Fachbeitrag | Geschäftsführung Betriebsrat
03.03.2016

Wie Sie sensible Daten am besten schützen

Personaldatenbanken enthalten äußerst sensible Daten des einzelnen Arbeitnehmers. Daraus resultiert die Forderung nach der Wahrung absoluter Vertraulichkeit bei der Verarbeitung und Nutzung sowie nach der Beschränkung des Zugriffs auf nur wenige Personen, für die der Zugriff und damit die Einsichtnahme unverzichtbar ist.

Personaldatenbank - Wie Sie sensible Daten am besten schützen© DOC RABE Media /​ fotolia.com

Geschäftsführung Betriebsrat. Es ist ein Grundanliegen eines jeden Arbeitgebers, bestimmte Daten (Personalstammdaten) über seine Arbeitnehmer ständig zur Verfügung zu haben, um in bestimmten Situationen flexibel und schnell reagieren zu können. Nur so sind eine sinnvolle Personalsteuerung und damit eine zweckmäßige Personalwirtschaft möglich. Personaldatenbanken sind regelmäßig unterschiedlich gestaltet. Grundlage für das Personalmanagement sind die Personalstammdaten.

 

Definition

Personalstammdaten sind zunächst die höchstpersönlichen Daten eines jeden Arbeitnehmers, ergänzt um Daten, die ebenfalls als Grundlage für Personalentscheidungen immer wieder benötigt werden.

 

Eingriff in Persönlichkeitsrechte

Die Arbeitnehmerüberwachung mittels technischer Kontrolleinrichtungen – so auch durch Personaldatenbanksysteme – ist geeignet, in die Persönlichkeitsrechte des einzelnen Arbeitnehmers in einem Ausmaß einzugreifen, das durch das Ordnungsrecht des Arbeitgebers und dessen Anspruch gegenüber dem Arbeitnehmer auf eine hundertprozentige Leistung nicht gedeckt ist.

Nutzen Sie Ihr Mitbestimmungsrecht

Zwar ist der Arbeitgeber berechtigt, das Verhalten, die Arbeitsleistung und den Arbeitsablauf am Arbeitsplatz ohne Einschaltung des Betriebsrats zu beobachten. Die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zur Überwachung der Arbeitnehmer bezüglich ihrer Leistung und ihres Verhaltens sind jedoch mitbestimmungspflichtig. Insoweit dient die Vorschrift des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG dem Persönlichkeitsschutz des einzelnen Arbeitnehmers, insbesondere auch gegen anonyme Kontrolleinrichtungen.

Rückschlüsse auf einzelne Kollegen müssen möglich sein

Zwingende Voraussetzung für das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist stets, dass die Überwachungsmaßnahme einem bestimmten Arbeitnehmer, also einem einzelnen Arbeitnehmer zugeordnet werden kann. Ausreichend ist, wenn diese Zuordnung mittelbar durch Rückschlüsse aus anderen betrieblichen Informationen erfolgen kann (z. B. aufgrund einer Zugangsbuchung kann der Aufenthalt in einem Sicherheitsbereich festgestellt werden). Nicht ausreichend ist, wenn die Daten nur einer Gruppe von Arbeitnehmern zugeordnet werden können, es sei denn, dass der hiervon ausgehende Überwachungsdruck auf die einzelnen Arbeitnehmer der Gruppe durchschlägt.

 

Expertentipp

Das Mitbestimmungsrecht besteht auch, wenn einzelne Informationen bzw. Daten für sich alleine keine Aussage über Verhalten oder Leistung zulassen, jedoch durch Verknüpfung mit anderen Daten diese Aussagekraft gewinnen. Entscheidend ist, ob eine sinnvolle Beurteilung von Verhalten oder Leistung durch ein Einzeldatum möglich ist. Das Mitbestimmungsrecht besteht auch, wenn der Arbeitnehmer das Kontrollgerät abschalten kann.

 

Übersicht: Diese Einzeldaten sind mitbestimmungspflichtig

Die in Personaldatenbanksystemen erfassten, gespeicherten und verarbeiteten Daten erfüllen nicht alle die Voraussetzungen von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Rechtsprechung hat bis heute folgende Daten als leistungs- oder verhaltensrelevant und damit als mitbestimmungspflichtig eingestuft:

– Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit

– Gleitzeit

– Einzelheiten der Vertragserfüllung

– Mehrarbeit bzw. Überstunden

– Fehlzeiten (krankheitsbedingte, unentschuldigte)

– Trunksucht

– Drogenabhängigkeit

– Aids

– Verhalten auf Firmenparkplätzen

– bargeldlose Abrechnung des Automaten- und Kantinenverzehrs

– Benutzung des Werkbusses

– Einkauf von Unternehmenserzeugnissen

– betriebliche Darlehen

– Pfändungen

 

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Autor: Silke Rohde 

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