Fachbeitrag | Einkauf
25.11.2015

Zeitdruck: Wie Sie trotzdem erfolgreich arbeiten und handeln

Unter Zeitdruck passieren viele Fehler und man trifft Entscheidungen, die man hinterher bereut und nicht mehr oder nur schwer korrigieren kann. Gerade im Einkauf kann es häufiger zu solchen Situationen kommen. Klar im Vorteil ist natürlich der, der das richtige Tool parat hat. Legen Sie sich deshalb die richtige Trouble-Shooting-Technik zu.

Zeitdruck im Einkauf© milanmarkovic78 /​ fotolia.com

Eines der wichtigsten Ziele und Ihre tagtägliche Aufgabe im Einkauf ist es, die Versorgungssicherheit für Ihr Unternehmen zu garantieren. Doch genau da sind Sie auch am leichtesten zu treffen. Auf der Lieferantenseite gibt es unzählige Beispiele für schwierige Situationen:

  • Liefertermine werden einfach nicht eingehalten.
  • Es wird falsches oder mangelhaftes Material angeliefert.
  • Ihr Lieferant geht von heute auf morgen in Konkurs.
  • Interkontinentale Lieferungen haben Verzögerung bei der Verschiffung.

Aber auch der Beschaffungsmarkt hält die eine oder andere „Überraschung“ bereit: Es kommt beispielsweise zu einer allgemeinen Verknappung der Rohstoffe am Markt oder der Kapazitätsbedarf am Markt ist nicht ausreichend für Ihre Bedarfe. Und auch im eigenen Unternehmen gibt es Situationen, die Sie im Einkauf ganz schön in Schwierigkeiten bringen:

  • Die F&E verlangt kurzfristige Änderungen in der Konstruktion und somit ergeben sich andere Bedarfe, die abgedeckt werden müssen.
  • Die Bedarfe steigen schneller als die Wiederbeschaffungszeit.

Diese und noch viel mehr Situationen aus dem Unternehmensalltag sind Ihnen sicherlich mehr als bekannt und haben Sie schon öfter mal in „Trouble“ gebracht.

Trouble Shooting – machen Sie den Unterschied

Wichtig ist, dass Sie sich den Unterschied bewusst machen, wenn Sie sich in einer Problemsituation befinden. Differenzieren Sie:

Auf der einen Seite sind da die kurzfristigen Probleme, die schnell und situativ gelöst werden müssen, um wieder handlungsfähig zu werden. Hier ist der Sachbearbeiter, Disponent und Einkäufer gefordert, der schnell handeln muss – Trouble shooten!

Auf der anderen Seite gibt es die längerfristige Lösung, die die Problemursache beseitigen sollte. Hier sind dann die Lead Buyer, die Senior Einkäufer und die Einkaufsleiter in der Pflicht, aktiv und effektiv Trouble Shooting zu betreiben.

Der Schwerpunkt bei der eigentlichen Arbeit liegt sicherlich im operativen Geschäft, da sind sich Experten einig. Parallel sollte aber immer eine längerfristige Lösung angestrebt werden. An dieser Stelle unterscheiden sich dann auch die Guten von den Besten! Es gibt immer noch sehr viele Unternehmen, die bis in die Chefetagen auf reines kurzfristiges Trouble Shooting setzen, um einfach „mal alles am Laufen zu halten“. Dabei wird oft die Langfristigkeit aus den Augen verloren.

Tun Sie dies nicht – seien Sie besser!

Trouble Shooting mit „5 W“

Eine sehr effektive Technik, die beim Trouble Shooting im Einkauf eingesetzt werden kann, ist die „5 W“-Technik: Machen Sie sich zunächst den Prozess in der schwierigen Situation klar:

  1. Feststellen der Istsituation
  2. Beschreibung des Problems
  3. Was muss getan werden, um das Problem zu beheben?

Jetzt setzen Sie im zweiten Schritt an die Punkte 1 bis 3 jeweils denselben Fragezyklus an:

  1. Wer oder Was?
  2. Wie viele?
  3. Wo?
  4. Wann?
  5. Wie (Warum)?

Durch das Hinterfragen der Prozessschritte 1 bis 3 mit den fünf Fragen können Sie sich sehr schnell der Lösung annähern. Viel Erfolg beim Trouble Shooting!

Übrigens: Trouble Shooting sollte nicht länger als einen Tag dauern (Faustformel). Sobald es darüber hinausgeht, sollten Sie über eine längerfristige Lösung (Projekt) nachdenken.

Der mögliche nächste Schritt: Projektmanagement im Einkauf

Sobald Sie erkannt haben, dass es mit „Trouble-Shooting“ nicht getan ist, wird es sehr wichtig, über ein effektives Projektmanagement im Einkauf nachzudenken. In unserem Online-Modul „Einkauf – Logistik – Transport“ haben wir gute Beiträge zu diesem Thema. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle, dieses Online-Modul einmal zu testen: „Einkauf – Logistik – Transport“. Jetzt im Live-Test für 30 Minuten.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Autor: Markus Lemme 

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