19.09.2017

Wie die Digitalisierung den Einkauf verändert

Die Digitalisierung bestimmt die Zukunft des Einkaufs. Soweit herrscht Einigkeit. Doch welche Bereiche wie weit betroffen sein werden, darüber waren sich die Experten bislang nicht einig. Eine Studie kommt jetzt zu dem Ergebnis: Der Einkauf wird weniger taktisch, dafür stärker strategisch ausgerichtet sein.

Digitalisierung

Digitalisierung des operativen Einkaufs

Operative Einkaufsprozesse lassen sich nahezu komplett digitalisieren – bis hin zu vollständig autonomen Abläufen. Das berichtet das Magazin für Informationstechnik „iX“ in seiner September-Ausgabe. Das Magazin beruft sich dabei auf eine Umfrage der Hochschule für angewandte Wissenschaften in Würzburg-Schweinfurt.

Daran nahmen mehr als 650 Einkaufs-, Finanz- und Supply-Chain-Manager aus europäischen und US-amerikanischen Firmen teil. Die Studie wurde vom Einkaufssoftwarehersteller SAP Ariba gesponsert.

Taktische Ausrichtung des Einkaufs passé

Regions- und branchenübergreifend erwarten demnach 73 Prozent der Teilnehmer, dass sich der operative Einkauf erheblich verändern wird. Der Einkauf werde seine taktische Ausrichtung verlieren und müsse sich stärker strategisch orientieren. Nur so sei es möglich, schnell auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren.

Nicht genug damit: Es stiegen auch noch die Erwartungen an den strategischen Einkauf. Er solle den Unternehmen künftig einen höheren Wertbeitrag liefern.

Einkauf 4.0 entscheidend für Industrie 4.0

Die Umfrage bestätigt die Ergebnisse der Studie „Digitalisierung des Einkaufs – Einkauf 4.0“. Diese wurde durchgeführt vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) vor rund einem Jahr.

Die Studienautoren sehen den Einkauf als Antrieb der externen Vernetzung. Daher schreiben sie ihm bei der Umsetzung von Industrie 4.0 eine entscheidende Rolle zu. Der Referenz-Einkaufsprozess des BME spiegelt operative und strategische Aufgaben im Einkauf wider. In einer arbeitsteilig organisierten, global agierenden Wirtschaft sei die Neuorientierung unumgänglich. Der Wunsch nach mehr Automatisierung erfordere ein weiterentwickeltes Instrumentarium bei der Prozesssteuerung.

Kernprozess der Beschaffung nicht mehr ausreichend

Die Abdeckung des eigentlichen Kernprozesses zur Beschaffung mit Bedarfs- und Lieferantenidentifikation sowie Bedarfsdeckung allein reiche nicht mehr aus. Vorher müsse die Einkaufsstrategie festgelegt sein. Sie ergebe sich aus der Zusammenstellung der Warengruppen.

Das verlange nach entsprechendem Werkzeug für die begleitenden Prozesse Lieferantenmanagement, Einkaufscontrolling und Risikomanagement.

Viele manuelle Schritte werden durch die Digitalisierung wegfallen

Entsprechende Softwareprodukte sollen Unternehmen dabei helfen. Mit ihnen richtet der Einkauf durchgängige Abläufe ein. Durch die Digitalisierung werden künftig viele manuelle Arbeitsschritte wegfallen.

Beispiel einer integrierten Prozessgestaltung ist der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P). Schon bei Bedarfsmeldungen aus den Fachabteilungen sollen solche Schritte automatisiert ablaufen:

  • Kontierung
  • Freigabelimits
  • Wareneingangsprüfung

Eingehende Rechnungen ließen sich mit der Bestellung, den Vertragsregeln und den Zahlungszielen abgleichen und verbuchen. Mit schnelleren Prozessen und Rechnungsbegleichung könnte man beispielsweise mehr Skonti erreichen. Zugleich könne man Maverick Buying oder wildes Kaufen aufgrund unkontrollierten Einkaufs indirekter Güter etwa aus Fachabteilungen vermeiden.

Zusätze zu ERP-Paketen

Bislang beherrschten Zusätze zu ERP-Paketen das Geschäft. Die Marktforscher finden diese Tools jedoch in Handhabe und Inbetriebnahme zu kompliziert. Unternehmen müssten bis zu fünf Anwendungen einschließlich Datenbanken (ERP/Einkauf, Lieferanten-/Katalogmanagement, Kontraktverwaltung, Zahlungsabwicklung, Controlling/Reporting) pflegen.

Speziell für Beschaffung konzipierte Mietangebote stoßen stattdessen auf immer größeren Zuspruch. Der Marktanteil der Abo-Einnahmen soll sich Forrester zufolge 2017 bereits auf 35,3 Prozent des Gesamtvolumens (585 Millionen Dollar von 1,657 Milliarden Dollar) belaufen. Vor drei Jahren waren es erst knapp 23 Prozent.

Autor: Franz Höllriegel