23.03.2021

Frankfurt zentralisiert die IT-Beschaffung

Zentralisieren lohnt sich – jedenfalls in Frankfurt/M. Dort hat man vergangenes Jahr den IT-Einkauf neu aufgestellt. Anlass hierfür bot die Corona-Pandemie. Viele Produkt beschafften die Stadtkämmerer für die Mitarbeiter, damit sie sie im Homeoffice nutzen können – mit Erfolg.

IT-Beschaffung

Corona – die Mutter zentraler IT-Beschaffung

Jedes Jahr Kosten in Millionenhöhe sparen – das will die Stadt Frankfurt/M. erreicht haben. Das Geheimnis: im vergangenen Jahren zentralisierte die Stadt den gesamt Einkauf von IT-Produkten. Das berichtet „frankfurt-live.com“. Besonders bewährt hat sich dem Bericht zufolge die von IT-Dezernent Jan Schneider initiierte Reform, als man im vergangenen Jahr vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie außergewöhnlich viele Produkte wie Notebooks beschaffte, um den städtischen Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen.

Aller Anfang ist argwöhnisch

„Anfangs wurde die Zentralisierung in den anderen Ämtern durchaus argwöhnisch beobachtet“, erinnert sich Schneider.
Man befürchtete, es werde ein bürokratisches, schwerfälliges Zentrallager für Hard- und Software mit monatelangen Vergabevorgängen entstehen. Doch diese Befürchtung habe sich nicht bestätigt. Ein kleines, schlagkräftiges Team durchforstete in kurzer Zeit die Bereiche der städtischen IT und bestimmte die Produkte, die sich für Standardisierung und Rahmenverträge eignen.

Das Team „IT-Einkauf und Lieferantenmanagement“ kümmert sich jetzt um:

  • Ausschreibungen und Rahmenverträge,
  • bedarfsgerechten Warenkorb mit allgemeiner IT-Ausstattung,
  • Ermittlung des Bedarfs in der Stadtverwaltung,
  • einheitliche Standards
  • Beratung der Ämter und Betriebe bei der IT-Beschaffung.

Rahmenverträge für Hard- und Software

Laut Schneider hat die Mainmetropole im gesamten Jahr 2020 rund 2,2 Millionen Euro eingespart:

  • Etwa die Hälfte dieses Betrags, rund 1,1 Millionen Euro, entfällt den Angaben zufolge auf Endgeräte wie Computer und Monitore,
  • um rund 800.000 Euro reduzierten sich die Rechnungen durch die zentrale Beschaffung von Software-Lizenzen,
  • 145.000 Euro wurden bei Multifunktionsgeräten zum Drucken und Scannen eingespart und
  • 150.000 Euro beträgt der Preisvorteil bei Mobilfunkverträgen.

„Durch Rahmenverträge für Hard- und Software konnte das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik die nötige Ausstattung schnell bereitstellen,“ zitiert die Frankfurter Plattform Schneider.
Das sei die höchste Summe seit Start des zentralen IT-Einkaufs im Jahr 2015 und des anschließend etablierten zentralen Lizenzmanagements.
Schneider: „Die Einführung des zentralen IT-Einkaufs und des zentralen Lizenzmanagements haben sich bewährt.“

Früher war nicht alles besser – und dezentral

Früher war jedes städtische Amt und jeder Betrieb selbst für die Beschaffung von Hard- und Software zuständig. Das habe sich zunehmend als unwirtschaftlich erwiesen. Die einzelnen Dienststellen konnten wegen kleiner Mengen keine günstigen Konditionen am Markt erzielen. Zudem ließ sich die wünschenswerte Standardisierung von Produkten nicht umsetzen.

Die immer komplexeren Ausschreibungsvorschriften sowie die Anforderungen an Kompatibilität, IT-Sicherheit und Datenschutz setzen umfangreiche Fachkenntnisse voraus. 2014 beschloss der Magistrat auf Initiative Schneiders, den Einkauf von Hard- und Software für die Stadtverwaltung dem Amt für Informations- und Kommunikationstechnik zu übertragen und dort eine entsprechende Beschaffungseinheit aufzubauen.

Rahmenverträge des Kooperationspartners ekom21

Günstige Einkaufskonditionen haben man unter anderem durch zentrale Rahmenverträge des Kooperationspartners ekom21 erzielt. Damit beschafft man viele Produkte schneller als auf dem Weg von Einzelbestellungen. Die Bündelung bringe Vorteile für Stadtverwaltung und Menschen.

Schneider: „Sie profitieren von verbesserten Dienstleistungen, denn die Beschäftigten in den Ämtern und Betrieben werden entlastet und haben mehr Zeit, sich um ihre originären Aufgaben zu kümmern.“

Autor: Friedrich Oehlerking (Freier Journalist und Experte für Einkauf, Logistik und Transport)