anpassen (= Do). So wird die Qualität der Weiterbildung zum Thema Energiemanagement kontinuierlich verbessert, was sich indirekt positiv auf die Energiebilanz auswirkt.

Autor: Susanne Niemuth-Engelmann

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