14.11.2019

Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte

Ist eine Abmahnung unzulässig oder überholt, muss der Arbeitgeber sie aus der Personalakte entfernen. Der Arbeitnehmer kann sich auch auf den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach der DSGVO berufen. Das gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist und die Akte nur in Papierform vorliegt, entschied das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt.

Abmahnung

Es besteht ein Anspruch

Die Entscheidung wird für Personalräte interessant sein, denn oftmals bleiben Abmahnungen über die übliche Verweilzeit in Personalakten aufbewahrt oder werden nicht entfernt, obwohl der/die Beschäftigte aus der Dienststelle ausgeschieden ist – wie im konkreten Fall. Das LAG Sachsen-Anhalt begründete seine Entscheidung vom 23.11.2018 – 5 Sa 7/17 – damit, dass ein entsprechender Anspruch bestehe. Es beruft sich hierfür unmittelbar auf das Löschungsrecht aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO. Danach besteht das Recht, vom Verantwortlichen zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten (bei einer Abmahnung handelt es sich um solche) unverzüglich gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke nicht mehr benötigt werden, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.

Wenn der ürsprüngliche Zweck der Abmahnung entfällt

Auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die – und darauf kommt es nach Auffassung des LAG an – „strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden.“ Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sei der ursprüngliche Zweck der Abmahnung – nämlich die Warnfunktion mit der Folge einer möglichen Kündigung – in jedem Fall entfallen. Anmerkung: Gleiches wird gelten, wenn die Aufbewahrungsfrist von Abmahnungen verstrichen ist.

Anspruch auf Löschung bedeutet in diesem Fall, dass der Arbeitgeber die Abmahnung physisch aus der Personalakte entfernen muss. Das Recht auf Löschung wird auch nicht durch § 35 BDSG eingeschränkt, denn das Entfernen der Abmahnung ist auch nicht mit Aufwand für den Arbeitgeber verbunden.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist endet, wenn sich der Arbeitnehmer eine angemessene Zeit (in der Regel zwei Jahre) vertragsgetreu verhalten hat oder ein anderer Grund dafür spricht (z.B. Versetzung trotz Abmahnung). Bei der Frist werden auch die Art und Schwere der Pflichtverletzung sowie das Verhalten des Arbeitnehmers maßgebend sein.

Autor: Werner Plaggemeier (langjähriger Herausgeber der Onlinedatenbank „Personalratspraxis“)