Fachbeitrag | Geschäftsführung Betriebsrat
19.11.2015

Kündigung: Beratungsgespräche richtig führen

Ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte der Beschäftigten zu haben und ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen – das gehört zu den Kernaufgaben jedes Betriebsrats. Ganz besonders gilt das für geplante Kündigungen. Dabei hängt die Qualität solcher Gespräche ganz entscheidend davon ab, wie es vom Betriebsratsmitglied geführt wird.

Beratungsgespräch© Jeanette Dietl /​ fotolia.com

Geschäftsführung Betriebsrat. Zunächst muss der Beratende: herausfinden, um welche Tatsachen es genau geht (was ist passiert?) sowie wichtige Regeln für die Gesprächsführung kennen und anwenden. Dabei muss dem Beratenden bewusst sein, dass es im Rahmen von Anhörungen zu Entlassungen um die berufliche Existenz des Arbeitnehmers geht. Dementsprechend einfühlsam muss er durch die Beratung führen. Er sollte dem Kollegen das Gefühl vermitteln, dass er vom Betriebsrat ernst genommen wird und dass er dort gut aufgehoben ist.

Die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg

Besonders wichtig für eine gut durchgeführte Beratung ist deren Vorbereitung. Hier entscheidet sich häufig schon, wie
das Gespräch verläuft. Dabei muss der Beratende zunächst rein organisatorische Fragen klären wie:

  • Termin,
  • zeitlicher Rahmen und
  • geeigneter Raum.

Handeln Sie stets situationsorientiert

Dann kann sich das Betriebsratsmitglied der inhaltlichen Vorbereitung widmen. Was dabei genau erforderlich ist,
hängt vom Zweck und Zeitpunkt des Beratungsgesprächs ab. Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Ein Kollege, dem gerade
die bevorstehende Kündigung mitgeteilt wurde, wird gleich zum Betriebsrat stürmen und vielleicht auch noch nicht alle Einzelheiten wissen. Hier ist eine detaillierte inhaltliche Vorbereitung des Gesprächs durch das Betriebsratsmitglied gar nicht möglich. Es muss ins kalte Wasser springen und eine Erstberatung „aus dem Hut zaubern“. Dabei sind vertiefte Kenntnisse des Beratenden im Arbeitsrecht natürlich enorm wichtig. Er weiß schließlich nicht, was kommt und sollte nach Möglichkeit zu allem etwas sagen können. Außerdem muss er ein Gespräch – gerade in einer solchen Notsituation – gut und zielorientiert führen können. Anders sieht es beispielsweise aus, wenn nach erfolgter (und unwidersprochener) Kündigung vor dem Ablauf der Kündigungsfrist noch ein länger geplantes Beratungsgespräch zum Thema Voraussetzungen des Bezugs von Arbeitslosengeld ansteht. Hier kann sich das Betriebsratsmitglied  sehr wohl detailliert und von langer Hand vorbereiten.

Professionelle Gesprächsführung – so geht`s

Beratung gibt es auch für die Gesprächsführung einige Tipps und Tricks, die Betriebsratsmitglieder beachten sollten:

  • Protokoll: So sollte sich der Beratende in jedem Fall während des Gesprächs Notizen machen und daraus später ein Protokoll anfertigen. Das kostet zwar ein bisschen Zeit, bringt aber Klarheit und Beweissicherheit für alle. Das Betriebsratsmitglied sollte den Arbeitnehmer vor Gesprächsbeginn darauf hinweisen. In der Regel wird der Kollege nichts dagegen haben, denn mit dem Protokoll ist auch ihm geholfen.

 

  • Gespräch leiten: Eine weitere wichtige Regel lautet: Behalten Sie stets die Gesprächsleitung in der Hand! Sie
    führen das Gespräch und geben dessen Phasen sowie den Ablauf vor. Dabei müssen Sie jedoch darauf achten, dass Sie nicht durch die Beratung „durchpreschen“, sondern dem Arbeitnehmer genügend Raum lassen. Er befindet sich in einer sehr bedrohlichen Situation und erhofft sich zumeist, beim Betriebsrat einmal alles abladen und sich Luft machen zu können. Auch dafür sind Sie da. Dennoch: Es liegt an Ihnen, die richtige Balance zwischen Zielorientierung und Raum lassen zu finden. Das ist sicher immer eine Gratwanderung,
    die umso besser gelingt, je öfter Sie solche Gespräche führen.

 

  • Gespräch strukturieren: Da Sie während des Gesprächs „den Hut aufhaben“, ist es an Ihnen, die Beratung ordnungsgemäß und vollständig durchzuführen. Dazu zählt auch, dass Sie bestimmte Phasen einhalten und dem Gespräch damit die nötige Struktur verleihen:
    – Sachverhalts- und Problemschilderung durch den Arbeitnehmer,
    – Bewertung des Sachverhalts durch das Betriebsratsmitglied sowie
    – gemeinsames Besprechen des weiteren Vorgehens.

 

Lassen Sie sich den Sachverhalt schildern

Sie sollten damit beginnen, dass der Arbeitnehmer den Sachverhalt ausführlich schildert und seine Probleme bzw. Fragen erläutern kann. Auch hier besteht allerdings wiederum die Kunst darin, den Kollegen immer wieder sanft zurück zum Thema zu bringen, wenn er zu sehr ausholt. In dieser Phase ist es wichtig, dass der Beratende das so genannte „aktive Zuhören“ betreibt. Dieses bezeichnet eine wertschätzende Grundhaltung und die dazugehörige Gesprächstechnik. Es ist besonders zu Beginn der Beratung besonders nützlich, weil dadurch gleich ein vertrauensvoller und wohlwollender Rahmen geschaffen wird. Dieses Gefühl beruhigt den Arbeitnehmer nicht selten in einer Zeit, die sonst für ihn alles andere als ruhig ist. Das aktive Zuhören lässt sich in drei Ebenen gliedern: wertschätzendes Interesse, inhaltliches Verständnis, emotionales Verständnis.

Vermitteln Sie echtes Interesse

Die Grundbotschaft beim Vermitteln wertschätzenden Interesses lautet: „Ich bin ganz Ohr“. Das Zuhören wird auf dieser Ebene körpersprachlich und mit kleinen verbalen Signalen zum Ausdruck gebracht: „Ja“, „Hm“, „Verstehe“ usw. Diese Technik vermittelt dem Arbeitnehmer das Gefühl, ernst genommen zu werden. Er fühlt sich verstanden und beim Betriebsrat gut aufgehoben. Dieser zeigt dadurch, dass er ihm unterstützend und vertrauensvoll zur Seite steht.

Achten Sie auf inhaltliches Verständnis

Der Beratende sollte während der Schilderung des Arbeitnehmers regelmäßig versuchen, dessen Kernaussagen auf den Punkt zu bringen. Er fasst in eigenen Worten die wichtigsten Inhalte zusammenund überprüft dadurch, ob er den Kollegen richtig verstanden hat („Ich würde gerne kurz zusammenfassen, was ich bisher verstanden habe…“). Außerdem kann das Betriebsratsmitglied immer wieder kleine Zwischen- und Verständnisfragen stellen („Habe ich Sie richtig verstanden, dass…?“). Die Zwischenfragen und -zusammenfassungen sind besonders wichtig bei chaotischen oder unklaren Problemschilderungen.

Meine Empfehlung

Außerdem sollte der Beratende auch emotionales Verständnis zeigen und dem Kollegen gewissermaßen „aus dem
Herzen sprechen“. Dabei versetzt er sich in die Situation des Betroffenen und versucht, dessen Gefühlslage auf den Punkt zu bringen („Dreißig Jahre haben Sie sich so in der Firma engagiert und jetzt wird einfach Ihre Abteilung geschlossen.“). Das sorgt für eine emotionale Entlastung und schafft Erleichterung.

Bewerten Sie die Fakten

Wenn der Sachverhalt klar ist, kommt die nächste Phase: dessen Bewertung durch den Beratenden. Das ist ja eigentlich der Hauptgrund, weshalb der Kollege Rat gesucht hat. Wie leicht diese Bewertung vorzunehmen ist, hängt jeweils vom Einzelfall ab. Wenn Sie die Problemstellung schon kannten und sich auf das Gespräch vorbereiten konnten, sollte eine fundierte, detaillierte Beratung möglich sein. Fällt der Kollege aber mit der Tür ins Haus, sind Sie auf Ihr Improvisationstalent angewiesen– und auf Ihre im Themengebiet vorhandenen Kenntnisse. Notfalls müssen Sie den Betroffenen weiter verweisen oder für den nächsten Tag (wenn es sehr eilt) einen neuen Termin ausmachen,
um sich bis dahin einlesen zu können

Erläutern Sie die Rechtslage

In jedem Fall geht es bei der Bewertung des Sachverhalts darum, dass Sie dem Kollegen die Rechtslage erläutern: Ist die
Kündigung gerechtfertigt? Bis wann muss der Betroffene Klage eingereicht haben? Soll er den angebotenen Aufhebungsvertrag unterschreiben? Wie viel Arbeitslosengeld bekommt er? Muss er die Abfindung voll versteuern? Die Liste der zu beantwortenden Fragen ließe sich beliebig verlängern. Das hängt von der jeweiligen Situation ab.

Hinweis

Kann der Betriebsrat alle Fragen beantwortenund die Situation insgesamt bewerten – wunderbar. Kann er das nicht, ist das kein Beinbruch. Er muss dann nur so ehrlich sein und den Kollegen an andere Personen weiter vermitteln.

 

Besprechen Sie das weitere Vorgehen

Am Ende der Unterredung bietet es sich zunächst an, das gesamte Gespräch zusammenzufassen. Das macht der Beratende. Hier gibt es noch einmal die Möglichkeit, Unklares zu klären. Dann sollten die Ergebnisse festgehalten und
mögliche Lösungsansätze diskutiert werden. Im Anschluss ist das weitere Vorgehen zu besprechen. Dabei geht es
darum, welche Schritte der Arbeitnehmer und eventuell auch der Betriebsrat einleiten müssen.

Planen Sie die nächsten Schritte des Arbeitnehmers

Zu guter Letzt stellen sich u. a. zwei wichtige Fragen: Was kann der Arbeitnehmer im Einzelnen
tun (z. B. Aufsuchen eines Anwalts zur Vorbereitung der Kündigungsschutzklage oder Ablehnen des
Aufhebungsvertrags etc.)? Wie kann der Betriebsrat den Kollegen dabei unterstützen (z. B. Empfehlen
eines Rechtsanwalts, Vermitteln an andere Auskunftsstellen, Teilnahme am nächsten Gespräch über
den Aufhebungsvertrag usw.)?

Bereiten Sie Ihre weiteren Aufgaben vor

Je nach Situation kann auch der Betriebsrat Maßnahmen ergreifen. Diese sind nun festzulegen:
Welche Arbeitsaufträge ergeben sich für den Betriebsrat (z. B. weitere Sachverhaltsaufklärung
im Kündigungsfall, Widerspruch zur Kündigung beschließen, Gespräch mit der Personalabteilung
über unlautere Praxis bei Aufhebungsverträgen, Vereinbaren der Teilnahme am Gespräch über
den Aufhebungsvertrag, Vereinbaren eines weiteren Gesprächs mit dem betroffenen Arbeitnehmer usw.)?
Wer aus dem Betriebsrat soll welche Aufgabe bis wann erledigen?

Meine Empfehlung

Bereiten Sie Ihr Beratungsgespräch gut nach und warten Sie damit nicht zu lange. Schreiben Sie relativ zügig ein
Protokoll, damit Sie nichts Wichtiges vergessen.

 

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Autor: Silke Rohde (ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin des Fachmagazins Betriebsrat KOMPAKT)

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