19.11.2020

Audits: „Remote oder nicht remote“? Interview mit GutCERT

Wie fast alle Bereiche der Industrie und des täglichen Lebens ist auch die Zertifizierungs- und Akkreditierungslandschaft stark von der Pandemie betroffen. Mehr und mehr kristallisiert sich heraus, welche Maßnahmen für die künftige Auditpraxis geeignet sind. Insbesondere stellt sich die Frage, ob Audits mit einer räumlichen Trennung zwischen Auditor und Auditteam – sog. Remote-Audits – eine gute und nachhaltige Alternative sind. Darüber haben wir mit den Experten von GUTcert gesprochen.

Remoteaudit im Energiebereich

Über GUTcert Erfahrungen im Umgang mit Remote-Audits generell und speziell bei Energiemanagementsystemen (EnMS) nach ISO 50001 berichten die Verantwortlichen der Zertifizierungsstelle Andreas Lemke (Leiter der Zertifizierungsstelle), Jochen Buser (Bereichsleiter, Fachleiter Energiemanagementsysteme) und Sindy Prommnitz (stellvertretende Leiterin der Zertifizierungsstelle/Bereichsleitung Auditorenmanagement). Die Interviews wurden von Yulia Felker (Bereichsleiterin Akademie/Nachhaltige Entwicklung) geführt.

Yulia Felker: Seit wann besteht für Zertifizierungsgesellschaften die Möglichkeit, Remote-Audits anzubieten?

Andreas Lemke: Die Informationstechnologie ist seit vielen Jahren auf dem Vormarsch. Und das nicht nur in der Industrie – auch im Dienstleistungsbereich geht heutzutage ohne moderne IT (fast) nichts mehr. Und natürlich ist davon auch die Branche der Zertifizierer betroffen.

Diese Entwicklung hat das International Accreditation Forum (IAF) bereits 2008 aufgegriffen und ein Regelwerk dafür geschaffen. Dieses fand allerdings nicht viel Anklang bei den Zertifizierungsstellen, nur wenige haben auf dieser Grundlage Audittätigkeiten geplant und umgesetzt.

Vor knapp zwei Jahren – im Juli 2018 – wurde der Leitfaden überarbeitet und als „Verbindliches Dokument zur Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) für Audit-/Begutachtungszwecke“ veröffentlicht (IAF MD4:2018). Für die Zertifizierung war hier vor allem interessant, dass die frühere Begrenzung des Einsatzes von Remote-Techniken angepasst wurde.

Yulia Felker: Der Erfolg – oder Misserfolg – von Remote-Audits hängt zu einem großen Teil von der Kompetenz der Auditoren ab. Welche besonderen Anforderungen werden an Auditoren gestellt?

Sindy Prommnitz: Die 2018 überarbeiteten IAF-Regelungen zur Durchführung von Remote-Audits wurden bei der GUTcert bereits vor der Pandemie allen Auditoren ausführlich erläutert und von ihnen nach und nach in der Praxis angewendet. Es ging dabei vor allem

  • um den sicheren Umgang mit den eingesetzten Tools (richtiges Bedienen, Nutzung der implementierten Funktionalitäten),
  • das Beurteilen der Sicherheit von Kommunikationskanälen (Verantwortung für die Vertraulichkeit der ausgetauschten Informationen) und
  • das Beherrschen der durch die Tools geänderten Kommunikation (para- bzw. nonverbale Signale, Fehlen informeller Kontakte).

Die rasante Umstellung der alltäglichen Arbeitsweise von der konventionellen auf die Remote-Methodik hat die Auditoren jedoch zum Teil noch vor ganz andere Herausforderungen gestellt, die erstmal bewältigt werden mussten.

Der GUTcert-Ansatz war dabei, eine noch engere projektbezogene Kommunikation zwischen den Kunden, Auditoren und den Mitarbeitenden der Zertifizierungsstelle zu organisieren, um die in den Frühlingsmonaten geplanten Audittermine trotz pandemiebedingter Schwierigkeiten (zumindest teilweise) zu ermöglichen. Zusätzlich wurden spezielle Schulungstermine für unsere Auditoren angesetzt, die gerne angenommen wurden. Ein weiterer Schritt war das Etablieren einer Online-Diskussionsrunde, bei der Auditoren über ihre Erfahrungen mit Remote-Audits berichten und untereinander Ratschläge und Empfehlungen austauschen konnten.

Einige remotebedingte Erkenntnisse beim Auditieren waren etwa:

  • Auditoren brauchen deutlich mehr Zeit für die Vorbereitung und die Planung von Audits. Alles muss maßgeschneidert passen: Die sonst vorhandene Handlungsflexibilität ist bei Online-Verfahren so gut wie nicht gegeben.
  • Das Zeitmanagement ist bei Online-Audits schwieriger einzuhalten. Die Verantwortlichen befinden sich oft im Homeoffice, Verbindungen sind nicht immer stabil, es kommt immer wieder zu Unterbrechungen und Störungen.
  • Auch die Teilnehmerkreise für jeden Auditblock müssen sorgfältig geplant werden: Weniger ist mehr. Bei den Gesprächen in großen Runden und größeren Konferenzräumen werden die Moderation und Wahrnehmung deutlich erschwert, was für alle Beteiligten kräfteraubend ist. Deshalb ist es oft eine bessere Lösung, das Audit in kleinere Sessions zu unterteilen und dazwischen kurze Pausen einzuplanen.
  • Die Auswahl des Tools für Videokonferenzen muss rechtzeitig zwischen Auditor und Kunden vereinbart werden. Viele Kunden haben sich auch zur internen Nutzung für ein Tool entschieden und lehnen andere Tools (z.B. wegen Sicherheitsbedenken) ab.
  • Vor allem bei Tools, mit denen eine Seite noch keine Erfahrung hat, sollte unbedingt rechtzeitig vor dem Audit ein Funktionstest durchgeführt werden. Neben der technischen Funktionsfähigkeit sollten dabei auch die Bedienung sowie die Eignung der vorhandenen Hardware (z.B. Headset, Webcam) geprüft werden.
  • Falls Rundgänge mit Videoübertragung geplant werden, muss für ausreichende Internetabdeckung gesorgt werden. Zusätzliche Hotspots können ggf. Lücken schließen, aber auch das sollte vorher unbedingt getestet werden.
  • Auch Datenschutzaspekte sind bei der Planung zu berücksichtigen. So ist häufig das Einbeziehen des Datenschutzbeauftragten des Kunden notwendig, auch der Betriebsrat muss ggf. vorher konsultiert werden.

Yulia Felker: Wie gehen die Kunden mit den Remote-Herausforderungen um?

Sindy Prommnitz: Unsere Kunden befanden sich die erste Zeit nach Einführung der pandemiebedingten Einschränkungen in einer schwierigen Lage – und sind es teilweise heute immer noch. Neben der allgemein herrschenden Unsicherheit erhielten wir innerhalb kürzester Zeit eine rasant steigende Anzahl an Anfragen zum Managen von Auditterminen und zur Auslegung verschiedener auditrelevanter Rahmenwerke.

(…)

Sie sehen hier nur einen kurzen Ausschnitt aus dem Interview

Das vollständige Interview finden Sie in „Energiemanagement in der betrieblichen Praxis“ – DAS Informations- und Arbeitshilfenpaket rund um Ihr Energiemanagementsystem.

Autoren: Yulia Felker , Sindy Prommnitz