15.01.2018

Stressfaktor Schreibtisch: So bringen Sie Ordnung ins Chaos

Aktenberge, unerledigte Post, zu viele Büroutensilien, dazwischen Familienfotos und Kaffeetassen vom Vortag: Auf manchen Schreibtischen herrscht das reine Chaos. Doch unser Arbeitsplatz beeinflusst unser Stresslevel – und dazu gehört auch der Schreibtisch. Wir verraten Ihnen, wie Sie Stress am Schreibtisch bekämpfen können.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Studien, die belegen, dass ein falsch gestalteter Arbeitsplatz Stress verursachen kann. Das beste Beispiel sind Großraumbüros, wo Lärm und fehlende Privatsphäre die Mitarbeiter unter Stress setzen können.

Am wenigsten gestresst sind Menschen dagegen in Kleingruppenbüros, denn hier haben sie Gesellschaft, doch der Lärmpegel bleibt trotzdem relativ gering. Allerdings ist das Wohlgefühl eine subjektive Sache – daher werden oft Kompromisse nötig sein.

Der Schreibtisch: So sind die Vorschriften

Regeln und Normen schreiben vor, wie ein Arbeitsplatz beschaffen sein muss – und dazu gehört auch der Schreibtisch. Er sollte nach DIN EN 527 mindestens 160 x 80 cm, also 1,28 m² groß sein. Dazu kommen mindestens 70 cm Beinraumbreite und eine Rückrolltiefe für den Bürostuhl von einem Meter.

Außerdem sollte die Raumhöhe mindestens 2,5 m betragen. Doch wie ordentlich ein Schreibtisch sein muss, regelt (zum Glück) noch keine Norm.

Unordentlicher Schreibtisch: je voller, desto fleißiger?

Hartnäckig hält sich in Büros das alte Klischee, ein voller Schreibtisch zeige, dass ein Mitarbeiter fleißig ist. Gegenargument ihrer Kollegen, die an aufgeräumten Schreibtischen sitzen: Menschen mit vollen Schreibtischen sind nur zu faul zum Aufräumen.

Wichtig für das Wohlgefühl im Büro ist, dass Mitarbeiter den Schreibtisch nach eigenen Bedürfnissen gestalten dürfen. Manche Schreibtische sind zwar voll, trotzdem findet der Besitzer alle wichtigen Unterlagen auf einen Griff – der Schreibtisch ist nach System organisiert.

Persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch

Familienfotos, Erinnerungen an schöne Momente oder Maskottchen: Auf vielen Schreibtischen tummeln sich zahlreiche private Gegenstände. Dazu führte die Köln International School of Design (KISD) einmal eine Feldstudie durch und fotografierte 700 Schreibtische in verschiedenen Ländern auf fünf Kontinenten. Das Ergebnis: Im Durchschnitt befanden sich auf jedem Schreibtisch ca. zwölf private Objekte.

Ob Sie mit diesen privaten Gegenständen nun Ihre Individualität ausleben oder Ihr Territorium markieren: Das Wohlgefühl erhöht sich auf jeden Fall – und an einem Ort, an dem wir acht Stunden pro Tag verbringen, sollten wir uns doch auch wohlfühlen, oder? Zu sehen sind die Schreibtische aus aller Welt übrigens im Buch „My desk is my castle“.

Ein ordentlicher Schreibtisch spart Zeit

Wer seinen Schreibtisch aufräumt, verbringt weniger Zeit mit Suchen – das ist wohl unbestritten. Schaffen Sie sich einen Posteingangskorb an und sortieren Sie alle eingehenden Dokumente z.B. in folgende fünf Kategorien: wegwerfen, erledigen, delegieren, ablegen, Wiedervorlage.

Zudem sollten sich auf Ihrem Schreibtisch maximal drei laufende Projekte befinden, an denen Sie auch wirklich täglich arbeiten. Der Rest steckt griffbereit in Hängemappen oder im Regal. Schaffen Sie auf Ihrem Schreibtisch einen festen Platz für Büroutensilien wie Locher, Tacker oder Schere, damit Sie diese immer parat haben.

Grundsätzlich sollten sich auf Ihrem Schreibtisch nur Dinge befinden, die Sie täglich brauchen. Den Rest bewahren Sie im Regal oder in den Schreibtischschubladen auf.

Der Computer: Ordnung im virtuellen Schreibtisch

Heute findet die meiste Arbeit im Computer statt, doch auch hier kann Chaos herrschen. Dann nämlich, wenn Dateien nicht nach System abgelegt und benannt werden oder etliche Versionen ein- und desselben Dokuments vorhanden sind.

Halten Sie daher auch in Ihrem Rechner Ordnung. Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und standardisieren Sie Dateinamen. Ein gutes System ist zum Beispiel Projektname und Dokumenteninhalt, eventuell noch mit Datum.

Ähnliches gilt auch für den E-Mail-Posteingang: Auch hier können Sie für jedes Projekt oder jeden Kunden einen eigenen Ordner anlegen, sodass Sie alle Mails zu diesem Thema an einer Stelle finden.

Der eigene unordentliche Schreibtisch: bald Vergangenheit?

„Desksharing“ lautet ein Schlagwort, das dem unordentlichen Schreibtisch komplett den Garaus macht. Wegen Krankheit, Urlaub oder Teilzeit bleiben viele Schreibtische unbesetzt – das verursacht unnötige Kosten. Daher setzen viele Unternehmen auf mobiles Arbeiten: Der Mitarbeiter hat lediglich einen festen Laptop und setzt sich dann an einen Arbeitsplatz seiner Wahl.

Einzel- oder Zweierbüros werden in solchen Büros von offenen Bürolandschaften abgelöst, die neben den Arbeitsplätzen auch Ruhebereiche zum Entspannen, Meetingzonen, abgeschirmte Konferenzräume oder Bistros enthalten. Nicht selten wechselt ein Mitarbeiter mehrmals am Tag den Arbeitsplatz – je nachdem, ob er in Ruhe ein Projekt bearbeiten oder mit Kollegen zusammen eine Lösung austüfteln möchte.

 

Autor: Birgit Adam