09.01.2020

30 Digitalisierungslabore erarbeiten digitale Verwaltungsleistungen

Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes entwickeln Fachleute aus Verwaltung, IT und Design gemeinsam mit Bürgerinnen und Bürgern digitale Verwaltungsleistungen. Die Beteiligung von zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern ist entscheidend, um Leistungsanträge zu vereinfachen, sie an die Bedürfnisse der Zielgruppe anzupassen und erste Prototypen für die Online-Anwendung zu entwickeln.

Wer forscht in den Digitalisierungslaboren?

In insgesamt 30 Digitalisierungslaboren für besonders wichtige Leistungen wird in ganz Deutschland an der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen gearbeitet. Diese nehmen wichtige Leistungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) genauer unter die Lupe. Dort arbeiten interdisziplinäre Teams zusammen: Fachleute aus der Verwaltung, Rechts- und Technikexperten, User-Experience-Designer sowie Agile Coaches. Die öffentliche Verwaltung übernimmt zudem als sogenannter „Product Owner“ die Projektleitung. Die Digitalisierungslabore nutzen moderne und agile Methoden, um digitale Lösungen kooperativ und ergebnisoffen zu entwickeln.

Zu Besuch im Digitalisierungslabor in Berlin

Bundesinnenminister Seehofer besuchte Digitalisierungslabore in Berlin und verschaffte sich einen persönlichen Eindruck von der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Dabei ging es besonders um die dort praktizierte Methodik. Er beabsichtigt, die Verwaltungsdienstleistungen des Bundes bis zum Ende der jetzigen Legislaturperiode (Herbst 2021) weitestgehend zu digitalisieren. Besonders wichtig sei es ihm, dass die Nutzung der Angebote erst einmal freiwillig sein soll. Die Menschen könnten sich außerdem darauf verlassen, dass die Bundesregierung Datensicherheit und Datenschutz sehr ernst nehme.

Gemeinsam an der Verwaltung der Zukunft arbeiten

Zunächst analysieren die Fachleute in den Laboren zusammen mit Endnutzerinnen und Endnutzern den Ist-Zustand einzelner Verwaltungsleistungen. Dabei prüfen sie zum Beispiel existierende Anträge und Formulare. In Interviews und Nutzertests zeigen sich dabei Hürden und Verbesserungsmöglichkeiten.

Anhand der Ergebnisse aus den Nutzertests entwickeln die Beteiligten anschließend in Workshops einen Soll-Prozess. Dieser berücksichtigt die identifizierten Herausforderungen und lässt alle Beteiligten zu Wort kommen. Dabei setzen sie moderne Problemlösungsstrategien ein, zum Beispiel Design-Thinking.

Die Workshops verfolgen zwei wesentliche Ziele: Zum einen soll eine nutzerfreundliche Vision für den Soll-Prozess entstehen. Zum anderen ermöglichen die Workshops den direkten Austausch zwischen Vertreterinnen und Vertretern der öffentlichen Verwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern. Dadurch arbeiten alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hin: eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung, von der alle Menschen in Deutschland profitieren.

Von der Papierskizze zur Online-Anwendung

Mit den Erkenntnissen aus der Analyse und den Workshops erstellen Designer anschließend sogenannte Klick-Prototypen. Das sind Testmodelle für die späteren Online-Anwendungen. Sie durchlaufen meist drei Testphasen.

  • Im ersten Schritt entstehen die Prototypen häufig als Papierskizzen. Der Fokus liegt dabei auf Nutzerführung, Seitenaufbau, Kundenansprache und Fragenabfolge.
  • Nach den ersten Nutzertests erstellen die Teams im zweiten Schritt digitale Entwürfe, sogenannte „Wire Frames“. Dabei sind das digitale Layout und vor allem die inhaltliche Vollständigkeit von besonderem Interesse.
  • Aus den digitalen Entwürfen entsteht nach weiteren Nutzertests im dritten Schritt schließlich eine detaillierte Version der Prototypen. Diese sollen bereits die fertige Lösung digital abbilden und finale Nutzertests ermöglichen. Testpersonen können sich dann bereits durch ein Antragsformular klicken und dessen Bedienfreundlichkeit und Übersichtlichkeit bewerten.
Autor: Werner Plaggemeier (langjähriger Herausgeber der Onlinedatenbank „Personalratspraxis“)