Fachbeitrag | Einkauf
07.12.2015

Denn es kommt auf die Qualität an

Schon lange bevor Qualitätssicherung und -management Einzug in die theoretischen Unternehmenskonzepte hielten, wurde der Produktqualität in der Praxis eine große Bedeutung beigemessen. Dies gilt insbesondere im Einkauf.

Qualitätssicherung und -management© Marco2811 /​ fotolia.com

Was ist überhaupt Qualität?

Es gibt keine allgemeine Begriffsdefinition. Der fertigungsbezogene Ansatz bezieht sich auf die technisch-funktionalen  Eigenschaften eines Produkts. Qualität steht hier für die „Erfüllung der Anforderungen“. Jede Abweichung von der Spezifikation bedeutet daher „Nicht-Qualität“. Hierbei geht es rein um die objektive Betrachtung eines Produkts. Die  Bewertung z. B. durch den Kunden spielt keine Rolle. Wenn man nun den Anspruch an die Qualität erhebt, dass man auch die Sicht der Zielgruppe einbezieht, dann spielen natürlich die Nutzenerwartungen der Kunden eine wichtige Rolle bei der Definition der Qualität.

Die Bedeutung des Qualitätsmanagements im Einkauf

Folgende Überlegungen sind wichtig, wenn es um die Bedeutung der Qualität der eingekauften Produkte und  Dienstleistungen geht. Qualitätsmanagement im Einkauf ist nicht wegzudenken. Denn: Bei abnehmender Fertigungstiefe werden die Qualität und die Qualitätskosten immer weniger im eigenen Unternehmen und immer  stärker durch die Qualität der Zulieferprodukte beeinflusst. Ein weiterer Punkt, der Qualitätsmanagement im Einkauf fordert, ist, dass ein Unternehmen nicht nur für die eigenen Produkte haftet, sondern auch für die Zulieferteile. Die  Aufgaben des Qualitätsmanagements im Einkauf bei fremdbezogenen Produkten sind daher folgende:

  • Sicherung der Qualitätsanforderungen, um die Eigenfertigung vor fehlerhaftem Material zu schützen
  • Qualität mit kostensparenden Instrumenten sichern
  • Beschaffung bei Lieferanten vornehmen, die Qualität liefern können
  • Qualität von Zulieferteilen sichern, sodass vom Endprodukt keine Sicherheitsrisiken ausgehen.
  • Gewährleistungs- und Produkthaftungsansprüche gegenüber dem Lieferanten bei fehlerhaftem Material sichern

Fachbeiträge zum Thema Qualitätsmanagement finden Sie in unserem Online-Modul Einkauf. Dort schreibt eine Expertin speziell über Qualität im Einkauf (inkl. vieler Checklisten und Formulare).

Der Einkauf erstellt auch Dienstleistungen

Die Anforderungen des internen Kunden richten sich nicht nur auf das Produkt, das der Einkauf liefert und beschafft. Als Nebenleistung erstellt der Einkauf Dienstleistungen, die zum einen direkt an das Produkt  gekoppelt sind, aber auch übergeordnete Dienstleistungen, die auf das gesamte Beschaffungsprogramm und  das Unternehmen gerichtet sein können. Die folgenden Punkte stehen hierbei im besonderen Fokus  Ihrer internen Kunden. Die Anforderungen der internen Kunden an den Einkauf:

  • Ihre internen Kunden messen die Einkaufsabteilung an der Fähigkeit und Bereitschaft, kurzfristigen Bedarf zu  befriedigen (Flexibilität).
  • Sie erwarten ebenfalls von der Beschaffung, gemeinsam mit dem Lieferanten, ständig Möglichkeiten zur Qualitätsverbesserung (Prinzip der ständigen Verbesserung), zur Kostensenkung und zur Vereinfachung von Abwicklungen zu suchen und zu realisieren (Kooperation).
  • Ihre internen Abnehmer von zugekauften Komponenten und Produkten messen die Leistungsfähigkeit Ihrer  Abteilung auch an der Fähigkeit, Vorschläge und Lösungen über das vorgegebene Anforderungsprofil hinaus zu  entwickeln (Problemlösungspotenzial).
  • Eine weitere Leistung des Einkaufs besteht darin, durch Abstimmung der Fertigungs- und Prüfprozesse der  Lieferanten und der internen Kunden den gesamten Aufwand zur Sicherung der Materialqualität- und der  Liefertermine in der logistischen Kette zu reduzieren; d. h. die Puffer in Beständen, Kapazitäten und Durchlaufzeiten  und die Anzahl der Prüfvorgänge zu reduzieren (Koordination und Vertrauensbildung).

Richten Sie Ihren Blick aufs Ganze

Damit die Qualität Ihrer Einkaufsarbeit langfristig garantiert ist, wird es besonders wichtig, die Leistungen, die Sie und  Ihr Team erbringen, nicht nur auf einen bestimmten Bedarf auszurichten, sondern den Blick zu weiten. Führen Sie  Bedarfsanforderungen nicht einfach nur aus. Vielmehr sollten Sie ganzheitliche und langfristige Überlegungen anstellen.

Expertenrat

Behalten Sie die Bedürfnisse der gesamten Unternehmung im Blick. Bemühen Sie sich um eine Reduzierung der  Variantenvielfalt und arbeiten Sie mit an realistischen Qualitätsanforderungen. Weiten Sie Ihre Bemühungen ruhig auf  die gesamte logistische Kette und auf das gesamte Beschaffungsprogramm aus. Kommen Sie weg von der  Artikelnummernbetrachtung. Dies könnte z. B. auch die Reduzierung von Lieferanten bedeuten.

Strategisch denken bedeutet Qualität

Strategischer Einkauf und Verbesserung der Qualität der Einkaufsleistungen bedeutet für Sie, dass Sie und Ihr Team  sich vorausschauend darum bemühen, die Chancen und Risiken auf den Beschaffungsmärkten zu erkennen. Ihr klar  formuliertes Ziel sollte dabei sein:

  • sich durch Maßnahmen mit langer Wirkungsdauer oder Maßnahmen mit stark zeitverzögerter Wirkung  optimal an die erwarteten Beschaffungssituationen anzupassen oder
  • das Eintreten ungünstiger Beschaffungssituationen zu verhindern oder wenigstens ihr Ausmaß zu reduzieren

Konflikte sind vorprogrammiert – jetzt ist  Lösungspotenzial gefordert

Arbeiten Sie als Einkauf ganzheitlich und mit strategischem Ansatz, kann dies zur Folge haben, dass einzelne  Bedarfsanforderungen Ihrer internen Kunden nicht erfüllt werden können. Wollen Sie zum Beispiel Monopolstellungen bei Lieferanten umgehen, wird intern gleich befürchtet, dass man dann ohne Lieferant dasteht. Es wird für den Einkauf zur wesentlichen Aufgabe werden, diese Konflikte zu lösen. Zeigen Sie Stärke und Qualität Ihrer Leistungen, indem Sie objektiv argumentieren und auch einmal die Verletzung von kurzfristigen Zielen hinnehmen, wenn Sie auf langfristige  Erfolge setzen.

Tipp

Wichtig bei der Lösung von Konflikten ist es, den Dialog zu suchen und gemeinsam mit Ihren internen Kunden an der  Lösung zu arbeiten. Stärken Sie die Position des Einkaufs, indem Sie auf langfristige Qualität Ihre Leistung setzen.

Qualitätsplanung als Aufgabe des Einkaufs

Bei der herkömmlichen Auffassung von Qualitätsmanagement hat der Einkauf bei der Teilaufgabe Qualitätsplanung  keine nennenswerte Bedeutung.

Kennen Sie diese Situation?

Es wird einfach von Ihnen als Einkaufsabteilung erwartet, dass Sie Produktspezifikationen, die z. B. im Qualitätswesen,  in der Entwicklung oder der Konstruktion und Fertigung entwickelt wurden, entgegennehmen. Dies soll möglichst  passiv geschehen und Sie sollen diese genau so an den Lieferanten weitergeben.

Die Verantwortung des Einkaufs für fehlerfreie Zulieferungen beginnt aber bereits bei der Festlegung der  Anforderungen an das Produkt. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Informationen über Beschaffungsmärkte in  Pflichtenheften und Spezifikationen einzubringen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie bereits in der Qualitätsplanung mit  einbezogen werden. Sie haben so die Möglichkeit, die  Vielfalt ähnlicher Spezifikationen zu reduzieren – und weiterhin die geforderten Qualitätsmerkmale schon von Anfang an in Einklang mit den Möglichkeiten der Erfüllung durch die Beschaffungsmärkte zu bringen. Sie haben so natürlich  auch die Chance, dass Sie Ihre Lieferanten sehr früh einbeziehen können.

Ziele der Entwicklungszusammenarbeit

  1. kostengünstige Produktion auf verbessertem Qualitätsniveau
  2. Kosten- und Zeiteinsparungen durch Simultaneous Engineering
  3. keine kostenintensiven Nachbesserungen, sondern es findet eine schrittweise Entwicklung der Fertigung statt (z. B. auch durch Vorserienteile)
Autor: Markus Lemme (Markus Lemme ist Berater und Trainer für die Bereiche Einkauf, Logistik und Verkauf.)

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