01.07.2020

Purchase-to-Pay-Prozess: Hohes Einsparpotenzial durch Automatisierung

Bedarfsmeldung, Lieferantenauswahl, Bestellung, Rechnungen: Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess. Er lässt sich effizienter digital umsetzen. Das zeigt eine Studie. Danach bewerten befragte Unternehmen eine Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses sehr hoch ein.

Purchase-to-Pay-Prozess

Umfrage von Techconsult

Von der Bedarfsmeldung über die Lieferantenauswahl, Bestellung bis zum Rechnungsmanagement: Der komplexe Prozess der Beschaffung lässt sich digital viel effizienter umsetzen. Diese Erkenntnis wird durch die Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ gestützt. Durchgeführt hat sie Marktforscher Techconsult im Auftrag der Ceyoniq Technology und dabei exemplarisch den Purchase-to-pay-Prozess untersucht. Die Befragung zeige ein großes Potenzial des Marktes für digitale Lösungen auf diesem Gebiet, heißt es in einer Pressemitteilung von Ceyoniq.

200 Unternehmen ab 150 PCs

Für die Studie haben die Marktforscher 200 Unternehmen zum Thema Beschaffung und Rechnungsmanagement anhand eines Online-Fragebogens befragt. Die Stichprobe umfasste Unternehmen aller Branchen mit mehr als 150 PCs im Einsatz. An der Umfrage beteiligten sich in erster Linie Verantwortliche aus der IT, dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen.

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist aufgrund seiner vielen Einzelschritte und der zahlreichen eingebundenen Akteure für Unternehmen eine Herausforderung. Sie kämpfen vor allem gegen lange Durchlaufzeiten, vermeidbare Kosten sowie einer hohe Fehleranfälligkeit. Hinzu kommt die Schwierigkeit, den Überblick über zentral und dezentral beschaffte Güter zu wahren. Mit digitalen Prozessen lassen sich die Durchlaufzeiten, beispielsweise durch die Vermeidung von Liegezeiten beschleunigen. Darüber hinaus können Kosten verringert werden, indem Skontofristen softwaregestützt gewahrt und Fehlerquellen durch die Automatisierung von Routineaufgaben minimiert werden.

Vollständige Digitalisierung nur selten umgesetzt

Viele Unternehmen erkennten die Vorteile einer Digitalisierung. Gerade in der aktuellen Situation gehe es um den schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente an jedem Ort. Auch Prozesse und Freigaben könnten ortsunabhängig erfolgen, „mit einer enormen Zeitersparnis oder auch einer geringen Fehlerquote“, erklärt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Ein vollständig digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess würde bislang dennoch nur sehr selten umgesetzt, wie die Studie zeige.

„Hier gibt es noch große Potenziale, die Unternehmen nutzen sollten.“

Chancen und Hemmnisse

Laut der Studie der techconsult schätzen die Befragten die Zeitersparnis, die mittels einer vollkommenen und schnittstellenübergreifenden Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann, sehr hoch ein. Durchschnittlich 40 Prozent weniger Zeitaufwand erwarten die Teilnehmer an der Befragung. Doch gebe es in vielen der befragten Unternehmen auch Hemmnisse, die die Einführung von digitalen Lösungen bremsen. Als Hürden nennt die Studie etwa:

  • fehlendes technisches Verständnis,
  • Sorge vor zunehmender Komplexität
  • Befürchtungen zu wegfallenden Arbeitsplätzen
  • fehlendes Budget.

Auswahl eines Digitalisierungspartners

Aufgabe der Anbieter sei es, so die Studie, „Unklarheiten und Bedenken durch bedarfsgerechte Informationen zu beseitigen und mit entsprechenden Serviceangeboten dem Anwender unterstützend zur Seite zu stehen“. Bei der Auswahl ihres Digitalisierungspartners sollten Unternehmen demnach nicht nur darauf achten, dass der Anbieter einen vollumfänglich softwaregestützten Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht. Eine umfassende Beratung und Projektbegleitung sollte ebenfalls zum Service gehören, damit das Digitalisierungsprojekt zum gewünschten Ergebnis führt, so die Marktforscher.

Ceyoniq, Tochter von Kyocera

Die Ceyoniq Technology GmbH mit über 160 Mitarbeitern, Hauptsitz in Bielefeld und weiteren bundesweiten Standorten ein Tochterunternehmen der Kyocera Document Solutions Inc., ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen den Umgang mit Informationen durch entsprechende digitale Lösungen. Seit mehr als 30 Jahren entwickelt das Unternehmen intelligente Software-Lösungen für das Informations- und Dokumentenmanagement. Die Basis bildet eine Archivierungssoftware, aus welcher das Enterprise Information Management-System „nscale“ entstand.

Autor: Friedrich Oehlerking (Freier Journalist und Experte für Einkauf, Logistik und Transport)