Fachbeitrag | Beitrag aus „IT-Know-how für den Datenschutzbeauftragten“ 27.01.2017

Datenschutz in der digitalen Poststelle

Zentrale Bearbeitung der E-Mail-Kommunikation

An betriebliche Poststellen bestehen besondere Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes. Das gilt nicht nur für die klassischen Poststellen, die die Bearbeitung der Eingangs- und der Ausgangspost zentral vornehmen. Auch die digitale Poststelle zur zentralen Bearbeitung der E-Mail-Kommunikation bedarf einer genauen Datenschutzkontrolle.

Regelungen für die betriebliche Poststelle

Bietet ein Unternehmen eine zentrale E-Mail-Adresse an (wie info@unternehmen-xyz.de oder poststelle@unternehmen-xyz.de), muss es Regelungen treffen, wie mit E-Mails umzugehen ist, die zum Beispiel in der Betreffzeile den Hinweis auf einen bestimmten Empfänger enthalten.

Postverteilung und Briefgeheimnis

Schriftliche Mitteilungen, die verschlossen verschickt oder anderweitig gegen unbefugte Kenntnisnahme gesichert werden, unterliegen dem Briefgeheimnis. In der Unternehmenspraxis regeln deshalb interne Vereinbarungen, dass eine definierte Poststelle bis auf bestimmte Ausnahmen die Postsendungen öffnet, mit einem Eingangsstempel versieht und danach an die jeweils zuständige Abteilung weiterleitet.

Vorsicht bei besonders sensiblen Inhalten

Schriftliche Mitteilungen an die Personalabteilung, den Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung oder den Betriebsarzt enthalten in der Regel sensible Daten, die für die Poststelle nicht zugänglich sein dürfen. Deshalb müssen in der Unterweisung und in der Betriebsvereinbarung entsprechende Hinweise für das richtige …

Autor: Oliver Schonschek (Diplom-Physiker, IT-Analyst und Fachjournalist)

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