20.12.2019

Einkauf: Mehr Digitalisierung im Mittelstand nötig

Daten, Prozesse, Vernetzung – wie erfolgreich sind diese im Einkauf mittelständischer Unternehmen organisiert? Was sind die Felder künftiger Beschaffung? Diesen Fragen u.a. geht eine Studie des BME nach. Das Ergebnis ernüchtert: Es hapert hinten und vorne noch. An der Digitalisierung im Mittelstand muss noch gearbeitet werden.

Es ist mehr Digitalisierung des Einkaufs im Mittelstand nötig.

Digitaler Einkauf im Mittelstand noch Mangelware

Mit der Digitalisierung im Mittelstand ist es nach wie vor nicht weit her – zumindest, was den Einkauf betrifft. Zu diesem ernüchternden Ergebnis kommt eine Studie von Marktforscher Onventis in Zusammenarbeit mit der ESB Business School und dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME). Dabei gingen die Forscher Fragen nach wie:

  • Wie erfolgreich sind Daten, Prozesse und Vernetzung im Einkauf mittelständischer Unternehmen organisiert?
  • Wie hoch ist der Digitalisierungs- und Vernetzungsgrad im Mittelstand?
  • Auf welche Beschaffungsfelder wird zukünftig gesetzt?

Nach Überzeugung der Wissenschaftler steht der Einkauf heute und in Zukunft weiter vor den großen Herausforderungen sich verändernder Märkte, wachsender Lieferketten-Risiken und einer sich wandelnden Arbeitswelt. Damit aber rücke die Beschaffung auch mehr und mehr ins Zentrum der Unternehmensbetrachtung. Kleine, mittlere und mittelständische Großunternehmen spürten diesen Druck umso stärker. Ihnen fehle es oft an Know-how, Ressourcen oder passenden Strategien für die ganzheitliche Digitalisierung.

Verbesserung digitaler Beschaffung im Mittelstand

Mit der Erhebung vermittle man ein Bild der Beschaffungssituation im deutschen Mittelstand. Damit ließen sich Schwachstellen und Potenziale zur Verbesserung digitaler Beschaffung im Mittelstand ausmachen, berichtet Frank Schmidt, Geschäftsführer von Onventis, Anbieter für E-Procurement-Lösungen aus der Cloud.

Für die Studie befragten die Marktforscher insgesamt 272 Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand. Dazu zählen in der Studie branchenunabhängig kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit bis zu 50 Millionen Euro Jahresumsatz und bis zu 500 Beschäftigten sowie große mittelständische Unternehmen mit bis zu einer Milliarde Euro Jahresumsatz und bis zu 5.000 Mitarbeitern. Insgesamt hätten 65 Prozent strategische Entscheidungsträger an der Befragung teilgenommen.

„Damit mittelständische Unternehmen in der Digitalisierung ihres Einkaufs erfolgreich sein können, muss der Chef ganz vorne mit dabei sein“, bestätigt Prof. Dr. Kämpf von der ESB Reutlingen laut einer Pressemitteilung des BME.

Datenverwaltung im Mittelstand: zwischen ERP und Excel

Aktuelle Daten sind das A und O in jedem wirtschaftlichen Bereich. Dabei sei die Datenaktualität gerade für Einkaufsabteilungen elementar. Digitalisierte Prozesse zur Bereitstellung und Verwendung von zentralen Datensätzen können den Einkauf nicht nur quantitativ, sondern vor allem auch qualitativ unterstützen. In genauen, zuverlässigen, konsistenten, verständlichen Daten sehen die Wissenschaftler die Grundlage für unterschiedliche Verbesserungen des Einkaufs von eingehenden Berichten bis hin zu Kostensenkungen.

Gleichwohl stelle die Datenqualität im Mittelstand nicht zufrieden. Nach wie vor ist das ERP-System das meistgenutzte System für die Datenverwaltung im Einkauf, gefolgt von Excel. Das erstaune. Das Datenmanagement mit Excel sei nachweislich mit hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit verbunden. Nur etwa jedes vierte Unternehmen setze auf digitale Systeme zur Prozessoptimierung im Einkauf.

Unternehmen ohne Einkaufsstrategie

Nachhaltige Einkaufsstrategien seien ein wesentlicher Schalthebel der Beschaffung. Sie schafften einen Handlungsrahmen unter veränderten globalen, regulativen und technologischen Marktbedingungen. Eine dokumentierte Einkaufsstrategie trage maßgeblich dazu bei, den Einkauf besser für die Zukunft aufzustellen. Dennoch besitze ein Drittel der mittelständischen Großunternehmen keine dokumentierte Einkaufsstrategie.

Obwohl die Digitalisierung in Kombination mit Automatisierung der Dauerbrenner im Einkauf sei, zeichne sich in den vorliegenden Ergebnissen ein deutlicher Aufholbedarf ab: Für die Mehrheit der befragten Unternehmen sei taktischer Einkauf nur unzureichend – also unter 50 Prozent – digitalisiert zu haben. Und das angesichts vielfältigen Marktangebots an Werkzeugen und Systemen, die eine Digitalisierung des taktischen Einkaufs schon länger ermöglichten.

Automatisierung im Einkauf

Oberstes Ziel operativer Einkaufsprozesse sei eine wirksame Abwicklung wiederholter Beschaffungsvorgänge, um Prozesskosten einzusparen. Der Anteil an Bestellpositionen mit Bezug zu bestehende Materialstämme oder Katalogartikeln liege allerdings für etwa die Hälfte aller befragten Unternehmen unter 50 Prozent – auch im operativen Einkauf schlummern also noch Potenziale für die Automatisierung.

Die Ergebnisse des aktuellen Einkaufsbarometers bestätigten überdies, dass die Digitalisierung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Ob bei Einkaufsstrategie, Datenqualität oder Katalogquoten: in allen Einkaufsbereichen fehlten trotz erkennbaren Ansätzen und dem teilweisen Einsatz digitaler Lösungen oftmals die notwendigen Voraussetzungen für die ganzheitliche Automatisierung.

Die Gründe dafür sieht Gunnar Schmidt, Bundesvorstand Mittelstand des BME, darin, dass die Digitalisierung im Mittelstand in einem Spannungsfeld zwischen Markterfolg und der Weichenstellung für die Zukunft stehe. Zumal in erfolgreichen Wachstumsphasen, wie sie der deutsche Mittelstand in den letzten Jahren erlebt habe, falle die Fokussierung auf wertschöpfende Digitalisierungsprojekte schwer.

Schmidt: „Die Chance zu digitalisieren ist gerade im Einkauf mittelständischer Unternehmen heute noch viel zu wenig präsent.“

Weiterführende Beiträge

Autor: Friedrich Oehlerking (Freier Journalist und Experte für Einkauf, Logistik und Transport)