Fachbeitrag | Informieren und Recht 12.01.2015

Sagen Sie Informationsflut und E-Mail-Stress den Kampf an!

Was machen die 20 Millionen an Bildschirmarbeitsplätzen tätigen Beschäftigten an einem gewöhnlichen Arbeitstag als Erstes? Sie werfen einen Blick in ihren E-Mail-Eingang. Bis zum Feierabend haben sie durchschnittlich zwischen 15 und 50 E-Mails gelesen und beantwortet.

Die E-Mail ist schnell, praktisch und zu jeder Zeit nutzbar. Die Kehrseite der Medaille: Es werden viel zu viele E-Mails verschickt. Und so beklagen immer mehr Beschäftigte, dass sie überwiegend unwichtige und häufig sogar völlig überflüssige E-Mails erhalten. Angesichts der ungefilterten Menge dieser Informationsflut fühlen sich Arbeitnehmer zunehmend gestresst. Denn jede im Posteingang angekommene E-Mail unterbricht die Konzentration und hat damit negative Auswirkungen auf die Produktivität.

Dies belegt auch eine Studie der Initiative IT und Mensch, die in Kooperation mit der Leuphana Universität Lüneburg untersuchte, wie Unternehmen und Arbeitnehmer mit dem Instrument E-Mail umgehen und wie es sich auf die Arbeitsresultate auswirkt.

Übersicht: Die wichtigsten Aussagen der Studie im Überblick:

  1. E-Mails sind das Kommunikationsmedium Nummer eins in den Unternehmen.
  2. 75 Prozent der E-Mails beinhalten Aufgaben oder Fragen.
  3. 44,5 Prozent der Beschäftigten geben an, dass sie ihre Tätigkeit häufig unterbrechen, um E-Mails zu lesen.
  4. Zwei von drei Beschäftigten lesen ihre E-Mails sofort nach Erhalt.
  5. Jeder zweite Beschäftigte meint, dass eine hohe E-Mail Kommunikation zu langfristigen negativen ökonomischen Folgen führen kann.
  6. Über 60 Prozent der befragten Beschäftigten gehen von negativen gesundheitlichen Folgen durch die E-Mail-Flut aus.
  7. Beschäftigte, die ihre Arbeit häufig unterbrechen, sind eher gestresst.
  8. Gute Software reduziert das Stressempfinden.
  9. Angemessene E-Mail-Richtlinien im Unternehmen reduzieren den E-Mail-Stress.
  10. Beschäftigten, denen die E-Mail-Verwaltung leicht fällt, fühlen sich weniger gestresst.
  11. Stress und E-Mail-Stress bedingen sich gegenseitig.

 

Chronischer Stress macht krank

Gelegentlicher Stress am Arbeitsplatz ist durchaus positiv. Wenn der Körper aber ständig unter Strom steht, brennt der Arbeitnehmer aus und wird krank. Die gesundheitlichen Beeinträchtigungen durch dauerhaften Stress reichen von Konzentrationsschwächen über Bluthochdruck, Gefäßverengungen und Depressionen bis hin zum Herzinfarkt.

E-Mail-Richtlinien dienen dem Stressabbau

Umso wichtiger ist es, an den stressverursachenden Stellschrauben zu drehen und z. B. die Arbeitszeit, die für die Bearbeitung von E-Mails verwendet wird, drastisch zu reduzieren. Denn durchschnittlich widmen Arbeitnehmer 15 bis 25 Prozent ihrer Arbeitszeit der Bearbeitung von E-Mails, was im Übrigen auch einen beachtlichen Kostenfaktor für das Unternehmen darstellt.

Ausschlaggebend für den hohen zeitlichen Aufwand zur Bearbeitung von E-Mails sind vor allem die mangelnde Filterung und die nicht vorhandene Organisation des E-Mail-Verkehrs am Arbeitsplatz. Um hier Abhilfe zu schaffen, bedarf es betrieblicher Richtlinien, in denen der Umgang mit den elektronischen Nachrichten definiert und den Beschäftigten vorgegeben wird, wie sie mit E-Mails umzugehen haben, z. B. wen sie in die Verteilerliste aufzunehmen haben oder in welchem festen Zeitraum E-Mails in der Regel beantwortet werden sollen.

Global Player sind Vorreiter in Sachen „E-Mail-Disziplin“

Arbeitsschützer, Betriebsräte und Gewerkschaften sind sich einig, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besser vor E-Mails nach Feierabend und an Wochenenden geschützt werden müssen. Sie fordern strengere Regelungen, um der Entgrenzung der Arbeit Einhalt zu gebieten, möglichst in Form eines gesetzlich verankerten Rechts auf Abschalten bzw. eines Rechts auf Unerreichbarkeit nach Feierabend und an Wochenenden.

Einige Global Player in der deutschen Wirtschaft haben die „E-Mail-Nöte“ ihrer Beschäftigten erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen. So stellt VW nach Feierabend keine elektronischen Nachrichten mehr zu. BMW hat mit dem Betriebsrat eine Vereinbarung getroffen, wonach Büromitarbeiter in Deutschland ein Recht auf Unerreichbarkeit nach Arbeitsende haben. Daimler-Beschäftigte können ihre Post im Urlaub unwiederbringlich löschen lassen, ohne ihre Vorgesetzten um Erlaubnis fragen zu müssen. Nach Firmenangaben handelt es sich dabei um eine individuelle Entscheidung jedes einzelnen Arbeitnehmers, die von den Führungskräften getragen wird. In anderen Unternehmen gibt es E-Mail-freie Tage.

„Stille Stunde“ erhöht Arbeitseffizienz

Stressmindernd und somit leistungsfördernd wirken nicht nur vollständig E-Mail-freie Tage, sondern es genügen bereits einige E-Mail-freie Stunden. Das hat die Universität Saarland im Rahmen einer Feldstudie gezeigt. Die Teilnehmer an der Studie gaben an, dass sie durch die Auszeit das Gefühl hatten, produktiver und ohne ständige Ablenkung wesentlich effizienter zu arbeiten.

Fazit: Digitaler Arbeitsschutz muss vor digitaler Überlastung bewahren

Um die Belastungen der Beschäftigten durch den Stressfaktor E-Mail zu verringern, benötigt ein Unternehmen Rahmenbedingungen für eine möglichst effiziente und stressfreie Bewältigung des E-Mail-Verkehrs. Dazu gehören z. B. konkrete Regelungen für die Trennung von Arbeit und Privatem oder für die Kommunikation am Wochenende.

Pauschallösungen sind aufgrund der individuellen Voraussetzungen in den Betrieben sicher nicht sinnvoll. Denn nicht in allen Unternehmen ist es z. B. möglich, die E-Mails während des Urlaubs löschen zu lassen. Aber überall muss es möglich sein, die Informationsflut und die Überlastung und Überreizung der Beschäftigten, die daraus entstehen, deutlich zu vermindern.

Autor: Markus Horn