Fachbeitrag | Einkaufsrecht
13.07.2016

Software-Beschaffung rechtlich sauber regeln

Wurde früher noch mit Rechenschieber und im Kopf gerechnet, übernehmen heute aufwändige Computerprogramme die Arbeit. Ob in der Buchhaltung, in der Konstruktionsabteilung oder am Bedienpult einer großen Maschine in der Fertigung: Überall ist Software im Einsatz. Wie sehr wir heute von gut funktionierender Software abhängig geworden sind, weiß jeder, der schon einmal eine Umstellung auf SAP mitgemacht hat. Daher ist es für ein Unternehmen enorm wichtig, dass die Software-Beschaffung rechtlich sauber läuft und die Software-Verträge alles klar regeln. Hier ist der Einkauf gefragt.

Software-Vertrag© maciek905 /​ fotolia.com

Augen auf bei der Software-Beschaffung

Die Unternehmenssoftware bildet Geschäftsprozesse wie Buchführung, Einkauf, Lager oder Vertrieb in verschiedenen Modulen ab. In der Praxis führen manche Unternehmen zu viele Module gleichzeitig ein und knausern auch noch mit Zeit, Geld und Personal.

Voller Optimismus kappt man die alten Systeme, bevor die neuen einigermaßen laufen. Ausgiebige Tests vor dem geplanten „Go Live“? Zu teuer! Die Folge: Im Betrieb treten Fehler auf, die im schlimmsten Fall das Unternehmen ruinieren können.

Stellen Sie sich vor, bei einem Versandhändler lässt sich der Warenbestand nicht mehr anzeigen oder Geschäftsvorfälle werden unbemerkt falsch verbucht. Software bzw. Software-Beschaffung hat ihre Tücken!

Software-Beschaffung: Woran sollte der Einkäufer denken?

Bei der Einführung einer neuen Software stehen oft die Kosten für die Softwarelizenzen im Fokus. Dabei unterschätzt man gerne, wie teuer das Hinzuziehen externer Berater und Software-Experten sein kann. Zieht sich die Umstellung der Unternehmenssoftware über Jahre hin, können bei einem Tagessatz von 1.000 bis 2.000 Euro pro Person auch mal zweistellige Millionenbeträge zusammenkommen.

Aber nicht nur die großen Software-Projekte, auch die kleinen haben es in sich. Wird die Erstellung einer aufwändigen Software beauftragt, ohne daran zu denken, sich die Rechte an der Software zu sichern und sich darüber Gedanken zu machen, ob sie in Zukunft upgedated und erweitert werden soll, kann es passieren, dass sie später komplett neu programmiert werden muss, weil die alte nicht geändert werden darf und kann.

Wichtig bei allen Software-Projekten

Im Vorfeld einer jeden Software-Beschaffung ist eine saubere Bestandsaufnahme über diese Fragen wichtig:

  • Welche Daten, Geschäftsprozesse, Systeme, Ressourcen, Schnittstellen bestehen?
  • Wie groß ist das Budget?
  • Welche Anforderungen soll die neue Software erfüllen?
  • Wie ist der gewünschte, realistische und der Zeitrahmen im „Worst Case“?
  • Lieber eine Software von der Stange oder etwas Eigenes?
  • Müssen interne Geschäftsprozesse angepasst werden?
  • Wird die Beratung des Softwareherstellers benötigt?
  • Wenn ja, wann und wie lange?
  • Wie viele Experten sind nötig?
  • Was wird von ihnen erwartet?
  • Welche Rechte und Pflichten haben sie?
  • Wer wartet und pflegt die Software später?
  • Wie hoch werden die Kosten für Updates und Änderungen sein?
  • Bis wann kann der Service garantiert werden?

Wie Sie sehen, muss der IT-Einkauf die Anforderungen an den Software-Hersteller und –Lieferanten sorgfältig regeln. In enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Dritten handelt er entsprechende Verträge aus. Wie diese aussehen müssen, kann an dieser Stelle nicht in der gebotenen Ausführlichkeit behandelt werden.

Aber wir empfehlen Ihnen, diese Informationen in „Einkaufsrecht online“ abzurufen und sich grundlegend zu informieren.

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Autor: Astrid Hedrich (Rechtsanwältin und Dozentin in Augsburg. Beschäftigt sich mit Wirtschaftsrecht.)

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