News | Einkauf 27.07.2017

IT-Beschaffung: Unternehmen verschenken bares Geld

Industrie 4.0 und Digitalisierung erfordern vor allem eins: neue IT-Produkte und -Leistungen. Da sie stark gefragt sind, steigt auch ihr Preis. Der könnte geringer ausfallen, wenn … ja, wenn Einkauf und IT-Abteilung besser zusammenarbeiten würden. Doch daran hapert es oft in den Unternehmen, was sich negativ auf die IT-Beschaffung auswirkt.

IT-Beschaffung

Zwischen IT und Einkauf liegen Welten

Das Grundproblem der IT-Beschaffung: Zwischen den Abteilungen IT und Einkauf liegen immer noch Welten. Meistens wird der Einkauf erst spät in die Beschaffung von IT-Leistungen eingebunden.

Dabei setzen zwei Drittel der Unternehmen auf eine enge Kooperation zwischen IT- und Einkaufsabteilung. Das jedenfalls berichtet die IT-Plattform „CRN“ und beruft sich auf die neue Studie „IT-Sourcing 2017 – Effektiv und effizient?“. Diese stammt von der Münchner Unternehmensberatung für Einkauf und Supply Chain Management Inverto.

Einkauf erst im Ausschreibungsprozess dabei

Sie befragte dafür 73 Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistungssektor zu ihrem aktuellen Einkauf von IT-Leistungen. 61 Prozent der Unternehmen ziehen demnach den Einkauf erst im Ausschreibungsprozess hinzu. 42 Prozent arbeiten von der Anforderungsaufnahme bis zur Marktrecherche gar nicht mit dem Einkauf zusammen.

IT-Beschaffung: Es fehlt Transparenz über den langfristigen Bedarf

So fehle es dem Einkauf an Transparenz über den langfristigen Bedarf und die erforderlichen Standards. Das zitiert CRN Haluk Sagol, Principal bei Inverto, aus der Studie. Es gebe schlicht keine IT-Strategie, die für eine erfolgreiche Einkaufsunterstützung von großer Bedeutung sein könnte.

Sagol: „Intern verschenken die Unternehmen hier viel Potenzial, ihre Kosten zu senken und mit gewonnenen Budgetspielräumen die Performance zu steigern.“

IT-Beschaffung: höhere Einsparungen möglich

Firmen, in denen Einkauf und IT eng zusammenarbeiten, erzielten 2016 im Vergleich zum Vorjahr durchschnittlich höhere Einsparungen (acht Prozent) bei der IT-Beschaffung als solche ohne Kooperation (fünf Prozent). Der Benchmark liegt aber noch weit entfernt bei 21 Prozent möglicher Einsparungen.

Dabei bewerten 76 Prozent der Unternehmen Kosteneinsparungen bei der IT-Beschaffung als einen „wichtigen“ oder „sehr wichtigen“ Grund für eine Kooperation. 69 Prozent versprechen sich eine aktive Unterstützung bei der Lieferantenauswahl, 78 Prozent bei der Qualitätssicherung.

Vorurteile gegenüber einer Zusammenarbeit

Die Vorteile einer Kooperation mit dem Einkauf sind rund drei Vierteln der Unternehmen bekannt. Gleichwohl bestehen intern noch viele Vorurteile gegenüber einer Zusammenarbeit – wie zum Beispiel diese:

  • fehlendes Fachwissen des Einkäufers (57 Prozent)
  • vermeintliche Verlängerung der Entscheidungswege im Unternehmen (46 Prozent)
  • zu starke Fokussierung des Einkaufs auf den Preis (43 Prozent)

Beschaffungsstrategie nur für ausgewählte Bedarfe

Eine integrative Beschaffungsstrategie, bei der der Einkauf den gesamten Prozess begleitet, ist laut Studie nur für ausgewählte Bedarfe wie Hardware (83 Prozent) und Software (71 Prozent) ausgeprägt vorhanden. Die Beschaffung von IT-Dienstleistungen und IT-Beratung finde dagegen vergleichsweise selten kooperativ statt (58 Prozent).

In elf Prozent der Unternehmen finden überhaupt keine Kooperationen statt. Zwar beschäftigen 75 Prozent der befragten Unternehmen mindestens einen IT-Einkaufsspezialisten. Doch lediglich 57 Prozent haben ihren IT-Einkauf zentral organisiert. Nur 46 Prozent gar messen dabei relevante Kennzahlen, um den Erfolg ihrer Einkaufsleistung zu kontrollieren.

Professionelle Strukturen nötig

„Unsere Studienergebnisse belegen, dass Teilnehmer mit zentral organisiertem IT-Einkauf im letzten Jahr mit 6 bis 10 Prozent deutlich höhere Einsparungen im IT-Budget erzielt haben, als Unternehmen mit einem dezentralen IT-Einkauf. Hier lagen die Einsparungen nur zwischen einem und fünf Prozent“, sagt Sagol. Die Zahlen sprächen eindeutig für professionelle Strukturen – strategisch ebenso wie aus wirtschaftlichen Überlegungen.

Auf der Website von Inverto können Sie die vollständigen Studienergebnisse kostenlos downloaden: www.inverto.com/publikationen/it-sourcing-2017-effektiv-und-effizient

Autor: Franz Höllriegel