Fachbeitrag | Betriebliches Gesundheitsmanagement 10.11.2015

Gefährdungsbeurteilung: Dokumentieren ist wichtig!

Gefährdungsbeurteilungen sind die Grundpfeiler des betrieblichen Arbeitsschutzes. Doch das Durchführen allein reicht nicht: Nach § 6 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) muss jeder Arbeitgeber über eine aussagefähige Dokumentation der im Unternehmen durchgeführten Gefährdungsbeurteilung verfügen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement. Diese Pflicht ist nur folgerichtig: Denn was würden Gefährdungsbeurteilungen nützen, die nicht sorgsam dokumentiert sind? Nur anhand dieser Aufzeichnungen lässt sich ein wirksamer Arbeitsschutz in den Betrieben systematisch aufbauen und aufrechterhalten. Mit der Dokumentation kann der Arbeitgeber nachweisen, dass er seine Pflichten gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden sowie der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse erfüllt hat. Zudem ist sie die Grundlage für einen auf ständige Verbesserung ausgelegten Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Je ganzheitlicher, desto besser

Sinnvoll ist es, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung mit festzuhalten. Die Kriterien der Analyse und der Risikobeurteilung von Belastungen und Gefährdungen (z. B. das zugrunde gelegte Regelwerk bzw. die gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse), Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle oder Unterweisungsmaterialien können die Dokumentation ergänzen. Eine einfache Mängelliste reicht nicht aus. Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können die Dokumentation der Beurteilung von psychischen Belastungen darstellen.

Schriftliche Dokumentation – egal ob digital oder handschriftlich

Die Dokumentation sollte nachvollziehbar und transparent sein; für die Art und Weise der Dokumentation sind im Arbeitsschutzgesetz jedoch keine Formvorschriften festgelegt. Die Dokumentation kann in Form von schriftlichen Berichten, Karteikarten oder per Computer erfolgen. Spezielle Software stellt der Fachhandel zur Verfügung. Nutzt die Geschäftsleitung elektronische Formen der Dokumentation, muss diese sicherstellen, dass die Dokumente jederzeit verfügbar und gegen unautorisierte Veränderungen geschützt sind.

 

Wichtiger Hinweis

Die Dokumentationspflicht besteht grundsätzlich nicht für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten.

Beachten Sie etwaige Sonderregelungen

Denken Sie daran, dass spezielle Arbeitsschutzvorschriften eine schriftliche Dokumentation der  Gefährdungsbeurteilung unabhängig von der Zahl der Beschäftigten verlangen, z. B. die Lärm- und Vibrations- Arbeitsschutzverordnung, die Gefahrstoffverordnung (außer bei geringen Gefährdungen), die Biostoffverordnung (wobei die Arbeitsschutzbehörde auf Antrag eine Abweichung von der Schriftform erlauben kann) und die Betriebssicherheitsverordnung, wenn die Bildung gefährlicher explosionsfähiger Atmosphäre nicht sicher verhindert werden kann (das sog. Explosionsschutzdokument). 

 

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Autor: Silke Rohde (Silke Rohde ist Rechtsanwältin & Journalistin sowie Chefredakteurin von "Betriebsrat kompakt".)