Fachbeitrag | Beitrag aus „IT-Know-how für den Datenschutzbeauftragten“ 10.10.2016

Datenschutzgerechte E-Mail-Archivierung

Mit der technischen Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Archivierung tun sich viele Unternehmen schwer. Zudem verwechseln zahlreiche Unternehmen das Backup von E-Mails und die Archivierung von E-Mails:

  • E-Mail-Backups dienen der Notfallvorsorge und sollen zum Beispiel im Fall eines Datenverlusts die verlorenen E-Mails wiederherstellen. Ein E-Mail-Backup bildet den Stand der gesicherten E-Mail-Postfächer zu einem bestimmten Zeitpunkt ab.
  • Ein E-Mail-Archiv soll sämtliche zu archivierenden E-Mails über einen definierten Zeitraum vorhalten und eine einfache und schnelle Suche nach bestimmten E-Mails ermöglichen. Ein E-Mail-Archivsystem speichert und indexiert nach definierten Regeln alle relevanten ausgehenden und eingehenden E-Mails und erlaubt bei entsprechender Berechtigung nur einen lesenden Zugriff auf die archivierten E-Mails, um deren Integrität sicherzustellen.

Wichtige Funktionen einer Archivlösung für E-Mails

Unternehmen, die ihre Archivlösung für E-Mails überprüfen wollen oder die eine geeignete Lösung für die E-Mail-Archivierung suchen, sollten auf folgende Funktionen besonders achten:

Erste Anforderung: Sicherheit

Unerlaubte Zugriffe (fehlende Vertraulichkeit), Manipulation (fehlende Integrität) und Zerstörung (fehlende Verfügbarkeit) der archivierten E-Mails sollten durch die gewählte Archivlösung oder durch ergänzende Sicherheitsprogramme verhindert werden. Dazu benötigen E-Mail-Archivsysteme

  • ein Berechtigungssystem,
  • das Vier-Augen-Prinzip beim Zugriff …
Autor: Oliver Schonschek

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