Expertentipp | VOB 22.12.2014

Schriftverkehr im Bauablauf: geschrieben heißt noch nicht empfangen

Jeder kennt Situationen, in denen es darum ging, dass ein Brief oder eine andere Information versendet und beim Empfänger nicht angekommen war. Handelt es sich dabei um ein wichtiges Dokument wie z.B. eine Bedenkenanmeldungen, eine Mängelanmeldung oder etwa eine Vertragskündigung, kann das richtig teuer für Sie werden. Gerade auch im Umgang mit Zugangsnachweisen und elektronischen Medien sollten an den wichtigen Punkten keine Abstriche gemacht werden. Denn geschrieben heißt noch nicht empfangen. Die Meinung, der Versand mit Einschreiben genüge, ist falsch.

Schriftverkehr im Bauablauf

Um sicherzustellen, dass die Nachricht tatsächlich den Empfänger erreicht hat, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Persönliche Übergabe mit Übergabevermerk

Wenn die Information dem Empfänger durch den Schreibenden oder dessen Beauftragten ausgehändigt wird, ist der beste Weg die schriftliche Empfangsbestätigung. Ein derartiger Vermerk kann bereits auf dem Briefkopf oder auf der Notiz vorhanden sein, sodass lediglich der Name (leserlich), Datum und Uhrzeit noch hinzugefügt werden müssen. Das Deckblatt mit dem Übergabevermerk muss lediglich kopiert und archiviert werden.

Einschreiben

Die Meinung bereits schon der Versand per Einschreiben genüge, um die sichere Nachrichtenübermittlung zu gewährleisten, ist falsch. Denn der Einlieferungsschein beweist keineswegs absolut sicher, dass der Brief auch dem Empfänger ausgehändigt wurde.

Einschreiben mit Rückschein

Eine relativ sichere und zuverlässige Versandmethode ist das Einschreiben mit Rückschein. Bei dieser Versandart muss der Empfänger auf einer roten Karte den Empfang des Briefs bestätigen. Diese rote Karte wird an den Absender zurückgeschickt und sollte sofort von ihm auf die Ablagekopie des eigentlichen Schreibens geheftet werden. Vorsicht jedoch beim Umgang mit wichtigen Fristen: oft lassen sich „säumige“ Empfänger verleugnen, d.h. die Sendung liegt zwei Wochen zur Abholung bereit und geht im Anschluss an den Absender zurück. Wenn es inhaltlich z.B. um eine Frist (Kündigung u.Ä.) ging, ist diese somit nicht wirksam.

Telefax

Sendeberichte sind die Bestätigung über den Versand einer Information mit der Angabe von entsprechender Seitenanzahl, Datum und Uhrzeit.

Auch wenn heutzutage die erste Seite meist eingescannt und auf dem Sendevermerk aufgedruckt ist, ist er laut Bundesgerichtshof auch nach neuester Entscheidung (19.02.2014, Az.: IV ZR 163/13)  nur ein Indiz für den Zugang eines Telefaxes und noch immer kein Beweis. Der BGH weist in dieser Entscheidung allerdings ergänzend darauf hin, dass der OK-Vermerk immerhin das Zustandekommen einer der in der Faxbestätigung genannten Nummer belegt.

Tipp:

Um ganz sicher zu gehen, dass Ihr Fax angekommen ist, sollten Sie folgendes tun:Rufen Sie etwa fünf Minuten nach Senden des Faxes beim Empfänger an und bitten, die erste Seite des Faxes mit Eingangsvermerk zurückzusenden (per Fax). Die Anzahl der Seiten ist nämlich beim Empfänger in der Empfangszeile am Seitenkopf angegeben.

Falls beim Telefonanruf unwillkommene Rückfragen kommen, können Sie immer noch sagen: „Wir haben zzt. mit unserem Faxgerät ein technisches Problem, die Sendeberichte werden nicht gedruckt und der Service kommt erst morgen. Senden Sie uns bitte die erste Seite mit Eingangsvermerk zurück.“

 

 

Autor: Alexandra Kurz